Basisprincipe stockbeheer

Navigation:  WMS >

Basisprincipe stockbeheer

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Stockbeheer (of voorraadbeheer) omvat een hele reeks administratieve en logistieke processen.

Deze moeten er voor zorgen dat de artikelen via de beste weg op de juiste plaats terechtkomen.

 

Een aantal basisbegrippen rond stockbeheer worden verder uitgelegd.

 

Het basisprincipe van stockbeheer

 

Een onderneming houdt voorraad bij als een buffer tussen aankoop en verkoopproces.  De verkoop verwacht een levering van de goederen.  Om een vlotte levering van de verkoop te garanderen, zorgt de buffer dat niet afgewacht moet worden tot de goederen binnenkomen om de levering uit te voeren.

 

 

Men kan de voorraad aldus voorstellen als een 'stuwmeer', dat gevoed wordt via de bergrivieren (de aankoop), en die volloopt volgens de plaats dat er voor is. Anderzijds wordt door de verkoop de uitgaande flow geregeld.

 

De uitdaging zit in het feit dat we het stuwmeer steeds voldoende hoog willen houden, en liefst zo 'continu' mogelijk, d.w.z. dat de 'vloed' (Engels: Flow) zo stabiel mogelijk blijft.

 

WMS omvat verschillende deelgebieden. Deze hebben telkens uiteindelijk als doel de behandeling van het verkoopsproces zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. We willen immers de gemaakte beloftes naar onze klanten op een correcte manier naleven.

 

We stellen ons daarom volgende vragen:

 

Wanneer en hoeveel bestellen we?  Immers, het voorraadpeil zorgt ervoor dat de gewenste service naar de klant uitgedrukt is zoals het moet. De hamvraag hier is hoeveel procent van de orders binnen de  vooropgestelde leveringstermijn uitgeleverd moeten worden.

Hoe verwerken we de orders?   De orders worden ingegeven in de verkoopsafdeling, en deze mensen moeten zo veel mogelijk informatie ingeven (zoals leveringswijze, manier van levering, manier van betaling), zodat het uitleverproces gebeurt volgens de gemaakte afspraken met de klant.

Welke interne controles moeten er gebeuren om een order te verwerken?

Hoe wordt de bestelling in de goederenstroom aangepakt?  Zijn er aparte controles op correctheid van de order, moet de klant een bevestiging krijgen rond de leverbaarheid van de producten?

Wat kunnen we doen om de goederenstroom te optimaliseren?     Hebben we goed zicht op de plaats van de artikelen in het magazijn, staan de goederen die we veel verkopen gegroepeerd? In welke mate is de voorraad van het magazijn correct?

 

Waarom dan WMS?

 

Het Warehouse Management System gaat van deze vragen uit, om de manier van werken gestructureerd en gedocumenteerd aan te pakken.

 

We leggen de gewenste eisen en verwachtingen van de klant vast, en zien of deze door het systeem ingewilligd worden.

We zien na in het logistiek proces waar we efficiënter te werk kunnen gaan, bv. door extra controles of door voorstellen van het systeem rond optimalisering van de aankopen.

 

 

Optimalisatie van de voorraad

 

Het is steeds een uitdaging om de voorraad op een optimaal peil te houden.

 

Een lagere voorraad kost minder (minder plaats), en houdt minder risico's in (verouderde producten, vervallen producten).  Maar daartegenover kan zijn dat volume-aankopen tot betere aankoopprijzen leiden, waar we dan weer meer plaats voor nodig hebben.

 

Het is een strategische keuze om de voor- en nadelen van een kleine of hoge voorraad af te wegen.

 

Het voorraadpeil van de artikelen hangt uitsluitend af van de servicegraad dat we willen hanteren in onze verkoop.

 

De servicegraad beschrijft hoeveel procent van de orders uit voorraad uitgeleverd kan worden.  Stel dat 95 % van de bestellingen  uit voorraad moet geleverd worden, dan moet een buffer berekend worden, die dit niveau kan halen.

 

 

Protip

In DBFACTw zitten tal van 'truukjes' hoe we deze optimale voorraadposities kunnen berekenen. Het is daarom zaak om u te laten begeleiden door de DBFACTw WMS specialisten, die u met raad en advies kunnen bijstaan in deze optimalisatie.

 

 

De evolutie van de voorraad in de tijd

 

Als we de voorraad van een artikel bekijken, dan evolueert die steeds in de vorm van een zogenaamde 'zaagtandcurve'.

 

 

Naarmate er goederen besteld zijn, worden deze uitgeleverd (of afgehaald). Daardoor daalt de voorraad. Op een bepaald moment komen we aan de minimum voorraad, waardoor het signaal wordt gegeven om de voorraad aan te vullen. Vandaar de zaagtand-structuur. Normaal ontvangen we de goederen steeds in grotere hoeveelheden, dan de verkoop, vandaar steeds de 'sprong' naar boven.

