Tab Algemeen

Navigation:  Basis > De relatie > De relatiefiche >

Tab Algemeen

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Op dit gedeelte van de relatiefiche vinden we de gemeenschappelijke gegevens van een relatie terug. Of een relatie nu klant of leverancier is, de algemene adresgegevens en meest geraadpleegde gegevens zijn hier terug te vinden.

 

Naam

De naam van de relatie wordt hier ingegeven.

 

Tip: bij gebruik van het uitgebreide relatiebeheer, kunt u ook snel en automatisch de identiteitskaartgegevens van een klant inlezen. U beschikt daarbij over een EID lezer. Als de EID in de kaartlezer zit, terwijl u een nieuwe relatie bijmaakt, volstaat het op functietoets F5 te klikken, en de gegevens worden gelezen. Om het leesgedrag in te stellen, zie daarvoor parameters uitgebreid relatiebeheer.

 

Tip 2: door gebruik te maken van de Companyweb module, volstaat het hier het btw-nummer van de klant in te geven, en de gegevens worden volautomatisch via de database van de Nationale Bank binnengehaald en correct verwerkt. Zeer handig voor een snelle invoer.

 

Voornaam

De voornaam van de relatie wordt hier ingegeven.

Tweede naam

Indien een naam te lang is om in het veld naam alleen ondergebracht te worden, kan men hier de naam verder intikken. Ook typisch is een tweede naam mogelijk, bv. typisch de roepnaam van een bepaalde firma. Deze naam wordt ook gebruikt in de ultrasearch. Standaard wordt dit veld overgelaten na de enter toets, omdat de meeste namen voldoende hebben met één regel.

De contactpersoon

Hier kunnen we makkelijk u kunt hier de algemene contactpersoon invullen. Indien u met meerdere contactpersonen werkt, kunt u deze veel beter en makkelijker ingeven in de tab Contact. De contactpersoon die hier wordt ingegeven wordt de standaardcontactpersoon die zal worden vermeld op de documenten. In het algemeen raden wij sterk af om dit veld nog te gebruiken.

Gebruik van email

U kunt vanuit DBFACTw mails versturen en die opslaan bij de relatie zodat die gemakkelijk terug te vinden zijn. Vul het emailadres hier in. Specifieke emailadressen kunnen nog worden ingevuld bij de tab "Contact".

Gebruik Relatiecodes

Bij soort relatie kan u een code meegeven die de relatie onderscheidt van de andere relaties. U kunt hier zelf codes aanmaken. U bent verplicht

een code in te geven dus kies in eerste instantie zeker voor het onderscheid tussen klant en leverancier. Wilt u een code bijmaken druk dan op nieuw en maak een nieuwe code aan met de gepaste omschrijving.

 

Protip

DBFACTw maakt hier wel degelijk een onderscheid tussen kapitalen en kleine letters. Zo heb je nog meer mogelijkheden om de klanten op te delen.

 

Klungelalarm

Maak geen 2 fiches aan voor een relatie die zowel klant als leverancier is. Dit kan tot fouten leiden in de rekeningen-courant (je kunt op die manier 4 rekeningen-courant aanmaken, wat niet echt de bedoeling is).

 

Protip

Maak een aparte code aan voor een relatie die zowel klant als leverancier is, neem bijvoorbeeld de code X. Neem die code dan altijd mee op in het maken van een lijst van of klanten of leveranciers.

 

Controles op dubbele relaties

Zowel bij het invoeren van de naam, het telefoonnummer en het btw-nummer doet DBFACTw een controle zodat het risico op dubbele relatie wordt beperkt tot het minimum. Indien dit toch het geval zou zijn en op beide relaties is al een historiek terug te vinden, dan kan u nog altijd de functie: 'Relatie samenvoegen' gebruiken.

 

Datum activiteit

De data voor eerste en laatste activiteit worden automatisch gecreëerd, respectievelijk bij de creatie van de relatie en bij het aanmaken van een factuur. U kunt later in 'Lijst/etiketten/bestand relaties' dan een de meest diverse selecties maken.

 

 

Protip

Maak een aparte code aan voor een relatie die zowel klant als leverancier is, neem bijvoorbeeld de code X. Neem die code dan altijd mee op in het maken van een lijst van of klanten of leveranciers.

