Importeren verkoopfacturen

Navigation:  De Boekhouding > Technische documentatie boekhouding >

Importeren verkoopfacturen

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Het importeren van verkoopfacturen in het verkoopjournaal kan op drie verschillende manieren gebeuren.

 

- DBF : twee DBF bestanden die, rekening houdend met het formaat, automatisch verkoopfacturen in het journaal kunnen inlezen

- XML : een XML bestand waar informatie over de relatie, de hoofding en de detail van de facturen vervat is.

- HOOK: een speciaal apart ontwikkeld programma om externe gegevens in te lezen

 

Protip

Vooraleer u uw eerste definitieve imports doet, laat u zich best begeleiden door uw DBFACTw specialist. Deze kan dan de nodige tests en controles uitvoeren, vooraleer definitief het systeem op te starten.

 

 

Importeren in verkoopjournaal met DBF

 

Bij het importeren geeft u de locatie op waar u de twee betanden plaatst. De locatie wordt telkens onthouden, ook voor de volgende keren dat u gaat importeren.

 

ImpInv.dbf

Bevat de informatie over de 'hoofding' van de factuur, de algemene document gegevens

ImpInvDet.dbf

Bevat informatie over de detail van de factuur, de tegenboekingen voor het grootboek

 

Als DBF kan zowel een dBase III, Foxpro of Clipper bestand gebruikt worden.

 

Layout ImpInv.dbf

 

Veldnaam

Type

Lengte

Picture

Opmerking

Voorwaarden

DocType

C

1

X

Type document (F/C)

Verplicht in te vullen

DocNR

C

8

########

Document nummer

Verplicht om de volledige lengte van het veld in te vullen. Er wordt gecontroleerd in welke mate het document nummer voldoet aan de nummering die van toepassing is in het dossier.

DocLedger

C

4

 

Journaalcode

Verplicht indien multi-journaal is geactiveerd.

Er wordt ook gecontroleerd in welke mate het meegegeven documentnummer, in overeenstemming met de datum toelaat om in het meegegeven journaal te boeken.

DocDate

D

10

##/##/####

Document datum

Verplicht in te vullen

DocDueDate

D

10

##/##/####

Document vervaldatum

 

DocRef

C

30

 

Opmerking / referentie

 

DocTVat

N

1

#

BTW-regime

1=Normaal

2=Export (niet EEG)

3=Vrijgesteld

4=Medecontractant

5=Gemengde BTW

6=Intracommunautair (EEG)

7=BTW inclusief

Verplicht in te vullen

DocCusNr

N

6

#####

Klantnummer

Verplicht in te vullen. Bij het inlezen, wordt gecontroleerd of er een relatie bestaat met deze relatienummer.

DocAmount

N

12,2

#########.##

Totaal van het document, inclusief btw

Verplicht in te vullen

DocVat

N

12,2

#########.##

Totaal bedrag aan BTW van het document

verplicht in te vullen

DocCashDsc

N

7,3

###.###

Disconto (kontante betaling) uitgedrukt in procenten

 

DocCredSq

N

7,3

###.###

Kredietbeperking uitgedrukt in procenten

 

DocDecVat

N

3

###

Verminderde BTW in %

 

DocCurCod

N

2

##

Vreemde valuta code

Alleen van toepassing voor documenten in vreemde valuta

DocCurRat

N

14,7

 

De voor het document gehanteerde wisselkoers

Alleen voor documenten in vreemde valuta

DocCurAmt

N

12,2

 

Totaal bedrag in vreemde valuta

Alleen voor documenten in vreemde valuta

DocCurVAT

N

12,2

 

Totaal bedrag aan BTW, in vreemde valuta

Alleen voor documenten in vreemde valuta

DocTriang

C

1

 

Verkoopsfacturen met  een ABC relatie (driehoeksrelatie)

 

DocTofP

C

2

 

Betalingsvoorwaarde

Optioneel. Indien niet meegegeven, wordt automatisch de betalingsvoorwaarde van de relatiefiche meegegeven;

 

 

 

Layout ImpInvDet.dbf

 

Er zijn meerdere detailregels (dus records in de dbf) per document mogelijk.

Het is zelfs niet noodzakelijk dat deze regels allemaal onder mekaar staan. Het is de ImpInv.Dbf als bestand dat de volgorde van het inlezen van de documenten in het verkoopjournaal bepaalt.

 

Veldnaam

Type

Lengte

Picture

Opmerking

Voorwaarden

DetType

C

1

X

Type document (F/C)

Verplicht in te vullen, en moet een F of een C zijn.

DetDocNr

C

8

########

Document nummer

Verplicht om de volledige lengte van het veld in te vullen. Het nummer moet terug te vinden zijn in het andere bestand.

