Werkwijze

Navigation:  Uitbreiding stockbeheer > Inventarisprocedure >

Werkwijze

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Een inventarisprocedure wordt in verschillende stappen uitgevoerd. Voor de duidelijkheid vermelden we hier deze stappen onder mekaar:

 

Stap

Taak

Uitleg

1.

Nieuwe procedure

We leggen de procedure vast via een ‘nieuwe inventarisprocedure’. Meerdere procedures kunnen simultaan opgestart worden. Zo kunnen een paar mensen in het magazijn bezig zijn met enkele rekken te controleren, terwijl een verkoper de stock controleert in de winkel.

Zo kan het ook voorkomen dat iemand de stock in de ene winkel controleert, en iemand anders in een andere winkel.

2.

Telling / scanning

we registreren de fysieke telling van artikelen. Dit kan op verschillende wijzen:

 

De snelste en meest efficiënte manier is ongetwijfeld door het gebruik van een Pocket-PC PDA die via terminal services (of Citrix) verbonden is met het netwerk. Met de (ingebouwde) scanner wordt de barcode van het product gelezen, en onmiddellijk geafficheerd op de pda. Voor een aantal geteste en compatible toestellen, wordt naar een addendum verwezen van geteste toestellen.

In de inventarisprocedure kan ook nog een manuele tellijst afgedrukt worden, waarbij de keuze is uit een lijst met de vooraf gedrukte aantallen (zodat die gewoon maar hoeven afgevinkt te worden), of een lijst zonder aantallen, zodat deze ingevuld moeten worden.

Via het inlezen van een spreadsheet. In een vooraf bepaald formaat zullen de gescande aantallen automatisch bijgewerkt kunnen worden (deze optie is nog niet in de huidige versie)

3.

Controle

Via het controlescherm wordt nagegaan welke artikels...

 

Correct zijn wat de stock (dus geen verschil tussen registratie in DBFACTw en de fysische situatie)

Een afwijking hebben ten opzichte van de reële situatie. Daarvoor kunnen verschillende oorzaken aan de basis liggen, waar we later enkele voorbeelden van geven

Niet gescand worden, wat wellicht kan betekenen dat deze producten niet meer in voorraad zijn

 

4.

Afsluiting

Eens alle producten gecontroleerd zijn, kan men de inventarisprocedure afsluiten. Dit is tevens een aanduiding dat de procedure volledig afgewerkt is, of dat er tenminste niets meer aan hoeft gedaan te worden.

 

Het registratiesysteem laat echter meer toe. We kunnen inventarisprocedures over de volledige inventaris laten lopen, over een selectie, nazien welke artikelen nog niet gescand zijn, dus of zij al dan niet nog in voorraad zijn en vele andere mogelijkheden. Deze worden verder toegelicht.

 

 

Multistock of geen multistock

 

Er moet een onderscheid gemaakt worden in het gebruik van de inventarisprocedure in geval uw dossier werkt met multistock of niet.

 

Geen multistock

Indien uw dossier geen multistock ondersteunt, dan kunt u met één inventarisprocedure zowel de stocktelling uitvoeren én de inventariswaarde bepalen.

Wel multistock

Bij multistock is het verhaal anders. In dat geval wordt pér stockplaats een aparte inventarisprocedure gemaakt. Bovendien wordt een procedure gemaakt

 

Inventaris

Hier wordt de waarde bepaald. Deze procedure wordt ook gebruikt om de inventaris 'samen te tellen'. Deze procedure is als het ware de 'hoofdprocedure', waar de stocktellingen onderdeel van maken.

Stocktelling

Per stockplaats wordt een procedure gemaakt van het type 'stocktelling'. Daar wordt de informatie in bewaard van één bepaalde stockplaats, waar ook de telling in kan gebeuren.

 

Voorbeeld: een winkel met 3 magazijnen, wil een eindinventaris maken.

Een nieuwe inventaris wordt gecreëerd, en automatisch wordt de vraag gesteld of de procedures voor de stockplaatsen aangemaakt moeten worden (allemaal). Deze vraag wordt positief beantwoord, en het resultaat is dat

 

- proc. 14 = inventaris zelf (waar de waarde bepaald wordt, en de som van de verschillende tellingen gebeurt)

- proc. 15 = stocktelling voor proc. 14 voor stockplaats 1

- proc. 16 = stocktelling voor proc. 14 voor stockplaats 2

- proc. 17 = stocktelling voor proc. 14 voor stockplaats 3

 

 

Deze procedure is nog niet bruikbaar met dynamische stockplaatsen.

 

Het gedrag van de inventarisprocedure kan deels aangepast worden. Dit gebeurt in de parameters van de modules, bij het tab-blad van de inventarisprocedure.