 

Protip

Waarom mag ik maar één relatiefiche gebruiken voor klant en leverancier ? Laat ons vooraf stellen: u mag wel degelijk 2 fiches gebruiken maar u stelt zichzelf bloot aan vervelende fouten in uw boekhouding. Binnen DBFACT spreken we bewust van relatiefiches, niet van klanten- of leveranciersfiches. De voordelen zijn legio maar daar gaat het hier niet om. Omdat wij de mogelijkheid laten één relatie zowel als klant en als leverancier te aanschouwen en desgevallend ook 2 rekeningen-courant aan te leggen kan zich het volgende voordoen. Stel, u heeft 2 relatiefiches aangemaakt, éénmaal voor de relatie als klant, éénmaal voor de relatie als leverancier. U boekt op de relatie klant een betaling van een verkoopfactuur. In uw verstrooidheid boekt u een paar dagen later een voorschot dat u betaalt heeft op een leveringsbon bij diezelfde relatie en tot overmaat van ramp boekt u een voorschot klant op de relatie leverancier. U zit dus nu in uw boekhouding met maar liefst 4 rekeningen-courant op dezelfde naam. Had u nu één relatie genomen dan was er niets aan de hand geweest. Vermijd dus de creatie van 2 verschillende fiches voor eenzelfde relatie.

 

BTW nr

Vul in het eerste vakje de landcode in. Als het gaat om een Belgisch BTW-nummer is dit niet noodzakelijk. Het systeem zal bij herkenning van een Belgisch nummer automatisch de BE en de puntjes toevoegen. Indien het gaat om buitenlandse BTW-nummers, vul dan de puntjes niet in. Voor landen met een controlegetal in het BTW-nummer zal een controle worden uitgevoerd. Indien U niks ingeeft vraagt het systeem of deze relatie BTW-plichtig is, ttz een BTW-nummer heeft. Indien u ja antwoord zal DBFACTw automatisch bij deze relatie de code 'NB' invullen die slaat op het feit dat u het BTW-nummer niet heeft kunnen noteren. Deze relatie zal wel voorkomen op de BTW-listing WebCompanion: wilt u meer weten of BTW-nummers en de mogelijke controles, kijk dan op http://www.btw-tva.be/linksvatnumbers_NL.htm.

Een andere heel interessante site is de site van VIES. Op deze site kan u heel wat informatie terugvinden over alles wat met BTW nummers te maken heeft. Tevens kan u hier een lijst terugvinden waar de structuur van alle BTW nummers wordt vermeld (ook buitenlandse).

 

 

Door op het icoontje (wereldbol) te klikken krijgt u de keuze tussen 3 mogelijkheden, nml BTW-verificatie, Internet-balans en de optie Graydon. U kan hier gebruik makende van het internet allerhande controles uitvoeren. Instellingen dienen te gebeuren in de Veranderen Variabelen-Boekhouding-BTW.

 

Bank

Ook hier wordt een controle gedaan op de juistheid van het bankrekeningnummer. Voor buitenlandse relaties vult u het bankrekeningnummer in bij het tabblad leverancier.

IBAN

International Bank account Number. Er wordt tevens een controle gedaan op de correctheid van het IBAN-nummer.

Divisie

U kunt uw bedrijf opdelen in divisies. Op verschillend plaatsen in het programma wordt dan gevraagd voor welke activiteit u bijvoorbeeld een bon wil maken, receptie goederen wil doen, een relatie aanmaken enz. Door de activiteiten op te splitsen in divisies kan u een soort "analytische boekhouding" op commercieel niveau gaan voeren. U weet dan precies qua verkoop op welke divisies u welke omzetten heeft gerealiseerd.

Datum

Hier wordt de datum van de creatie (automatisch) ingevuld. U kunt deze datum zelf invullen en dus laten afwijken van de systeemdatum. Deze datum kan in combinatie met de volgende datum worden gebruikt om bijvoorbeeld bij het maken van lijsten een selectie te maken in alle oude klanten die sinds 6 maanden niks meer hebben gekocht.

Laatste activiteit

Deze datum wordt door het systeem zelf ingevuld en is niet wijzigbaar. Deze datum wordt aangepast op het moment dat een factuur of een kasverkoop wordt afgesloten voor deze relatie.