Stappenplan Herinneringen

Navigation:  De Boekhouding > Boekhouding - basis > Klanten > Herinneringen >

Stappenplan Herinneringen

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Hoe kan ik herinneringen versturen ?

 

In DBFACT kan u herinneringen versturen  naar klanten die facturen hebben openstaan die vervallen zijn, met andere woorden de halsstarrige, laattijdige betalers. Naar deze klanten dient ten gepaste tijde een herinnering gestuurd te worden. Hoe kunt u dit doen ?

 

1. Aanmaken van type herinneringen

 

Eerst moet u bepalen hoeveel types herinneringen  er moet kunnen verstuurd worden. Deze herinneringstypes vindt u terug via Direct-menu 550.

Er kunnen maximaal 8 herinneringstypes aangemaakt worden, waarbij type 1 steeds de eerste herinnering is en type 8 steeds de hoogste herinnering. Vanzelfsprekend moeten niet alle 8 types aangemaakt worden en kan een maximum van 4 gelden. Type 9 wordt wel steeds gebruikt voor het rekeninguittreksel. Deze laatste wordt aangemaakt op aanvraag en wordt automatisch door DBFACT gebruikt indien de klant een creditsaldo vertoont (bvb. ten gevolge van een voorschotbetaling). Bij het opstellen van de gewone herinneringen worden de rekeninguittreksels echter nooit automatisch aangemaakt.

Bij elk type herinnering kan gespecifieerd worden of er intresten en kosten moeten vermeld worden. Deze worden dan samengeteld vermeld op de herinnering. Voor deze intresten en kosten wordt echter geen enkele boeking aangemaakt. Deze kosten worden ook niet bij een volgende factuur aangerekend.

 

2. Herinneringsteksten instellen

 

Per type herinnering kan een afzonderlijke tekst aangemaakt worden. Deze teksten worden per herinneringstype ingegeven in Direct-menu 551.

De eerste herinnering die u naar een klant zal sturen zal natuurlijk liefst niet zo ernstig klinken als de tweede herinnering. Voor elke type herinnering wordt de mogelijkheid geboden een aparte ondertekenaar te vermelden of de algemene contactpersoon voor de herinneringen te gebruiken. Per herinnering kan eveneens de tekst in de 6 talen van DBFACT opgesteld worden.

Het eerste tabblad (Algemeen) wordt gebruikt voor de herinneringen die per post of fax worden opgestuurd. Een aparte tekst kan voorzien worden indien de herinneringen per e-mail opgestuurd moeten worden. Let wel dat de tekst MOET aangemaakt zijn indien herinneringen per e-mail opgestuurd worden.