Stap 3: Creatie/Update

Navigation:  Uitbreiding commercieel beheer > Artikelimportwizard >

Stap 3: Creatie/Update

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

In deze stap bepaalt u het importgedrag. Een aantal zaken worden bepaald, die verregaande gevolgen hebben voor de manier hoe de importwizard zich zal gedragen. Wees voorzichtig in het bepalen welke zaken u hier verandert.

 

De derde stap ziet er als volgt uit:

 

 

 

U ziet hier drie grote zones op het scherm:

 

De soort import

 

Het soort import laat u toe te kiezen. U kan een creatie en een update tegelijkertijd laten uitvoeren zodat:

1.Onbestaande artikelen worden gecreëerd

2.Bestaande artikelen worden gewijzigd

3.En zelfs artikelen die niet meer in het bronbestand van de leverancier te vinden zijn, automatisch als 'einde reeks' te zetten.

 

Voor de update kunt u kiezen uit meerdere 'categoriën'. Deze vindt ut erug bij de vierde stap, de koppelingen. Dit is handig, omdat u dezelfde template op andere momenten dan kunt gebruiken, bv. om alleen de prjizen aan te passen, of andere zaken.

 

 

De updatesleutel kiezen uitermate belangrijk !

 

Deze stap is van heel erg veel belang. DBFACTw kan één template gebruiken om tegelijkertijd artikelen te creëren én ook aan te passen. Dit houdt in dat DBFACTw op een of andere manier op zoek moet gaan of een artikel reeds in het artikelbestand terug te vinden is. Daarvoor wordt de 'updatesleutel' bepaald. Deze sleutel heeft daarom niet alleen iets te maken met het wijzigen (updaten) van artikelen, maar moet ook gesteld worden voor de creatie (het aanmaken) van artikelen.

 

Het systeem werkt als volgt: u duidt een bepaalde updatesleutel aan. Deze koppelt u in de volgende stap ook aan de velden van DBFACTw (zie volgende stap). De importwizard zal dan rij per rij nakijken of die sleutel reeds bestaat.  Het programma zoekt àltijd deze waarde op.  Indien de waarde (bv. de referentie) teruggevonden wordt, is dat voor DBFACTw een signaal dat het gevonden artikel gewijzigd moet worden ipv gecreëerd. Indien het wijzigen niet aangevinkt is, zal DBFACTw automatisch het artikel overslaan. Deze 'simulatie' zien we pas gebeuren in stap 5, waar het resultaat voorgesteld wordt.

Complexe sleutels zijn vandaag mogelijk, en deze breiden nu en dan nog uit.

 

We geven enkele voorbeelden om dit nog beter te begrijpen:

 

U heeft aangevinkt: creatie en update, en kiest voor updatesleutel 'relatie referentie op artikel'. U zult zien dat bij de koppelingen u verplicht wordt de koppeling te maken voor de relatie op artikel én de referentie, naast nog een aantal andere zaken (zoals groep, soort, omschrijving, stockbeheer etc.).   Het import systeem zal rij per rij de leverancier en de referentie bepalen, en nazien of deze 'combinatie' leverancier én referentie in het dossier aanwezig is.

Vindt het programma de combinatie terug, dan weet het dat dit artikel bedoeld wordt, en zal automatisch voorgesteld worden om dit artikel te wijzigen. Indien het niet gevonden wordt, dan zal DBFACTw automatisch voorstellen om het te creëren.

Het kan echter ook voorkomen dat DBFACTw méérdere artikelen terugvindt die beide de combinatie van leverancier én die referentie heeft. In dat geval wordt het nog moeilijker. DBFACTw zal u dan informeren dat er 'dubbels' zijn van de referentie. Het wordt daarna uw taak om de referentie te verwijderen op de dubbele artikelen, zodat er uiteindelijk slechts één artikel met de combinatie leverancier + referentie overblijft. Het programma hanteert m.a.w. het voorzichtigheidsprincipe: als het niet 'eenduidig' kan bepalen welk artikel het moet wijzigen, zal het liever niét wijzigen.

 

U wenst prijzen aan te passen, en heeft daarvoor een rekenblad met slechts 3 kolommen: een kolom met de ean-13 codes van de artikelen, de omschrijving die door de leverancier wordt gehanteerd (en die niet overeenkomt met uw gehanteerde omschrijving), en tenslotte de nieuwe prijzen.

Oplossing: gebruik als updatesleutel 'stuknummer op artikelfiche'. We gaan er van uit dat daar de ean13 codes van de leverancier ingevuld staan. Als soor timport, vinkt u alleen 'update' aan (meestal 'update prijzen'). U zult zien dat dit de enige 'verplichte' koppeling is, aangezien DBFACTw adhv deze informatie preciés op zoek kan gaan naar het artikel dat aangepast moet worden. Daarnaast maakt u de noodzakelijke koppelingen van de prijzen. Dit wordt later uitgelegd.

