Bewerk koppeling

Navigation:  Uitbreiding commercieel beheer > Artikelimportwizard > Stap 4: Koppelingen >

Bewerk koppeling

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Het veld van DBFACTw moet gekoppeld worden aan de informatie van het importbestand. Daarvoor zijn veel mogelijkheden voorzien. Via het scherm 'bewerk koppeling' worden deze zaken gegroepeerd. Verder wordt beschreven hoe we dergelijke koppelingen tot stand brengen.

 

Aangezien we werken met externe bronnen, waarvan de gegevens niet altijd nauwkeurig zijn, kan het gebeuren dat de importwizard daardoor in de knoop raakt. Daarom is voorzien dat alles wat u in deze importwizard voorstelt automatisch bewaard wordt. Als het programma ongekende foutmeldingen genereert, volstaat het om DBFACTw eventjes af te sluiten en daarna opnieuw te starten.  U kiest aansluitend de artikelimport, de template waar u mee bezig was, en u zult zien dat alles netjes bewaard is gebleven.

 

Het scherm ziet er als volgt uit:

 

 

Dit scherm bestaat uit verschillende zones:

 

De type koppeling

Het gebruik van de matchtabel, en wel type van matchtabel gebruikt wordt

Het type update: deze koppeling gebruiken voor creatie én/of update

De bibliotheek met veel voorkomende functies. Voor verdere uitleg over een aantal functies, zie 'functies voor de import'.

 

De type koppeling

 

Verschillende type koppelingen zijn mogelijk. Deze zijn ondergebracht in drie grote categoriën.

 

Standaard waarde

Voor alle artikelen die geïmporteerd worden, zal dezelfde waarde gehanteerd worden. In dat geval is in het bronbestand veelal geen informatie over dit veld aanwezig.

 

Enkele voorbeelden:

- alle artikelen wordt bepaald dat we stockcontrole aan zetten

- alle artikelen worden geïmporteerd voor leverancier 'Van Import International'

- alle artikelen gebruiken dezelfde grootboekrekening

- alle artikelen gebruiken dezelfde btw-code

 

Directe koppeling aan importveld

De informatie van het artikel in het dossier is rechtstreeks verbonden aan een kolom, te vinden in het importbestand. Deze mogelijkheden zijn niet altijd voorhanden. Zo is het raadzaam dat het type veld overeenkomt. Immers, een karakterveld kan ik niet importeren in een numeriek veld. DBFACTw probeert u hier echter te helpen door een formule voor te stellen die wellicht voor de conversie zorgt van het type uit uw importbestand en het veld type dat door DBFACTw gehanteerd wordt.

In de combobox naast 'directe koppeling', kunt u uit een lijst kiezen van de kolommen die in het bronbestand teruggevonden zijn.

 

Enkele voorbeelden:

- in het importbestand staat een kolom met de te hanteren verkoopprijzen

- in het importbestand vindt u een kolom terug met de referenties van de leverancier

- in het importbestand staat een kolom met de omschrijving die we wensen te gebruiken

 

Klungelalarm

Als u een volgende keer uw template gebruikt, en de kolom (met die naam) bestaat niet meer, zal DBFACTw automatisch een foutmelding genereren. Als u daarna bij de directe koppeling kijkt, zult u zien dat het oorspronkelijk veld automatisch verdwenen is.

 

Gebruik formule

Deze mogelijkheid gaat nog veel verder. Hier kunt u de nodige functies gaan gebruiken, juist zoals u dat wellicht vroeger deed in uw cursus algebra of moderne wiskunde.  Voor een verregaande uitleg over een aantal handige functise, zie 'functies voor import'.

Een formule verwijst steeds naar een kolom of aantal kolommen uit het bronbestand. Door de juiste combinatie van verschillende functies wordt de uitkomst verkregen, gewenst voor het veld van de artikelfiche van DBFACTw.

Deze formule wordt pér rij van het importbestand opnieuw geëvalueerd om de waarde te kennen dat men op de artikelfiche moet invullen.

