Inventarisprocedure

Navigation:  Uitbreiding stockbeheer >

Inventarisprocedure

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Iedereen weet dat het tussentijds opnemen van de voorraden een tijdrovende en organisatorisch zeer omslachtige bezigheid is. Deze module omzeilt deze problematiek. Niet alleen bij afsluiting van het boekjaar, maar gedurende het jaar zelf, organiseert u op regelmatige tijdstippen een ‘procedure’. De stock wordt vliegensvlug geteld, of een selectie van producten (vb. van een bepaald merk, groep, stockplaats of soort).

 

Een PDA uitgerust met een scanner zorgt voor deze heel snelle opname. Terwijl medewerkers nog bezig zijn met de opname, kan men de tellingen vergelijken op het scherm tussen de in DBFACTw geregistreerde stock ten opzichte van wat geteld is. Daarmee wordt zelfs rekening gehouden met de transacties die sinds de start van de procedure  gebeurd zijn, zoals een levering of een receptie van goederen.

 

Met een druk op de knop worden correcties uitgevoerd. Historieken m.b.t. hoe de correcties gebeurd zijn kunnen opgevraagd worden en dit zonder dat de normale verkoopsprocedure verstoord wordt. Een aanrader voor iedereen die het nauwkeurig bijhouden van zijn stock kritisch vindt in zijn organisatie.

 

Wat zijn de voordelen van de inventarisprocedure ten opzichte van een manuele aanpak?

 

Tijdswinst

Het doorbladeren van tientallen pagina's met codes, waarbij moet bijgeschreven worden wat ingevuld is. Daarna moet men deze informatie bovendien nog invoeren in DBFACTw. U wint letterlijk tientallen seconden pér artikel dat geïnventariseerd moet worden.

Kostenefficiënt

Het spreekt voor zichzelf dat deze tijdswinst omgerekend veel kosten uitspaart. Maar u vergeet ook niet de tijd dat u 'gesloten bent wegens inventaris', de noodzakelijke mobilisatie van uw personeel voor de tellingen, en achteraf voor de controle heeft u ook snel veel tijd gewonnen. Bovendien kunt u makkelijk met veel meer gebruikers tegelijkertijd de stock tellen. Deze inventaris-opname-functie zorgt dat de gescande aantallen automatisch samengeteld worden.

Nauwkeurigheid

Uw stock wordt veel nauwkeuriger bijgehouden. Niet alleen worden fouten vermeden tijdens de opname, maar ook de vergelijking tussen de administratie in DBFACTw en de reële situatie kan snel en makkelijk vergeleken worden.

Als u bovendien tijdens het werken permanent met een veel nauwkeurig stock kunt werken, zult u uw servicekwaliteit sterk kunnen verbeteren. Geen loze beloftes naar klanten toe dat een artikel in voorrraad is, terwijl dit eigenlijk niet (meer) het geval blijkt te zijn. U ontdekt veel sneller situaties die mislopen.

Probleemdetectie

Als u correcties uitvoert, kunt u te allen tijde daar een overzicht van krijgen, ook naar de toekomst. zo kunt vragen stellen in welke mate een systematische afwijking van de stock van bepaalde artikelen geen andere oorzaken heeft.  Indien u een artikel heeft met een verkeerd aantal, kunt u met een druk op de knop terugvinden in welke mate daar in een vorige telling eveneens geen (omgekeerde) telling van is gebeurd.

Per correctie kunt u zelfs ingeven wat de (vermoedelijke) oorzaak is waarom het aantal in DBFACTw ten opzichte van de reële situatie niet klopte. Ook hier kunt u historieken van raadplegen.

 

 

Wat is er nodig?

 

Deze module is geoptimaliseerd om in de eerste plaats héél veel tijd te winnen. Dit houdt in dat ook de infrastructuur daarvoor aangepast moet zijn. Op het vlak van uw informaticasysteem moet u over volgende zaken beschikken:

 

Server

De server moet snel en efficiënt de nodige gegevens kunnen aanleveren. Immers, u scant, en vliegensvlug moet DBFACTw in de database kunnen terugvinden welk artikel u bedoelt.

Terminal services of Citrix

De PDA gebruikt deze technologie om zichzelf in verbinding te stellen met de server. Het schermpje wordt automatisch opgebouwd, en u bljift real-time in verbinding met DBFACTw.

Draadloze verbinding

De PDA wordt in verbinding gesteld via een draadloze verbinding. In de praktijk zal dit nagenoeg altijd een WiFi verbinding zijn, maar via GPRS, Edge, UMTS of HSDPA is dit ook mogelijk, mits daarbij over het internet wordt gewerkt.

 

Protip

Laat u begeleiden door een professionele installateur. Immers, al vlug heeft u nood aan meerdere antennes in uw stockplaatsen. Deze antennes moeten goed geïnstalleerd zijn, de juiste ontvangst verzorgen, en bovendien automatisch met mekaar kunnen communiceren.

 

PDA met scanner


Barcodes

Aangezien