Stap 2: Bestand

Navigation:  Uitbreiding commercieel beheer > Artikelimportwizard >

Stap 2: Bestand

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Hier bepalen we waar we de gegevens vandaan halen. Er zjin twee mogelijkheden:

 

ofwel hebben we een rekenblad, een spreadsheet waar de gegevens kolomsgewijs in terug te vinden zijn

ofwel hebben we een DBF (dBase of Foxpro) bestand met de gegevens in verschillende velden ondergebracht.

 

DBFACTw herkent de keuze automatisch aan de extensie van de bestandsnaam: XLS of DBF.

 

 

Om een bestand te kiezen, kunt u het volledige pad met bestand intikken, of op de knop 'selecteer bestand' klikken.

 

Indien u kiest voor een spreadsheet, kunt u een aantal extra zaken uitvoeren:

 

Regelnummer met veldnamen

Hier kunt u de rij van het rekenblad ingeven waar de veldnamen in vermeld staan. In nagenoeg alle gevallen is dit rij 1, maar het kan gebeuren dat u daar voor bepaalde spreadsheets heeft voor afgeweken.

Sheet naam

Een spreadsheet kan uit verschillende werkbladen bestaan. Indien u de gegevens op een andere plaats heeft gezet, dan kunt u de naam van de spreadsheet hier ingeven.

Standaard is dit leeg. Automatisch wordt verondersteld dat het eerste werkblad van een spreadsheet gebruikt wordt.

Knop 'spreasheet tonen'

Er is een spreadsheet gekozen. Indien Microsoft Excel op uw computer geïnstalleerd is, klikt u op deze knop, en automatisch wordt Excel geopend mét de gekozen spreadsheet. Handig om in detail de informatie te zien

 

 

Een spreadsheet inlezen: addertjes onder het gras

 

Een spreadsheet is handig om te visualiseren, maar voor de import kan dit leiden tot verwarring. Hier volgen een aantal tips waar u best kunt op letten om het importeren tot een goed einde te brengen:

 

Kolomnamen: De eerste rij van een spreadsheet bevat de namen die gebruikt worden om te verwijzen naar de kolommen bij de koppelingen. Deze kolomnamen kunt u best zo eenvoudig mogelijk houden:

 

maximaal 10 karakters lang

gebruik geen spaties in kolomnamen

gebruik alleen letters, cijfers en het onderstrepingsteken

iedere kolom moet een unieke naam krijgen.

maak de kolommen breed genoeg, zodat alle informatie zichtbaar is. Immers, in bepaalde gevallen van import zal alleen het 'zichtbare' gedeelte geïmporteerd worden. Niet handig voor omschrijvingen en dergelijke.

 

De gegevens zelf: de inhoud van de kolommen

 

Buiten de zone: zorg ervoor dat buiten de plaats waar informatie in terug te vinden is, voor de rest niets op de spreadsheet is aangeduid. Zo kan het gebeuren dat er tientallen kolommen verder ergens nog een getalletje ingevuld is. Verwijder dit.

zorg ervoor dat er geen grafische informatie of titels of iets dergelijks op de spreadsheet terug te vinden is. Indien u dergelijke spreadsheets ontvangt, zult u deze eerst moeten herwerken tot een 'tabel'-spreadsheet.

Ieder artikel komt overeen met één rij op de spreadsheet

Beperk het aantal kolommen, niet in het minst om het zootje overzichtelijk te houden

probeer steeds een aparte kolom voor groep, soort en volgnummer te krijgen, indien u deze wenst te gebruiken tijdens het importeren.

Zorg dat de informatie in de kolommen overeenkomt met echt importeerbare informatie. Een kolom met prijzen bevat nergens waarden zoals 'gratis' of ' niet bekend'. De importwizard kan hier onverwacht op reageren.

Numerieke kolommen kunnen echt best numerieke informatie bevatten. Zo niet, zou het best kunnen dat DBFACTw automatisch alle waarden op nul zet.

 

 

Protip

Twijfelt u aan de "oprechtheid" van de bestanden, sla dan de xls-bestanden op als een dBASE IV-formaat. Op deze manier wordt het gedeelte dat niet door de wizard wordt aanvaard, reeds in de conversie eruit gewipt. Indien u ziet dat bij het uiteindelijke bestand bepaalde zaken 'afgekort' zijn, zoals omschrijvingen, maak dan eerst in de spreadsheet die kolom breed genoeg. Automatisch zal Excel bij het bewaren in dBase formaat het veld groot genoeg maken om dan alle informatie te omvatten. Er is echter steeds een beperking van maximaal 250 karakters.

 

 

 

Toon Import

 

Met de knop 'Toon Import', worden de gegevens als 'test' ingelezen. U ziet daardoor de informatie onderaan staan. Dit is een handige test om een eerste interpretatie krijgen hoe DBFACTw de informatie uit de spreadsheet zal binnenhalen.

 

 

Protip

U doet er goed aan om bij het bewaren van uw prijslijsten deze op te slaan op een centrale map (bvb. prijslijsten) op de server. Deze files kunt u benaderen van elk werkstation. Zo ondervindt u geen problemen indien u tijdelijk op een andere computer in het netwerk moet werken. Bovendien zullen uw gegevens wellicht automatisch gebackupped worden.

 

Opmerking: als u een bestaande template kiest, en het bestand wordt door de template niet meer gevonden, zal de bestandsnaam automatisch uitgeveegd zijn. U moet dan opnieuw de keuze maken welk bestand u wenst te importeren.

 

Eens de bron van de informatie gekozen, bent u klaar voor stap 3: het importgedrag bepalen.