Stap 4: Koppelingen

Navigation:  Uitbreiding commercieel beheer > Artikelimportwizard >

Stap 4: Koppelingen

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

In het template moet nu duidelijk gemaakt worden naar welke velden in DBFACTw de informatie van het bronbestand gestuurd moet worden. Dit is een minutieus werk, waarbij u zult zien dat de mogelijkheden om gegevens te importeren wel zéér ver gaan.

 

 

Dit scherm is onderverdeeld in drie belangrijke zones:

 

De veldselectie:  Bovenaan bepaalt u welke velden u wenst te zien

Lijst: In de lijst ziet u een overzicht van de velden van het artikel, en hoe deze gekoppeld zijn

Knoppen: met de knoppen bepaalt u wat u omtrent de knoppen wenst te doen.

 

De veldselectie

 

Met de functie artikelimport zijn onwaarschijnlijk veel velden te koppelen. Daardoor is het niet eenvoudig om nog een overzicht te houden, en moet men soms de volledige lijst doorscrollen om terug te vinden wat bedoeld wordt.  Daarom hebben we een paar handige functies ingebouwd om snel de juiste velden te vinden.

 

De uitklapbare lijst

De velden zijn gegroepeerd volgens een aantal belangrijke thema's. Zo vinden we als volgende categorieën terug:

Veel gebruikte velden: de meest courante koppelingen die gemaakt worden bij de import

Prijzen: alle prijzen

Stockbeheer: de velden die verwijzen naar het stockbeheer

Aankopen

Verkopen

Boekhouding

Extra informatie: extra informatie, zoals de memo!

Zoek

U klikt op de knop 'zoeken', of met Alt-Z raakt u zo in het veld waar u iets kunt intikken. De tekst die u daarin tikt, zal gezocht worden in de veldnaam. Het is voldoende dat die daarin voorkomt, om automatisch in de lijst worden beperkt.

Het programma springt wel automatisch naar het eerste veld dat voldoet aan de ingegeven tekst.

 

Voorbeeld:

U tikt in 'bruto'. DBFACTw zal na het indrukken van <enter> automatisch de lijst beperken tot de gekoppelde velden én de velden waar in de veldnaam het woordje 'bruto' voorkomt. Bovendien wordt de gele balk automatisch geplaatst op het veld waar het woordje 'bruto' als eerste voorkomt.

 

 

Opgelet: de velden die reeds gekoppeld zijn, worden àltijd zichtbaar gehouden in de lijst.

 

 

De lijst met velden

 

Het belangrijkste deel van de wizard is het koppelen van de informatie die we in het te importeren bestand terugvinden met de verschillende velden in DBFACTw. Zoals u misschien al heeft ondervonden kan je in de artikelfiche van DBFACTw heel wat zaken koppelen en zijn mogelijkse tientallen verwijzingen naar allerlei informatie beschikbaar.

 

We gaan niet alle velden overlopen in de artikelfiche, laat ons er van uit gaan dat de beschrijving van de verschillende velden voor zich spreken.

 

Veldnaam

De namen van de artikelfiche van DBFACTw worden hier weergegeven, in een volgorde die intern bepaald is. De volgorde kunt u niet wijzigen, maar er wordt verwezen naar de bovenliggende zoekfunctie om snel het juiste veld terug te vinden.

 

Protip

In één importbeweging kunt u gigantisch veel informatie mee importeren. Zo kunt u meerdere leveranciers (tot 9) in één keer inlezen bij de artikelimport, evenals meerdere kosten (recupel, bebat etc), of zelfs de extra informatie van een artikel, die misschien over verschillende kolommen terug te vinden is op het bronbestand.

 

De velden van deze informatie worden duidelijk apart aangeduid, met specifieke voorletters. Deze worden hier apart herhaald:

 

BRC

BaRCodes: Verwijst naar de (extra) barcodes. Deze functie wordt nog niet in alle versies ondersteund. U kunt hiermee tot 9 extra barcodes tijdens het inlezen aan een artikel koppelen.

ARI

ARtikel Informatie: De extra teksten van een artikel kunnen hiermee geïmporteerd worden. We verwijzen naar een apart hoofdstukjedat hier verder uitleg over heeft.