 

Protip

Kennis van formules kunt u opdoen, door een goed boek te leren over de basis van programmatie, of ervaring op te doen in Microsoft Excel. Immers, het principe van het gebruik van deze formules is analoog.

 

Voorbeeld:

Verkoopprijs = Prijs1 * 1.4   (waarbij Prijs1 een kolom van mijn rekenblad is)

Een geavanceerd voorbeeld: als de prijs groter is dan 50 euro, moet afgerond worden op 1 euro, terwijl de prijs beneden de 50 euro gewoon op 5 eurocent wordt afgerond...
 
IF( VKPPRIJS > 50, ROUND(VKPPRIJS,0), ROUND(VKPPRIJS*20,0/20 )

 

 

 

Het gebruik van een matching tabel

 

 

Het kan voorkomen dat de gegevens van het importbestand totaal niet overeenkomen met de inhoud die DBFACTw wenst. We kunnen een matching tabel niet beter vergelijken met een vertaling. Door het importbestand wordt een bepaalde waarde aangerekend, aangeduid via een directe koppeling of zelfs via een formule. We plaatsen hier zelf één per één een gewenste waarde tegenover.

 

Gebruik matching-tabel

Als dit aangevinkt is, wordt duidelijk gemaakt dat de (berekende) importwaarde niet rechtstreeks aan het veld van DBFACtw moet aangereikt worden, maar gematcht moet worden aan een bepaalde waarde. Deze waarde wordt bepaald in de 'matching tabel'.

 

Type matching-tabel

De import zal anders reageren, afhankelijk van welk type matching tabel bepaald is. Per import-beweging zal DBFACTw deze controle opnieuw uitvoeren, zodat ook bij een volgende keer geen verkeerde resultaten in het systeem terechtkomen.

 

Geen informatie=Overslaan: De importwizard zoekt in de matching tabel of er voor de verkregen import-waarde een waarde voor het artikel tegenoverstaat. Indien deze niét aanwezig is, wordt het artikel automatisch overgeslagen.  U krijgt hier echter geen foutmelding over.

Informatie verplicht, anders fout: Vooraleer de import gestart wordt, zal DBFACTw alle waarden uit de import controleren of er een doelwaarde voor DBFACTw tegenover staat. Dit gebruiken we voor cruciale velden waar informatie eigenlijk verplicht is. Vindt het programma geen gematchte waarde, zal het niet overgaan tot de import.

Geen informatie geeft standaard waarde: Stel dat in de meeste gevallen steeds dezelfde waarde gebruikt wordt, maar in slechts uitzonderlijke gevallen een afwijkende waarde geldt. In dat geval zorg u ervoor dat bij de 'stanaard waarde (zie hoger)' de meest voorkomende waarde ingevuld is. Alle andere, afwijkende waarden vult u in bij de matching tabel.

 

Protip

Kies liever voor 'informatie verplicht, anders fout'. Zo hebt u zekerheid dat er geen verkeerde gegevens in het systeem terechtkomen.

 

 

 

Volgende functies zijn mogelijk:

 

Toon Matching Tabel

Als u gekozen heeft voor het gebruik van een matching tabel én er is een keuze gemaakt welk type matching tabel u gaat gebruiken, kunt u via deze weg de tabel opbouwen.

Toon waarden

De volgens de koppeling berekende resultaten worden in een eenvoudig lijstje voorgesteld.

 

Voorbeeld:

u wenst na te gaan of prijzen juist berekend worden.

 

Controleer koppeling

Indien u zeker wenst te zijn of de formule correct ingevuld is, of dat de matching tabel compleet ingevuld is waar nodig, kunt u met een klik op deze knop de controle uitvoeren.

Verwijder koppeling

De koppeling is overbodig, en u wenst deze te verwijderen.

Opslaan

U klikt op deze knop, en het programma controleert eerst of de bewerkte koppeling gerealiseerd kan worden. Indien alle controles wijzen op een goede koppeling, wordt de koppeling onmiddellijk bewaard bij de template.