Nieuwe inventarisprocedure

Navigation:  Uitbreiding stockbeheer > Inventarisprocedure >

Nieuwe inventarisprocedure

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Met deze functie leggen we de nieuwe inventarisprocedure vast. Niet alleen wordt er een naam aan gegeven, maar ook de status en het verdere gedrag van de procedure wordt met verschillende velden vastgelegd. Deze zaken hebben zowel belang bij het creëren van de inventaris, als bij verdere stappen in de inventarisprocedure.

 

Voor wat meer uitleg over hoe de procedure in zijn werk gaat, zie 'werkwijze inventarisprocedure '.

 

 

 

De verschillende velden worden stap na stap besproken.

 

Inventaris

Intern zal DBFACTw automatisch een nummer voorzien. Voor de rest heeft deze nummering eigenlijk geen enkele invloed.

Omschrijving

Bij de creatie van een inventarisprocedure zal DBFACTw automatisch als omschrijving invullen 'Inventaris' + de datum van vandaag.

Status

De verschillende stappen van de inventaris zijn in de status terug te vinden. Zo kan u als gebruiker te allen tijde terugvinden welke inventarisprocedures nog lopende zijn (ten opzichte van de welke afgesloten zijn).

Het is trouwens mogelijk zelf (tussen)statussen toe te voegen, die meer uitleg kunnen geven over deze statusinstellingen.

 

1.In uitvoering

2.Controle

3.Afgewerkt

 

Er wordt verwezen naar het statusbeheer om te weten hoe statussen nog bijgemaakt kunnen worden (of gewijzigd). In 't kort kan gesteld worden dat statussen met een 'waarde' meer dan 70, automatisch onder de groep 'afgewerkt' vallen.

 

Protip

Indien u meer informatie wenst bij te houden, kunt u daar handig gebruik maken van de statussen. Zo kunt u een status bijhouden waarbij duidelijk is dat de scanning al bezig is, of dat men het scannen bijna heeft gedaan, of dat er naast de controle nog een aantal 'twistpunten' in detail moeten bekeken worden, vooraleer de  status op 'afgewerkt' komt te staan.

Een andere mogelijkheid is dat u de ene status 'afgewerkt' vervangt door :

- Afgewerkt - en alles ok bevonden

- Afgewerkt - problemen ontdekt met minimale afwijkingen

- Afgewerkt - problemen ontdekt met serieuze afwijkingen

 

Startdatum

De datum waarop de inventarisprocedure wordt gestart. Deze datum is vrij belangrijk, aangezien DBFACTw er rekening mee houdt, bij de vergelijking, om te controleren of er sedert dit tijdstip reeds verrichtingen gebeurd zijn.

Opgelet: DBFACTw gaat niet 'per tijdstip' gaan kijken, maar gaat er van uit dat u de procedure steeds 's morgens start. Alle artikelen waar er (sedert) die dag verrichtingen (zeg maar stocktransacties) op gebeurd zijn, kunnen dus gevallen zijn die nader - en opnieuw - bekeken moeten worden.

Einddatum

De (vermoedelijke) afsluitdatum van de inventaris.

 

Klungelalarm

Het spreekt voor zichzelf dat u de inventarisprocedure steeds zo kort mogelijk dient te houden. Niet alleen moet u er voor zorgen dat de procedure zo weinig mogelijk tijd in beslag neemt, maar vooral, hoe langer de procedure duurt, hoe meer kans dat er ondertussen stock-verrichtingen gebeuren. Deze artikelen moeten telkens bij de controle meer in detail bekeken worden. Hoe meer verrichtingen, hoe trager de controle daardoor gebeurt.

 

Verantwoordelijke

De medewerker die intern de eindverantwoordelijkheid draagt van de inventarisprocedure.

Opnemers

Er kunnen een drietal opnemers vermeld worden bij de inventaris. Dit is handig, aangezien later hierop teruggekomen kan worden. Immers, bij het afsluiten van de inventaris kunt u eventueel een inventarisblad afdrukken, waar ieder opnemer verklaart de juiste opnameprocedures te hebben gevolgd, en akkoord gaat met de verschillen die opgemeten zijn.

Type procedure

Dit is uitsluitend van belang voor de gebruikers van multistock dossiers, dus gebruikers die in het dossier meerdere stockplaatsen gebruiken. In een gewoon dossier, met slechts één stockplaats, m.a.w. per artikel wordt eenvoudigweg bijgehouden wat het aantal is, backorders etc, zonder vermelding van specifieke stockplaatsen (met hun respectievelijke aantallen), is een inventarisprocedure automatisch zowel dienst doend voor inventaris én stocktelling.

Bij multistock heeft men echter de keuze. Ofwel kiest men voor een stocktelling, d.w.z. voor een bepaalde stockplaats wordt geteld wat de aantallen zijn, en specifiek voor dié stockplaats worden de aanpassingen ook doorgevoerd.

 

Protip

DBFACTw is netjes geoptimaliseerd om met de inventarisprocedure snel meerdere stocktellingen te maken. Indien u kiest voor 'inventarisprocedure', zal het programma bij 'opslaan' automatisch de vraag stellen of er ook aparte procedures moeten gemaakt worden voor de stocktellingen. Indien u daar positief op antwoordt, zal automatisch DBFACTw, na aanmaak van de inventarisprocedure, ook de bijkomende stocktelling-procedures gemaakt worden, één extra procedure per bestaande stockplaats.

Indien de soorten artikelen per stockplaats echter te verschillend zijn, zal DBFACTw niét automatisch de procedure aanmaken.

 

Start

Bij de start van de inventaris kunnen we een aantal strategiën definiëren.

