Opstarten van een DBFACT boekhouding

Navigation:  De Boekhouding > Boekhouding - basis >

Opstarten van een DBFACT boekhouding

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

1. Aanmaken van de boekhoudperiodes

 

Ingeven in 3.7 : Boekhoudperiodes

 

U geeft hier het Boekjaar in plus de eerste en laatste dag v/h boekjaar.

 

Bvb.: van 1/1/2002 tot 31/12/2002

 

Dan moeten het aantal periodes (max. 23) en het aantal aangiftes (max. 12) voor dit boekjaar ingegeven worden

 


Periode

Aangiften

Maandaangiften

12

12

Kwartaalaangiften

4

4

 

Het programma stelt U automatisch het aantal deelperiodes voor.

 

Bij een verkort of overlopend boekjaar is moet u het aantal periodes zelf uittellen en manueel ingeven.

 

Elke periode waarin je wilt werken moet aangegeven worden met een vinkje naast de desbetreffende periode. Er kan slechts één periode aangevinkt worden, maar toch kun je in meerdere periodes werken. Enkel in de periode met een vinkje krijg je geen melding "U bent buiten de periode aan het boeken"

 

2. Openingsbalans ingeven.

 

Ingeven in Diverse bewerkingen 3.1.5.1

 

U boekt deze in op de eerste datum van het boekjaar bvb.: 1/1/2002

 

Grootboekrekening

Debet

Credit

Opmerking

 

 

 

 

G100000

 

 

Openingsbalans

G130000

 

 

Openingsbalans

G400000

Saldo

 

Openingsbalans

G440000

 

Saldo

Openingsbalans

G599999

 

 

Openingsbalans

 

Totaal

Totaal

Openingsbalans

 

De laatst gebruikte opmerking kan overgenomen worden via een "*" en enter                                                          

 

3. Openingsbalans klanten ingeven

 

Ingeven in Diverse bewerkingen 3.1.5.1

 

U boekt deze in op de eerste datum van het boekjaar bvb.: 1/1/2002

 

Grootboekrekening

Debet

Credit

Opmerking

 

 

 

 

G400000

 

Saldo

Openingsbalans

Krelatienaam

bedrag

 

F + nummer

Krelatienaam

bedrag

 

F + nummer

Krelatienaam

bedrag

 

F + nummer

Krelatienaam

 

bedrag

C + nummer

 

Totaal

Totaal

 

 

 

4. Openingsbalans Leveranciers ingeven

 

Ingeven in Diverse bewerkingen 3.1.5.1

 

U boekt deze in op de eerste datum van het boekjaar bvb.: 1/1/2002

 

Grootboekrekening

Debet

Credit

Opmerking

 

 

 

 

G440000

Saldo

 

Openingsbalans

Lrelatienaam

 

bedrag

I + nummer

Lrelatienaam

 

bedrag

I + nummer

Lrelatienaam

 

bedrag

I + nummer

Lrelatienaam

bedrag

 

I + nummer

 

Totaal

Totaal

 

 

 

5. Beginsaldo Kas ingeven

 

Ingeven in Kasboek 3.1.2.1

 

U boekt deze in op de eerste datum van het boekjaar bvb.: 1/1/2002

 

De eerste boeking van het saldo van de kas gebeurt op de 570000 rekening op Credit zijde met als opmerking "Openingssaldo"

 

Grootboekrekening

Debet

Credit

Opmerking

 

 

 

 

G570000

 

Saldo

Openingssaldo

 

 

6. Beginsaldo banken ingeven

 

Ingeven in Bankboek 3.1.1.1

 

U boekt deze in op de eerste datum van het boekjaar bvb.: 1/1/2002

 

Het beginsaldo van de verschillende banken wordt ingegeven via een uittreksel met als nummer "0" met als boekingsdatum de eerste datum van het boekjaar.

 

Met als grootboekrekening die van de desbetreffende bank.

 

(Bvb.: Een boeking op 550000 als grootboekrekening met het beginsaldo op Credit als het saldo positief is, of op debet als het beginsaldo negatief is met als opmerking "Opening dagboek" .

 

Deze boeking herhaalt U voor elke bank met een beginsaldo.

 

Telkens in een nieuw bankboek en op de desbetreffende grootboekrekening van die bank.

 

 

Klungelalarm

Indien u de openingsbalans van klanten en leveranciers met vervaldatum wenst in te geven via een Diverse, kan dit mits u Helpkey 960406 Aanvinkt. Dan kunt u de vervaldatum ingeven naast het veldje Opmerking. LET WEL: Deze helpkey dient onmiddellijk terug Uitgevinkt te worden om fouten te vermijden.

