Relatiebeheer

Navigation:  De Boekhouding > Uitbreiding op boekhouding > Elektronische Facturatie - Outbound > Certipost - Outbound > Flow CertiPost - Outbound >

Relatiebeheer

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Voordat we documenten elektronisch kunnen versturen moet eerst aan Certipost worden doorgegeven welke klanten elektronische documenten gaan ontvangen. We moeten ze met andere woorden eerst inschrijven. Dit inschrijven wordt ook wel Optin BURST genoemd.

We moeten dus eerst per relatie instellen of deze moet worden ingeschreven of dat deze klant geen elektronische documenten wenst te ontvangen.

Op de relatiefiche zien we op het tabblad ‘Klant’ de volgende 2 velden staan :

We volgen even de flow.

Standaard staat de status van een relatie op ‘Onbekend’. Deze status geeft aan dat we niet weten of de klant elektronische documenten wenst te ontvangen. Het veld ‘Versturen van factuur via’ staat dan ook op ‘Afdrukken’ wat er voor zorgt dat de klant zijn/haar documenten via de post zal blijven onvangen.

Als een klant geen elektronische documenten wenst te ontvangen veranderen we de status naar ‘Geweigerd’. De klant wordt dan niet ingeschreven bij Certipost en zal dan ook zijn/haar documenten afgedrukt blijven ontvangen.

Als een klant zijn/haar toestemming geeft om documenten elektronisch door te sturen dan moeten we de status veranderen naar ‘Toegestaan’. Deze status geeft aan dat de klant documenten elektronisch wenst te ontvangen MAAR de klant is nog niet ingeschreven bij Certipost. Dit gaan we pas later doen (zie volgend hoofdstuk).

Via de relatiewerklijst kan een selectie gemaakt worden op deze 2 velden.

Ook het relatie globaal wijzigen-scherm is aangepast en de ‘Status elektronisch versturen factuur’ is via dit scherm globaal wijzigbaar.

 

Alvorens een klant kan worden ingeschreven moet deze aan enkele voorwaarden voldoen. Bepaalde gegevens moeten zijn ingevuld. Een overzicht :

-Naam

-Adres

-Postcode en plaats

-ISO-land (niet land voluit geschreven). Voor Belgische klanten is dit BE.

-BTW-nummer (ondernemingsnummer). Documenten van klanten zonder ondernemingsnummer kunnen dus niet elektronisch worden doorgestuurd.

-E-mailadres: het algemene e-mailadres op het eerste tabblad OF het e-mailadres voor de herinneringen OF het e-mailadres voor de e-Invoices moet zijn ingevuld. Het e-mailadres van de e-Invoices heeft voorrang op deze van de herinneringen. Indien beide leeg zijn, wordt gekeken naar het algemene e-mailadres.