Stappen RMA procedures

Navigation:  Uitbreiding commercieel beheer > RMA module >

Stappen RMA procedures

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Eerst definiëren hoe te werk te gaan:

 

1)Volgens groep of soort artikelen:

Indien er volgens groep of soort artikelen gewerkt wordt, is het vrij eenvoudig. Dan worden er procedures gemaakt per groep/soort artikel.

 

Vb: laptops= altijd 2 jaar garantie. In deze garantie is het steeds dezelfde procedure:

Eerste 2 weken volledige 'terugname', dan wordt het artikel standaard teruggenomen, indien klant zegt dat het om een verkeerde aankoop ging (dan wordt er ook een Returncode: ‘commercieel’ aangemaakt) en ontvangt de klant een creditnota voor dit artikel.

Eerste 3 maand wordt het artikel 'geswapped' bij een herstelling en krijgt de klant een nieuw zelfde artikel terug. (Hierbij wordt de Returncode ‘Herconfiguratie’ aangemaakt)

De rest tot 2 jaar wordt op 'Nog te bepalen' gezet, aangezien dan eerst dient gekeken te worden of het artikel niet zelf kan gemaakt worden (Returncode ‘Onbekende reden’ wordt aangemaakt).

 

2)Volgens vooropgestelde procedures leverancier:

 

Hierbij dient gekeken te worden naar de garanties en de procedures van de verschillende leveranciers. Dit kunnen geheel andere procedures zijn per leverancier en deze dienen dan ook zo aangemaakt te worden per leverancier.

 

Vb:

Leverancier Dyson geeft een garantie tot 3 jaar (dus 1 enkele garantie voor alle artikelen: ‘Standaard 3 jaar’). Hun procedure is dus voor alle artikelen hetzelfde (aangezien er in het voorbeeld ook maar 1 garantie is), zijnde:

 Returncode: ‘Onbekende reden’

 Procedure: 3 jaar van factuurdatum dient het artikel teruggestuurd te worden naar de fabriek en de klant krijgt een nieuw artikel (Directe swap)

 Garantie: ‘DYS3Jaar’ Deze garantie is van factuurdatum tot 3 jaar met 1 zelfde procedure.

Leverancier Miele heeft verschillende procedures per soort artikel.

 Voor stofzuigers is er 1 jaar garantie, voor wasmachines is er 2 jaar garantie, ed. Deze worden nog verder opgesplitst in procedures naar gelang de aard RMA.

 Bij stofzuigers zijn er 2 soorten garanties, die uitgesplitst worden met elk hun procedures:

1)Indien het artikel niet goed meer functioneert: dan dient er gekeken te worden naar de datum: eerste 3 maand = directe swap, dan komt er een vertegenwoordiger kijken naar het kapotte artikel, vanaf 6 maand =  dient er een herstelling aangevraagd te worden aan de fabriek en dient de klant te wachten op antwoord van de fabriek.

2)Indien het artikel stuk is bij levering: dan is er een procedure die zegt dat het artikel dient opgestuurd te worden en dat er onmiddellijk een creditnota mag gemaakt worden.

 

Bij wasmachines zijn er ook verschillende procedures:

1)Bij verkeerde levering: dient er een creditnota opgemaakt te worden en neemt de leverancier het artikel terug mee bij de volgende levering. Hier dient dan Returncode ‘verkeerde levering’ aangemaakt te worden en ook een garantiecode ‘Verkeerde levering’

2)Bij een verkeerd gebeurde aankoop van de klant (binnen de eerste maand), dient het artikel terug genomen te worden en opgestuurd te worden. De klant krijgt een creditnota.

3)Bij een wasmachine die stuk is, dient steeds een herstelling aangevraagd te worden. Het artikel wordt opgehaald, na herstelling komt het artikel terug en gaat het artikel terug naar de klant.

 

Concreet zijn de stappen bij de vooropgestelde RMA procedures door de leverancier als volgt in te stellen:

 

1)Eerst worden de Returncodes aangemaakt:

In het voorbeeld Dyson wordt er maar 1 aangemaakt: ‘Geen bekende reden’

In het voorbeeld Miele worden er verschillende aangemaakt: ‘Geen bekende reden’, ‘Commercieel’, ‘Defect’, ‘Stuk bij levering’

2)Nadien worden de procedures ingesteld:Hier dienen een aantal standaardwaardes ingesteld te worden. Met name de:

Return code (is al opgemaakt)

Item status is altijd ‘In verwerking’ (behalve indien er verschillende statussen aangemaakt zijn in Statusbeheer)

RMA klant Opvolging klant:

Swap

Ruil

Creditnota

Herstelling via RMA leverancier

RMA klant Opvolging intern:

Terug in gewone stock

Afboeken als scrap

Afboeken naar RMA leverancier

Doorgeboekt naar RMA leverancier

Herstelling via RMA leverancier

Terug naar klant

RMA leverancier Opvolging intern:

Manco receptie

Defect tijdens levering

Defect in stock

Verkeerde levering

Komt van RMA klant

Herstelling van RMA klant

RMA leverancier Opvolging leverancier:

Artikel door leverancier geswapt

Nieuw artikel (swap)

Alternatief artikel (ruil)

Leverancier crediteert

Kost factureren aan leverancier

Afboeken als scrap

Herstelling aangevraagd, in uitvoering, uitgevoerd

Transportstatus:

Niet op te sturen

Op te sturen

Opgestuurd

Terug van leverancier

Deze waarden kan je als standaard instellen en zijn afhankelijk van de leverancier.

 

3)Vervolgens worden de verschillende garanties aangemaakt

In het voorbeeld van Leverancier Dyson wordt er maar 1 aangemaakt: ‘Standaard garantie 3 jaar’

In het voorbeeld van leverancier Miele, worden er verschillende garanties aangemaakt: ‘Stofzuiger broken’, ‘Stofzuiger DOA’, ‘WM verkeerde levering’, ‘WM verkeerde aankoop’, ‘WM’ met elk hun verschillende procedures. In deze garanties koppel je de procedures.