 

 

Proficiat: Uw boekhouding onder DBFACT is nu opgestart en U bent nu klaar om met de imputaties van de verdere boekhoudkundige gegevens te starten.

 

 

LET OP:  Voordat U grootboekrekeningen, balansen en exploitatierekeningen kunt opvragen dient U eerst een tijdelijke centralisatie uit te voeren.

Tijdelijke centralisatie vind U in  3.5.1 kies hiervoor "tijdelijke centralisatie ".

Het voordeel  van een tijdelijke centralisatie is dat U nog boekingen  kunt wijzigen .

Na een definitieve centralisatie  kunt U echter GEEN boekingen meer wijzigen .

 

 

7. Meervoudige nummering dagboeken:

 

Volgende stappen zijn te ondernemen om met meerdere journalen te werken:

 

Filebeheer (8) - Boekhoudingsbestanden (3) - Journaaldefinities (4)

 Klik op <Nieuw>.

 Bij "type" documenten selecteer je het type document.

 Bij "code" geef je een unieke code van maximaal 4 karakters aan het journaal. DBFACT gaat zich hierop baseren om de nummering op te volgen en de documenten te selecteren. Bvb AF01. Maak alle journalen die nodig of gewenst zijn aan.

 

Boekhouding (3) - Boekhoudperiodes (7) - Tabblad Journalen

 Geef voor elk nieuw journaal een unieke nummering 'van - tot - '. Let wel dat DBFACT voor elk journaal de gedefinieerde nummering zal volgen.

 Indien voor een journaal te weinig nummers werden voorzien en een ander journaal van hetzelfde type op de nummering aansluit, zal het onmogelijk zijn de nummering uit te breiden. Vb : AF01 gaat van 000001 tot 000100, AF02 start met nummer 000101. Het zal onmogelijk zijn om in AF01 een bewerking 000101 te hebben (behalve als er in AF02 geen enkele bewerking is, de nummering wordt uitgeveegd en opnieuw gedefinieerd). Elk journaal kan aan een bepaald datumbereik gekoppeld worden, dit is echter enkel bruikbaar indien de journalen per maand worden ingedeeld.

 

Veranderen Variabelen - Boekhouding - Aankoop - CN op AK - Verkoop - CN op VK

 Meerdere journalen voor deze types: AANVINKEN

 Defaut journaal instellen: journaal waaraan alle bestaande documenten moeten toegewezen worden. Let wel dat de nummering onaangeroerd blijft (zie hoger). Standaard wordt het eerste journaal gekozen. Deze laatste bewerking schakelt het systeem definitief in.

 

Meerdere dagboeken worden expliciet door de wet toegelaten, zonder enige bepaling in welke gevallen dit aangewend kan worden en in welke gevallen niet. Meerdere dagboeken (en de bijhorende meervoudige nummering ervan) mogen dus perfect aangewend worden om een nummering per maand bij te houden of een nummering per exploitatiezetel. Een combinatie van beide is natuurlijk ook mogelijk :

KB1 van 29/12/1992, Hoofdstuk1, Art. 5, §1, 1. Deze vermeldt het volgende :

Art. 5. § 1. De (...) factuur en het in artikel 2 bedoeld stuk dienen te vermelden : <KB 2004-02-16/31, art. 4, 021; Inwerkingtreding : 01-01-2004>
1° (de datum waarop ze worden uitgereikt en een opeenvolgend nummer, volgens één of meer reeksen, dat deze stukken op eenduidige wijze identificeert, waaronder ze worden ingeschreven in het boek voor uitgaande facturen van de leverancier of de dienstverrichter;) <KB 2004-02-16/31, art. 4, 021; Inwerkingtreding : 01-01-2004>

Een controleur kan daar dus onmogelijk over vallen.

 

Let wel op twee zaken :

- Maak niet onnodig veel dagboeken aan, dit maakt de zaken onnodig ingewikkeld.

- Maak geen dagboeken aan waar zeer weinig of geen documenten gaan gebruikt worden. Er wordt immers gesproken over "reeksen". Een reeks documenten met 1 nummer kan moeilijk nog beschouwd worden als 'reeks'. Dit kan dikwijls het geval zijn met de creditnota's en zeker wat de aankopen betreft. Het kan wel eens gebeuren dat slechts 1 document in een maand gekregen wordt. het is daarvoor aangeraden met negatieve aankoopfacturen te werken of met slechts 1 reeks creditnota's. Negatieve facturen worden in DBFACT integraal behandeld als creditnota's, ook wat de BTW betreft.