RMA Klantfiche

Navigation:  Uitbreiding commercieel beheer > RMA module > RMA Klant >

RMA Klantfiche

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

De RMA klantfiche geeft de basis om een RMA proces op te starten. Daarna geven we in de RMA de diverse items (kunnen meerdere artikelen zijn) in.

 

 

De volgende informatie wordt ingegeven in de hoofding:

 

Nummer

Er is een automatische nummering van de RMA's. Dit nummer bestaat uit een jaartal en een automatisch opvolgend nummer. Dit nummer kan naar eigen believen aangepast worden. Vanaf dan zal DBFACT op basis van het laatste nummer telkens een volgend hoogste nummer toewijzen.

Referentie

Eigen referentie, bv. verwijzend naar een genummerd document of interne referentie

Klant

Er moet altijd een klant gekoppeld zijn aan een RMA klant. Via een parameter wordt toegelaten of ook de relatie 'contante klant' gebruikt mag worden.

Contact

Contactpersoon indien contactpersonen bij de klant geregistreerd zijn.

Klant referentie

De klant kan zijn eigen referentie hebben ivm het RMA dossier.

RMA verantwoordelijke

De RMA verantwoordelijke is de persoon die deze specifieke RMA bijhoudt.

Datum

Datum van registratie van de RMA

ID

DBFACT gebruikt deze interne ID. Deze ID kan nooit gewijzigd worden. Deze informatie kan handig zijn voor mensen van de helpdesk.

Divisie

De divisie waar de RMA aangemaakt is.

Status RMA

Via statussenbeheer (Direct-menu 660) kunnen hier statussen gedefiniëerd worden op RMA dossier niveau. Per artikel onderling zijn nog afzonderlijke statussen mogelijk.

Statusgroep:

- Creatie

- In uitvoering

- Afgewerkt

Let op: deze status RMA kan niet op 'Afgewerkt' gezet worden, indien niet alle items afgewerkt staan.

Locatie vak

Via het Locatie beheer kan men een locatie aanduiden, waar iets klaar ligt ivm deze RMA.

Betalingswijze

Indien voor de RMA nog kosten of een verschil aangerekend moet worden zal op de factuur automatisch deze betalingswijze voorgesteld worden.

Ontvanger

Degene die de RMA ontvangt (de artikelen, de klant, ..) en die de RMA procedure registreert, welke dan wordt doorgegeven aan de RMA verantwoordelijke.

Gekoppelde documenten

Met deze button kunt u allerlei documenten koppelen aan deze RMA, zoals bv mail, servicerapport, factuur, ..

 

 

Daarnaast worden in de Tab-bladen tal van zaken bijgehouden:

 

Items

De artikelen die geregistreerd kunnen worden in een RMA. Belangrijk hierbij is dat meerdere items in één RMA ondergebracht kunnen worden voor één klant. Deze kunnen dan bv. in één beweging opgehaald worden en geregistreerd.

De afzonderlijke afhandeling van de items gebeurt in RMA Klant Item

Transport

Indien voor de RMA iets afgesproken moet worden rond transport (afhaling) etc, dan wordt dit onder deze tab onder gebracht. Voor kosten die hieromtrent van belang zijn, kan men een extra artikel 'transportkost' gebruiken. Bij afrekening wordt automatisch deze transportkost in rekening gebracht.

Accessoires

Bij veel RMA's moet de klant bepaalde onderdelen bijhouden en andere onderdelen zeker meegeven. Op deze plaats kan men alle opmerkingen rond de accessoires registreren. Deze kunnen eventueel ook als veld op het RMA document afgedrukt worden.

Memo

Hier kunnen interne memo's rond de RMA ingegeven worden, maar ook een Klant memo en nog een apart veld voor Accessoires is voorzien.

Verwittiging

Hier wordt geregistreerd hoe de klant op de hoogte wordt gehouden van de status van de RMA.

Info

Interne info: waar en wanneer is de RMA aangemaakt en waar en wanneer is deze gewijzigd

Historiek

Hier wordt een historiek van de stockbewegingen bijgehouden

 

Volgende functies kan men via het RMA scherm bekomen:

 

Nieuw

Opent een nieuw item

Opvragen

Opent het item (in detail) dat gemaakt is voor deze RMA Klant.

Verwijderen

Via deze button kan het item verwijderd worden in de fiche. Let op: enkel items met interne opvolging 'Nog te bepalen' kunnen verwijderd worden.

Bestelbon

Neemt automatisch alle gegevens over in een Bestelbon Klant, op voorwaarde dat het gaat om een uitgestelde swap of ruil, bij Opvolging van deze RMA. Hiervoor dient wel eerst de RMA Klant opgeslagen te zijn.

Creditnota

Neemt automatisch alle gegevens over in een Creditnota of negatieve factuur, op voorwaarde dat bij Opvolging van deze RMA Creditnota staat. Hiervoor dient wel eerst de RMA Klant opgeslagen te zijn.

Scrap factuur

Neemt automatisch alle gegevens over in een Creditnota of negatieve factuur, op voorwaarde dat het hier gaat om een creditnota, die dient afgeboekt te worden als scrap factuur, bij opvolging van deze RMA. Hiervoor dient wel eerst de RMA Klant opgeslagen te zijn.

Kost factuur

Met deze button wordt een factuur opgemaakt om de kosten van deze RMA, die ingegeven worden op het RMA item, te factureren.

Documenten

Met deze button opent u het Overzicht van de gekoppelde documenten, hier kunnen ook nieuwe documenten of een actie gekoppeld of verwijderd worden.

Afdrukken

Om dit RMA document af te drukken.

Opslaan

Om dit RMA document op te slaan.

Sluiten

Om dit scherm te sluiten.

 

Bij het aanmaken van documenten (Bestelbon, Creditnota, Scrapfactuur of Kostfactuur) kunt u Helpkey 960420 Aanvinken. Deze parameter laat u toe om de verschillende documenten "interactief" aan te maken. Dit betekent dat de documenten opgemaakt worden als voorbeeld en deze nog niet opgeslagen worden, nadien hebt u nog de keuze of deze al dan niet dienen opgeslagen te worden.

Bij het aanmaken van een document, wordt er steeds een controle gedaan op de status van de RMA (of het wel mogelijk is om dit document op te maken) en indien deze niet de juiste status heeft of indien er geen document kan aangemaakt worden, zal DBFACT dit steeds melden.

 

Voor het aanmaken van een Nieuwe Klant item, klikken op de button <Nieuw>, dan heb je keuze tussen:

 

Nieuw Item: een blanco 'item' form wordt getoond waar alles manueel kan ingevuld worden. Hoe meer informatie reeds beschikbaar is in artikelen en/of units, hoe sneller items voor de RMA kunnen aangemaakt worden, via de volgende opties:

Item via artikel historiek: men krijgt de historiek van de artikelen te zien voor de desbetreffende klant.

Item via unit historiek: men krijgt de historiek van de units te zien voor de desbetreffende klant. In dat geval is het voldoende de unit te kiezen,

Item via serienummer: het is in dit geval voldoende een serienummer in te typen en DBFACT gaat zelf op zoek naar de klant, het artikel, wanneer het verkocht is enz. Alle beschikbare informatie wordt automatisch in zowel de RMA fiche als het RMA Item toegevoegd.