ALV

Alternatieve LeVeranciers: Dit zijn speciale velden die worden aangepast bij gebruik van verschillende instanties waardoor alternatieve leveranciers kunnen worden bijgewerkt. In een apart hoofdstukje wordt hier verder op ingegaan. Zie daarvoor 'aankoop leveranciers importeren'.

CST

Aanvullende kosten: Recupel, Reprobel of andere aanvullende kosten kunnen hiermee in één beweging met de artikelimport mee ingelezen worden.

 

Herhaling

Voor een aantal bijkomende bestanden kan men meerdere 'instanties' inlezen. Zo kan het voorkomen dat men op één spreadsheet meerdere kolommen terugvindt. Zo kan men voor CST, ALV of BRC tot 9 extra blokken informatie inlezen.

Veldtype

Aanduiding hoe de informatie in DBFACTw zelf opgslagen wordt. Zo kunt u nagaan of deze voorstelling ook met uw gegevens overeenkomt, en of u nood heeft aan conversiefuncties bij uw koppelingen. We onderscheiden:

 

N(nr1, nr2)

numerieke waarde, met nr1 = lengte en nr2 = aantal posities na de komma

I(4)

Integer, numerieke waarde zonder cijfers na de komma. Is steeds 4 posities lang.

C(nr1)

Karakterreeks, van maximaal <nr1> aantal karakters. Indien uw bronbestand langere karakterreeksen heeft, weet u hiermee automatisch dat DBFACTw de laatste karakters zal laten vallen.

D(8)

Datumveld, is steeds 8 posities lang

L(1)

Staat voor 'logical', ook soms 'boolean' genoemd. Deze logische waarde kan slechts 'waar' of 'onwaar' zijn, of in het Engels: .T. = true en .F. = false

M(10)

Staat voor 'Memo'. Hier kan men meestal zo veel tekst in kwijt als men wenst.

T

DateTime. Een speciale vorm van een datum, waar ook een tijd kan meegegeven worden.

 

Verplicht

Afhankelijk van de gekozen opties bij stap 3, staan hier vinkjes ten opzichte van bepaalde velden. Vooraleer men verder kan gaan met de import moéten deze gekoppeld zijn aan (valabele) velden.

Keuze

U heeft een koppeling gemaakt, en het type koppeling wordt hier vermeld. Deze informatie vindt u verder terug onder 'bewerk koppeling'

Koppeling

Afhankelijk van de keuze wordt hier de standaard waarde getoond, het veld waaraan de koppeling rechtstreeks is gemaakt of de formule die gebruikt wordt om de waarde voor het veld te berekenen.

Matching

Indien een matching tabel gebruikt is, wordt hier het type gedrag voor de matching tabel bepaald. Zie daarvoor verder bij 'tabel voor koppeling'.

UpdateType

Per koppeling kunt u onthouden wanneer de koppeling gebruikt moet worden. Zie ook hiervoor bij de tabel voor koppelingvoor verdere uitleg.

Status

Gebruikt indien er problemen zijn bij de koppeling.

 

 

 

De Knoppen

 

 

Op dit scherm zijn verschilende acties mogelijk. We beschrijven ze in 't kort, omdat ze meestal leiden tot andere belangrijke functies in de artikelimportwizard.

 

Vorige

U keer terug naar stap 3, om bv. de updatesleutel te wijzigen, of te bepalen dat u toch niet wenst artikelen te creëren.

Bewerk koppeling

 

Matching tabel

Indien er aan de koppeling een matching tabel gebruikt werd, kunt u met deze knop rechtstreeks de tabel raadplegen.

Controleer veld

Het programma gaat specifiek voor deze koppeling nagaan of deze wel goed werkt. Indien er (op dit moment) problemen worden gedetecteerd, zal het programma dit ook melden. Zo kan het voorkomen dat bij een nieuw importbestand, bepaalde waarden worden teruggevonden die door de importwizard niet toegelaten worden.

Toon waarden

De waarden die geïnterpreteerd worden voor dit veld worden in een aparte lijst voorgesteld.

Nieuwe instantie

Voor de 'bijkomende' bestanden, kunt u hier snel een bijkomende instantie aanmaken.

 

Deze knop werkt niét indien u op een veld staat van het artikel zelf. Ze werkt wel voor een ALV (leverancier), of een  CST (kost). Voor extra informatie worden geen extra instanties bijgemaakt.

 

Volgende

U gaat de simulatie via stap 5 tegemoet.