 

 

Standaard staat de updatesleutel op 'referentie relatie op artikel'. Deze wordt immers het meest gebruikt, en is vooral ook wijzigbaar (iets wat niet gezegd kan worden van een artikelnummer of een volgnummer).

 

 

Klungelalarm

Als u vroeger niét werkte met de artikelimport, zorg dan dat de informatie van de gekozen updatesleutel op de artikelfiches terug te vinden is. Zoniet kan DBFACTw niet weten dat het artikel toch al bestaat. Het programma zal automatisch voorstellen om het artikel (opnieuw) te creëren.

 

 

Klungelalarm

Indien u deze stap niet goed begrijpt, kunt u tijdens de import onaangename resultaten verkrijgen, zoals het dubbel creëren van uw artikelen. Begrijp daarom goed wat hiermee bedoeld wordt.

 

Er wordt nog wat extra uitleg gegeven over de updatesleutels zelf

 

Volledig artikelnummer

De combinatie groep, soort én volgnummer moeten precies overeenkomen, opdat DBFACTw het overeenkomende artikelnummer terugvindt. In de koppelingen kan men echter het artikelnummer zelf niet koppelen, maar moeten de groepen, de soorten én de volgnummers apart gekoppeld worden.

Alleen volgnummer

In dit geval gaat DBFACTw nagaan of een bepaald volgnummer teruggevonden wordt. Indien het niet teruggevonden wordt, dan zal DBFACTw automatisch er van uit gaan dat het artikel aangemaakt moet worden.

 

Opgelet: het kan ook gebeuren dat een volgnummer meerdere keren voorkomt in een dossier! Immers, de basisvoorwaarde in een artikel is alleen dat het (volledig) artikelnummer uniek moet zijn. Aangezien de importwizard het 'voorzichtigheidsprincipe' toepast, d.w.z. in geval van twijfel liever niets doen, zal DBFACTw de aanpassing niet doorvoeren. Immers, er is geen zekerheid welk artikel precies bedoeld wordt door de aanduiding van het volgnummer alleen.

Indien u meerdere keren dergelijke updates wenst uit te voeren, dan is het belangrijk om ook de parameter aan te zetten dat DBFACTw telkens controleert of het volgnummer uniek is.

 

Referentie relatie

Hierbij gaat DBFACTw telkens op zoek naar artikelen waar de combinatie leverancier + de referentie van het artikel (vermeld op de artikelfiche zelf) terug te vinden is. Ook hier geldt hetzelfde voorzichtigheidsprincipe: indien dergelijke combinatie meerdere keren voorkomt, dan zal DBFACTw weigeren om het artikel toe te wijzen. Het is dan eerst zaak om de artikelen goed in te stellen, vooraleer u deze import tot een goed einde kunt brengen. m

 

Aangezien leveranciers de nodige punten, komma's, spaties, regelmatig van plaats veranderen, is het zaak om deze eerst er uit te filteren tijdens de bepaling van het artikel.  Het kan echter voorkomen dat DBFACTw daardoor effectief toch meerdere artikelen terugvinden met dezelfde 'gefilterde' referentie. In dit geval zal DBFACTw automatisch opnieuw zoeken of toevallig geen enkele van deze referenties precies overeenkomt met de geïmporteerde waarde. Een voorbeeld: stel dat eenzelfde leverancier een referentie 11-11 heeft, en daarnaast ook een 111.1, maar dat het eigenlijk over twee verschillende artikelen gaat, dan zal DBFACTw, indien er meerdere artikelen gevonden worden, nogmaals zoeken of juist deze waarde wordt teruggevonden. Indien de waarde niét wordt teruggevonden, bv. 111-1, dan zal DBFACTw automatisch voorstellen om het artikel te creëren. Als echter de parameter bepaalt dat dubbele referenties niet toegelaten zijn, zit men met een conflict... Deze gevallen komen gelukkig maar zéér uitzonderlijk voor, en vormen alléén een probleem bij creatie van het artikel.

 

Klungelalarm

Sommige gebruikers willen bij de start vlug hun artikelen aanmaken, en vergeten dan veelal de referenties in te vullen.  Indien u echter later de import laat lopen, moet u op voorhand de lege referenties controleren. Immers, DBFACTw gaat er van uit dat deze referenties niet in aanmerking komen, en zal automatisch nieuwe artikelen willen aanmaken, terwijl misschien één van die artikelen zonder ingevulde referentie overeenkomt met één van de te importeren artikelen.

