Werking RMA module

Navigation:  Uitbreiding commercieel beheer > RMA module >

Werking RMA module

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

De RMA administratie is een complex geheel. Afspraken worden gemaakt met de leverancier(s) hoe retours van artikelen geregeld worden. Dit kan per groep, soort of zelfs artikel verschillend zijn.  DBFACTw laat toe alle informatie rond deze afspraken in het systeem te registreren.

Naar de verkoop toe kan het voorkomen dat een onderneming zelf bepaalde afspraken vastlegt. Een voorbeeld: een onderneming wil als service naar de klanten toe steeds een onmiddellijke ruil van het artikel voorzien, ook al wordt deze afspraak niet door de leverancier aanvaard. Het is de onderneming zelf die het risico in dat geval (commercieel) op zich neemt.

 

De efficiëntie

 

Berekent u zelf eens hoe veel tijd er verloren gaat in

het opzoeken van de aankoopinformatie van een artikel

het opzoeken naar de procedure die gevolgd moet worden met de leverancier om de RMA af te handelen

het bijhouden van overzichten welke procedures al dan niet afgehandeld zijn

het corrigeren van het feit dat achteraf de verkeerde procedure gevolgd werd, bijna uitsluitend door het gemis van gestructureerde informatie van de RMA afhandeling.

het feit dat de persoon die de afhandeling van de RMA doet op verlof of ziek is en dat weinig mensen in de organisatie daardoor nog op de hoogte zijn van de status van de procedures.

 

U zult versteld zijn van het aantal uren dat daaraan besteed wordt. De RMA module zal deze tijd makkelijk halveren.

 

Een goede voorbereiding

 

Een belangrijk deel van de RMA administratie is eenvoudigweg het bijhouden van de afspraken hoe de afhandeling gebeurt.  Ook dit is gestroomlijnd in DBFACT. Via het filebeheer wordt tal van informatie bijgehouden:

 

Garantietabel: aan een artikel worden garantievoorwaarden gekoppeld. In de garantievoorwaarde staat vermeld hoe de afhandeling gebeurt en dat afhankelijk van de termijn. Zo zijn er drie methodes (RMA procedures) van afhandeling van de retour mogelijk gemaakt.

RMA procedures: de verschillende methodes van afhandeling worden bij de RMA procedures gedefinieerd en beschreven. Deze manier van werken is des te handiger, omdat geen aparte kaft of documenten bijgehouden moeten worden.

RMA retour codes: om later statistieken mogelijk te maken wat de oorzaken zijn, kan men verschillende return codes vastleggen per artikel dat men terugneemt.

 

De onderlinge verbanden

 

Om dit geheel goed te beheren zijn verschillende verbanden gelegd tussen al deze informatie. Deze worden hier in het kort beschreven:

 

De garantievoorwaarden (zie garantietabel) kan gekoppeld worden aan een groep. Bij creatie van een artikel uit een groep, wordt dan automatisch deze garantievoorwaarde in de artikelfiche bijgehouden. Zowel bij de aankoop als bij de verkoop zijn aparte garantievoorwaarden mogelijk. In normale omstandigheden zal alleen in de verkoop een garantievoorwaarde geldig zijn. De aankoopgarantie is eerder voor artikelen die normaal niet verkocht worden (bv. omdat ze gebruikt worden voor samenstellingen of voor productie).

Bij de aankoop of verkoop kunnen units aangemaakt worden. In de unit wordt zelf de garantievoorwaarde van het artikel overgenomen. Op de unit fiche is deze informatie zichtbaar. Deze kan immers per unit verschillend zijn. Zo kan men voorkomen dat een uitgebreide garantievoorwaarde (bv. met de verkoop van een carepack, een uitgebreide garantie van een fabrikant)  verkocht werd. In dat geval kan men manueel de garantievoorwaarde aanpassen in de unit zelf.

Een garantievoorwaarde bevat meerdere rma procedures. Afhankelijk van de termijn (volgens datum + aantal dagen of maanden of jaren) wordt door DBFACTw een 'zoektocht' gedaan om te bepalen welke rma procedure gebruikt mag worden.  Eerst wordt gezocht naar een juiste garantievoorwaarde, eens die bepaald is, wordt gezocht naar een juiste RMA procedure.

In een RMA procedure kan een return code ingevuld zijn. Deze wordt dan automatisch ingevuld bij de RMA klant en/of RMA leverancier.

 

Kortom, er is veel intelligentie ingebouwd zodat DBFACTw zelf op zoek kan gaan welke procedure wellicht gepast is in een bepaalde situatie.   Gebruik daarom best de artikel 'globaal wijzigen' functie om zo veel mogelijk garantievoorwaarden in de fiches in te vullen.

 

Protip

Bij de verkoop van uitgebreide garantiepakketten is het aan te raden de units te gebruiken. Contractnummers of referenties van deze uitgebreide garantiepakketten kunnen bijgehouden worden in één van de flexibele velden van de unit-fiche.

 

 

De processen

 

 

De RMA module is in hoofdzakelijk ingedeeld in twee aparte processen

 

1.RMA klant proces: de afhandeling van de RMA's richting klant: een klant komt iets terugbrengen (of we halen iets terug bij de klant), dat artikel wordt geruild, geswapt, gecrediteerd, hersteld of afgehandeld via een RMA leverancier.

2.RMA leverancier proces: de afhandeling van de RMA richting leverancier. Afhankelijk van de afspraken met de leverancier kan dit op verschillende manieren geïmplementeerd worden.

 

De RMA module is vooral terug te vinden in DBFACT onder het menu van het Commercieel beheer.  De eenmalig in te stellen items vindt men, zoals gewoonlijk, terug onder het menu Filebeheer.

 

Protip

De RMA module is een krachtige module, met handige mogelijkheden. Door in het artikel, met de garantietabel én het unitbeheer de correcte informatie op voorhand in te geven, zal u zien dat uw RMA afhandeling een heel pak gemakkelijker wordt.

Zo zult u door het minutieus invullen van de informatie in de artikelfiche, heel wat zaken automatisch voorgesteld krijgen bij de afhandeling van de RMA procedures.