 

Daarbij zien we twee extra lijnen: de minimum en de nominale voorraad.

 

Heel simplistisch gesteld:

de 'nominale' voorraad is het niveau waar we 'maximaal' naar streven. Als we bij bestellen, is dat de voorraad waar we naartoe willen bestellen.

de 'minimale voorraad' is de voorraad die een signaal geeft om dit artikel te bestellen.   Als de voorraad van een artikel beneden dit peil komt, dan moet dit artikel bijbesteld worden.

 

 

 

Efficiënte goederenstroom

 

WMS houdt een goede organisatie in. Aangezien we een duidelijk onderscheid moeten maken tussen de verkoop (en "order processing"), en wat in de logistiek en het magazijn gebeurt, en daarnaast veel informatie bijgehouden wordt in het WMS systeem, zal voor een aantal bedrijven de werking wat aangepast moeten worden.

 

De introductie van WMS houdt meestal in dat er een aantal administratieve taken en/of processen aangepast zullen worden. Concreet stellen we er hier een aantal zaken op die wellicht aangepast zullen worden in uw organisatie:

 

Er wordt met bestelbonnen gewerkt ipv met rechtstreekse verkopen (kasverkopen, facturen, leveringen).  Immer, de bestelbon is een aanduiding van de 'intentie' van de verkoop. Het is de verantwoordelijkheid van de order verwerking, om deze zaken netjes in te vullen, zodat de verdere afhandeling in het magazijn vlekkeloos verloopt.

Meerdere locaties: per artikel kan men nu bijhouden of het zich over meerdere magazijnen en/of meerdere locaties in een magazijn bevindt. Dit wordt vergeleken met de reële structuur van uw voorraad, en hoe deze georganiseerd is.

Toewijzingen of reservaties: eens een bestelbon gemaakt, kunnen we aanduiden of de bestelling van de klant toegewezen (of gereserveerd) wordt aan de aanwezige stock, of dat we de bestelling van de klant toewijzen aan het geen nog zal binnenkomen (bv. via leverancier) in het magazijn. In dat laatste geval moeten we kunnen berekenen of de bestellingen die verwacht worden van de leverancier, de verwachte leveringen voor de klanten zullen dekken.

Prognoses: efficiëntie heeft veel te maken met informatiedoorstroming. Hoe meer men bv. in de aankoop weet hoe de verkoop in mekaar zit, hoe beter men kan aankopen.   Ook al is de verkoop nog niet 'uitgevoerd' (dwz. geleverd), we houden rekening met de informatie  in de tijd, om te bestellen en het magazijn zo te organiseren.  Met een geplande transactie bedoelen we dat iets 'gaat' gebeuren. Bv. een bestelbon leverancier leidt tot het feit dat er goederen zullen binnenkomen op een bepaald moment. Daarvoor is de tijd ook kritisch. We verwachten dat artikelen op een bepaald ogenblik zullen binnenkomen.  Rekening houdend met deze tijdslijn, kunnen we prognoses naar toekomstige voorraad invoeren.

Realtime stock (ook 'gevraagd' genoemd): bij sommige ondernemingen is de verkoop heel kritisch. Men wil te allen tijde aan de klant kunnen duidelijk stellen in welke mate de verkoop wel degelijk tot een directe levering zal leiden. Zo kan het voorkomen dat meerdere interne verkopers tegelijkertijd dezelfde artikelen op een bestelbon zetten.  Daarvoor maakt DBFACTw gebruik van het 'realtime' stock concept.   Door tijdens de invoer van het document al een tijdelijke afscherming te gebruiken,  wordt een gebruiker tijdens de invoer van zijn document al gewaarschuwd van mogelijke voorraadproblemen op het artikel.

Loten:  voor sommige artikelen willen we de stock in loten bijhouden. Bij voorbeeld per ontvangst van goederen wordt een uniek nummer toegewezen, zodat we bij de verkoop kunnen bijhouden hoeveel we nog van elke lot hebben.   In combinatie met de meerdere stocklocaties gaan we dan bijhouden welk lot voor welke hoeveelheid in welke locatie ligt.

Serienummers: indien van artikelen het toestel apart bijgehouden moet worden, wordt op het artikel serienummerbeheer geactiveerd. Iedere stockverrichting zal dan automatisch leiden tot het aanduiden van de stockverrichting met aanduiding van het serienummer voor dewelke de transactie plaatsvindt.  Op die manier kan men op unit-niveau terugvinden wanneer het is binnengekomen, wanneer en hoe het getransfereerd is van één naar een andere stocklocatie etc.

 

Gezond verstand

 

Met het WMS hoofdstuk in DBFACTw hebben we gepoogd om vele  WMS technieken in DBFACTw in te bouwen, zonder dat u als gebruiker daarvan eigenlijk alle notie van dient te hebben.

 

De kracht zit in het WMS concept zelf.