Artikelen tellen

Navigation:  Uitbreiding stockbeheer > Inventarisprocedure >

Artikelen tellen

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

De inventarisprocedure, zeker voor de telling van de artikelen, is pas echt efficiënt als u gebruik kunt maken van de handige PDA's (personal digital assistant). Met deze werkwijze heeft u als opnemer (teller dus) onmiddellijke feedback over het artikel.

 

Andere inleesmethodes kunt u via 'inlezen tellingen in inventaris' laten gebeuren:

- manueel: artikel per artikel in DBFACTw ingeven

- inlezen met een 'portable scanner'

- inlezen via een spreadsheet of ander bestand

 

Deze methode is echter veel efficiënter:

U krijgt op het schermpje onmiddellijk te zien of u het juiste artikel gekozen heeft.

Indien een barcode niet gekend is, zult u daar onmiddellijk van gewaarschuwd worden.

Indien u al een artikel gescand heeft, kunt u, door het artikel opnieuw te scannen, onmiddellijk nagaan wat de ingevulde waarde van de telling is

Terwijl u aan het scannen bent, kan de persoon die controleert de gescande artikelen al gaan checken in de 'inventaris controle'. In plaats van te moeten wachten totdat alles geteld is, wordt zo veel sneller nagegaan of de getelde aantallen overeenkomen met wat in de administratie geregistreerd is

Deze informatie wordt onmiddellijk in DBFACTw bijgewerkt, zodat het ook door een foute manipulatie van de offline scanner niet verloren gaat.

 

Indien u nog niet beschikt over de juiste PDA en een wireless toegang op uw netwerk, kunt u voorlopig werken met een draagbare computer, met een gekoppelde scanner. Met een goede netwerk-verlengkabel kunt u op een redelijk mobiele manier uw inventaristelling uitvoeren.

 

 

Indien meerder mensen tegelijkertijd aan het scannen zijn, worden de aantallen automatisch samengeteld.  Enkele opmerkingen over de informatie op het scherm:

 

Artikel invulveld

Als u start met scannen komt u automatisch in dit veld terecht. U kunt nu een barcode scannen of met het toetsenbord, het numeriek klaviertje de numerieke code intikken. DBFACTw zal automatisch op zoek gaan naar het artikel dat die barcode bevat. Indien DBFACTw meerdere artikelen terugvindt die dezelfde barcode kunnen hebben, wordt géén artikel gekozen, uit veiligheid.

 

Klungelalarm

Zorg dat uw artikeldatabase netjes up to date is. Er zijn trouwens parameters waarbij u ervoor kunt zorgen dat een barcode nooit meer dan één keer in het systeem aanwezig is. Deze relatief recente parameters kunt u best activeren, als dat in uw dossier nog niet gebeurd zou zijn.

 

Artikel informatie

U krijgt de artikelcode, het artikelnummer, en daaronder de omschrijving te zien.

Inventaris

Rechts boven krijgt u de naam van de inventarisprocedure te zien. Handig om zeker te zijn dat u de telling voor de juiste inventarisprocedure kiest

Geteld

U kunt een artikel meerdere keren tellen. Zo kan het voorkomen dat een artikel één keer in de showroom terug te vinden is en meerdere keren in de stock. U telt, desnoods apart, de hoeveelheid van beide lokaties, en deze worden automatisch en netjes samengeteld.

Aantal

Het aantal dat u juist geteld heeft. Dat aantal wordt automatisch bijgeteld bij het vakje 'geteld'. Indien u een verkeerd aantal heeft ingegeven, kunt u dit corrigeren  met een negatief getal (bv. -3 als u er 3 te veel zou geteld hebben).

 

Opgelet: indien u toevallig een héél groot getal zou ingeven, waardoor de telling absurde aantallen zou bevatten, kunt u gewaarschuwd worden. Daarvoor zijn in de parameters van de inventarisprocedures een waarschuwingspeil en een 'verbods'-peil voorzien. Zie daarvoor de inventarisparameters.

 

Zoeken

Indien u werkt vanuit een gewone computer, kunt u ook de standaard zoekfunctie van DBFACTw gebruiken. De ultrasearch wordt dan geactiveerd. Gezien het beperkte scherm, is dit voor een PDA uitgeschakeld.

Sluiten

U verlaat de functie 'inventaris invoeren'

 

Enkele handige tips over het scannen:

 

Protip 1

Indien u iets verkeerd heeft gescand, kunt u dit makkelijk corrigeren, door hetzelfde artikel opnieuw te scannen en een getal met een min-teken in te geven, om de correctie van het gescande aantal in te geven.

Protip 2

Wenst u gewoon te zien hoeveel u geteld heeft van een artikel? Eenvoudig: scan het artikel, en je ziet bij ‘geteld’ het aantal staan. Geef dan juist bij het vakje ‘aantal’ niets in (nul dus), en er wordt geen aanpassing aan het aantal doorgevoerd.

Protip 3

Om makkelijk terug te vinden waar u op lokatie bezig was, blijft de omschrijving van het laatst gescande artikel steeds staan. Dit wordt een klein beetje kleiner getoond, om te informeren dat het artikel juist opgeslagen is.

Protip 4

Om snel te scannen kunt u een sneltoets koppelen op de PDA om de scanner te activeren. Gebruik steeds een laser-scanner ipv een LED scanner, gezien de veel hogere snelheid van dergelijke toestellen.

 

 

Klungelalarm

Deze inventarisprocedure werkt volgens stock-eenheden. Indien u de stock bijhoudt in stuks, moet u ook het aantal stuks ingeven, en niet bv. het aantal vierkante meter of kilogram.