 

Startsituatie opnemen in inventaris:

Bij de creatie van de inventarisprocedure wordt daarbij onmiddellijk een ‘snapshot’ genomen van de huidige stocksituatie. Dit is zeker handig voor DBFACTw, en wel om verschillende redenen:

1.we kunnen een stockwaardering uitvoeren op dit moment, zodat we die kunnen vergelijken met de situatie na de stockcorrecties

2.DBFACTw heeft een bijkomende controlemogelijkheid om te zien of er tijdens de inventarisprocedure stockbewegingen zijn geregistreerd.

3.We kunnen later de situatie vergelijken tussen de start en het einde van de procedure

 

Waardebepaling:

De meeste DBFACTw gebruikers, registreren de kostprijs van hun goederen in de ‘inkoopprijs’ op de artikelfiche. Sommige gebruikers willen wellicht hiervan afwijken, en krijgen daarom de keuze uit

Inkoopwaarde

Laatste inkoopprijs

Inventarisprijs

Inventarisprijs, anders inkoop: in dit laatste geval wordt eerst gezien of de inventarisprijs ingevuld is, zoniet wordt de inkoopprijs genomen.

 

Tip: gebruikers die werken met de inventarisprijs, kunnen hier best kiezen voor 'inventarisprijs, anders inkoop'. Gebruikers die liever niet met de inventarisprijs werken, maar beter met de inkoopprijs werken, zullen voor 'inkoopwaarde' kiezen.

 

Artikelselectie:

Enerzijds kan men kiezen voor àlle artikels, of filteren via de artikelselector.

We verwijzen naar de uitleg over de krachtige artikelselector zoals die gebruikt wordt bij de artikelwerklijst.

Uiteraard worden alleen maar de artikels, waar stock controle aan staat, opgenomen in de inventarisprocedure.

 

Minimum waarde:

Indien een artikel beneden een bepaalde waarde zit, wordt het automatisch niet opgenomen in de procedure (bv. vijsjes, plastic rollen etc.)

Opvolging

 

 

Opname

Tijdens de opname gaan we er van uit dat de artikels die geteld worden in de inventaris aanwezig zijn. Hoe dit gebeurt, daar komen we laterop terug, maar in deze faze bepalen we in zekere mate hoe de controles voor toevoeging gebeuren:

 

Automatisch uitbreiden artikels in inventaris

Indien een artikel niet teruggevonden wordt in de inventaris, wordt het artikel automatisch toegevoegd tot de procedure.  Waarom is dit nodig?

Bij de creatie van de inventarisprocedure, gaat DBFACTw na of alle artikels reeds in de inventaris opgenomen moeten worden. Dit is afhankelijk van :

Het al dan niet definiëren van een filter die bepaalt welke artikels in een invetaris opgenomen kunnen worden

Het al dan niet wenselijk is om ook de begin-waardering van de artikels in de inventaris op te nemen.

 

VB: sinds de start van de inventarisprocedure zijn er juist een aantal nieuwe producten bijgekomen. Deze zijn wellicht gerecepteerd, en staan klaar om geteld te worden in de stock. Deze zijn in dat geval nog niet beschikbaar in de inventarisprocedure, maar kunnen snel en automatisch (via de barcode bv.) toegevoegd worden tot de inventaris.

 

Toevoegen beperkt tot

Als een artikel niet gevonden wordt, mag het wel toegevoegd worden, maar in dit geval alléén indien het ook voldoet aan de criteria die in de artikelfilter vastgelegd zijn.

 

Waarom is dit handig?

Je wenst bv. alleen bepaalde producten te controleren. In dat geval kun je de filter definiëren, en gebruiken in de inventarisprocedure. Alleen als (nieuwe) producten dan voldoen aan de filtercriteria, wordt het product toegevoegd. Immers, het is goed mogelijk dat men slechts een inventaris wenst met alleen bepaalde producten, en geen andere (ook al bevinden die zich bv. op dezelfde locatie of schap of rek).

 

Klungelalarm

Indien men werkt met een manuele selectie, en geen  voorgedefiniëerde filter, kan DBFACTw achteraf niet bepalen of een aritkel tot een filter behoort of niet. Daarom moet men steeds een artikelfilter definiëren, en deze moet ingevuld zijn, opdat de filtercriteria kunnen gebruikt worden.

 

Correctiedatum

 

Deze datum wordt typisch gebruikt bij een eindinventaris. Immers, men controleert vb. op 3 januari de eindinventaris van het boekjaar, maar de correcties wil men eigenlijk doorvoeren op 31 december. In dit laatste geval registreren we hier de datum 31 december (van het vorige boekjaar), en bij iedere registratie van een correctie, gaat DBFACTw de correctie doorvoeren op die datum, ook al ligt die (een paar dagen) in het verleden.

Men kan daarna een gewone stocklijst drukken in DBFACTw, en deze zal volledig overeenkomen met het resultaat dat men voor de eindinventaris wenst te bereiken.

 

Afsluiting

Niet gescande artikels interpreteren als stock = 0

bij het ‘automatisch afsluiten’, worden normaal niet gescande artikels automatisch overgeslagen. Het kan echter voorkomen dat niet gescande artikels gewoon niet meer in stock zijn. Deze niet aanwezige artikelen mogen daardoor gelijk gesteld worden met gescande artikels zonder stock, en aldus toch automatisch afgesloten worden.

 

Na het klikken op de knop opslaan, worden de nodige aanpassingen uitgevoerd om de procedure op te starten. Opgelet: dit kan enige minuten in beslag nemen, afhankelijk van de grootte van het dossier of het aantal artikels.

 

Opmerking

Enig commentaar dat eventueel op het afsluitblad kan afgedrukt worden, kan hierin getikt worden.