 

 

Referentie leverancier

In dit geval wordt niét alleen gekeken naar de referentie die terug te vinden is op het artikel zelf, maar eveneens de combinatie van leverancier van een artikel + de bijhorende referenties, dit in geval we spreken over een multileverancier-artikel. Als DBFACTw slechts één artikel terugvindt dat voldoet aan de combinatie leverancier + referentie, dan weet het programma dat het deze mag kiezen om aan te passen of te creëren.  Voor de volledigheid, een combinatie referentie leverancier + leverancier kan op één en hetzelfde artikel wél meerdere keren voorkomen.

Stuknummer

De barcode op de artikelfiche hoeft niet uniek te zijn, maar is dit vanzelfsprekend in veel gevallen wel. Het is daarom een ideale kandidaat om als updatesleutel gebruikt te worden. Voor verdere opmerkingen omtrent de keuze van updatesleutel, zie daarvoor ook 'welke updatesleutel kiezen'.

Stuknummer en andere barcodes

Indien het stuknummer niet voldoende is, kan men bij een artikel ook extra barcodes toevoegen. Ook hier geldt dat deze allemaal 'uniek' moeten zijn per artikel. Indien DBFACTw meerdere artikelen terugvindt met dezeflde barcode, zal DBFACTw ervan uit gaan, dat het enerzijds het artikel toch niet moet creëren (omdat het wellicht één van de dubbele artikelen is), en anderzijds zal DBFACTw automatisch er voor zorgen dat artikelen waarvan de barcode noch op de fiche, nog in de apart barcodes gevonden wordt, automatisch kandidaat is om gecreëerd te worden.

Artikelcode

Dit is wellicht een van de meest eenvoudige codes: hier wordt automatisch gezocht naar een bestaande code, en als die niét bestaat, wordt automatisch een artikel aangemaakt. Afhankelijk van het gebruik, zal bij deze laatste echter géén garantie gelden dat de aangeleverde artikelcode ook effectief gebruikt zal worden. zie daarvoor ook 'welke updatesleutel kiezen'

Stuknummer, merkcode en referentie

Sommige leveranciers leveren weliswaar informatie aan, met artikelen waarvan niét altijd de barcode gekend is. In dit geval wordt eerst gezocht op barcode, indien deze ingevuld is. Indien deze niet gekend is, wordt de combinatie merk + referentie gezocht. Als deze ook niet gevonden wordt, dan wordt het artikel niét gevonden.

 

 

Protip

Wilt u veel gebruik maken van deze prachtige module, dan wordt aangeraden een aantal parameters ook aan te zetten. Immers, alles draait hier om de kwaliteit van de gegevens van uw artikel. Zorg daarom dat de parameters aan staan om

Unieke volgnummers te verkrijgen

Unieke referenties (d.w.z. combinatie dus van leverancier + referentie)

Unieke barcodes

Als u deze parameters aanvinkt, kunt u zelfs via 'controle relaties en artikelen' nagaan welke velden toch dubbele waarden hebben. Dit is zeker een handige manier om de dubbele waarden netjes weg te werken.

 

 

 

Opties voor import

 

Daarnaast kunt u een aantal extra zaken instellen.  We leggen ze hier in 't kort uit:

 

De niet ingelezen artikelen automatisch EOL

Als we er van uit kunnen gaan dat artikelen die niet meer in het bronbestand voorkomen, niet meer verkrijgbaar zijn, mogen we hier een vinkje zetten. Automatisch zal de importwizard de artikelen opzoeken van de geïmporteerde leverancier, die wel bestaan in DBFACTw, maar niét in het bronbestand. Na de import krijgt men automatisch een overzicht van deze artikelen. Men kan daardoor met één druk op de knop deze artikelen einde reeks of als historiek zetten.

De status alleen wijzigen voor de ingelezen groepen van de leveranciers

Het kan voorkomen dat u het veranderen van de status alléén wenst voor de groepen die op het rekenblad terug te vinden zijn. Immers, bepaalde leveranciers leveren soms aparte spreadsheets aan voor verschillende groepen artikelen. Zo vermijdt u dat bij het inlezen van één spreadsheet van een leverancier àlle andere artikelen van de leverancier op 'einde reeks' komen te staan.

Artikel op 'historiek' zetten ipv einde reeks

Hiermee gaan we nog verder: indien een artikel niet ingelezen wordt én er is geen voorraad noch backorders van het artikel, dan mag het zelfs automatisch verdwijnen. Dit is wat bedoeld wordt met de status 'historiek'.

Automatisch creëren van groepen

Artikelen in DBFACTw kunnen slechts aangemaakt worden als er een groep bestaat. Indien deze groep niet bestaat, zal DBFACTw, tijdens de simulatie van de import nakijken of er voor een succesvolle import groepen aangemaakt moeten worden.

Indien DBFACTw dergelijke groepen vindt, zal het een apart schermpje tonen met een overzicht van de kandidaten. Voor verdere  uitleg hierover, zie 'nieuwe codes in artikelimport'.

Automatisch creëren van soorten

Deze optie volgt dezelfde redenering als de automatische creatie van groepen.