DetAccNr

C

6

######

Grootboekrekening nr

Verplicht om de volledige lengte van het veld in te vullen, en deze rekening moet ook bestaan.

DetVatCode

N

2

##

Code van de BTW voet

Verplicht in te vullen

DetDebet

N

12,2

#########.##

Bedrag in debet

Debet en credit mogen niet samen ingevuld zijn

DetCredit

N

12,2

#########.##

Bedrag in credit

Debet en credit mogen niet samen ingevuld zijn

DetRemark

C

20

 

Opmerking op regelniveau (tegenboeking)

 

DetAnlAcc

C

6

######

Analytische rekening

Alleen van toepassing voor dossiers met analytische boekhouding. Als ingevuld, moet de rekening zes cijfers lang zijn, en in het rekeningstelsel bestaan.

DetService

C

 

#

Wordt gebruikt om bij de import van detail voor intracommunautaire facturen het onderscheid te maken tussen goederen of diensten

leeg of N = goederen

Y = dientsten

De factuur staat onder btw type "intracommunautair", en eheft aldus de mogelijkheid om diensten naar het buitenland te leveren.

DetCuramt

N

12,2

 

Om een bedrag in vreemde valuta mee te geven. Positief voor debet bedragen, negatief voor credit bedragen.

Alleen maar van toepassing voor facturen in vreemde valuta.

 

Opmerking

 

In het bestand ImpInvDet.dbf moet steeds minstens één record staan voor hetzelfde nummer dat men terugvindt in de ImpInv.dbf.

Een uitzondering hierop, is als het gaat over een factuur die uitsluitend bedoeld is voor het boeken van de btw.

Als er een fout optreedt tijdens het importeren, dan zal er finaal niéts geïmporteerd worden.

DocAmount en DocVat worden alleen gebruikt om de berekende bedragen volgens de detail te controleren. Indien deze niet overeenkomen, wordt dit beschouwd als een probleem en worden de gegevens niet geïmporteerd.

Nadat de import gelukt is, zullen de bestanden automatisch verwijderd worden uit de import-map.

Indien met kortingen of kredietbeperkingen wordt gewerkt, zullen de boekhoudkundige bewerkingen die volgen uit DocCashDsc, DocCredSq en DocDecVat automatisch door DBFACTw gegenereerd worden.

 

 

 

 

Importeren in verkoopjournaal via XML (ImpInv.xml)

 

 

Dit formaat geniet eerder de voorkeur vandaag. Dezelfde velden als in de DBF methode kunnen gebruikt worden. Hier worden echter wel enkele velden anders geïnterpreteerd.

 

 

Layout ImpInv.xml

 

In één XML bestand kunnen meerdere documenten tegelijkertijd vervat zijn.

 

 

<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1" ?>

- <Envelop>

- <Invoice>

- <Head>

<DocType>F</DocType>

<DocNr>00040006</DocNr>

<DocLedger>VF01</DocLedger>

<DocDate>20050930</DocDate>

<DocDueDate>20050930</DocDueDate>

<DocRef>Referentie document</DocRef>

<DocTVat>1</DocTVat>

<DocCusNr>64</DocCusNr> C 5 *

<New_Guid></ New_Guid > C 50 *****

<DocAmount>121</DocAmount>

<DocVat>21</DocVat>

<DocCashDsc>0</DocCashDsc>

<DocCredSq>0</DocCredSq>

<DocDecVat>0</DocDecVat>

- </Head>

- <Body>

- <Line>

<DetAccNr>700000</DetAccNr>

<DetVatCode>10</DetVatCode>

<DetDebet>0</DetDebet>

<DetCredit>19,50</DetCredit>

<DetRemark>opmerking regniv1</DetRemark> C 20

<DetAnIAcc >700000</DetAnIAcc > C 6 **

</Line>

- <Line>

<DetAccNr>700000</DetAccNr>

<DetVatCode>10</DetVatCode>

<DetDebet>0</DetDebet>

<DetCredit>80,50</DetCredit>

<DetRemark>opmerking regniv1</DetRemark>

<DetAnIAcc />

</Line>

- </Body>

</Invoice>

- <Invoice>

- <Head>

<DocType>F</DocType>

<DocNr>00040007</DocNr>

<DocLedger>VF01</DocLedger>

<DocDate>20050930</DocDate>

<DocDueDate>20050930</DocDueDate>

<DocRef>Referentie document</DocRef>

<DocTVat>1</DocTVat>

<DocCusNr>64</DocCusNr>

<DocAmount>121</DocAmount>

<DocVat>21</DocVat>

<DocCashDsc>0</DocCashDsc>

<DocCredSq>0</DocCredSq>

<DocDecVat>0</DocDecVat>

- </Head>

- <Body>

- <Line>

<DetAccNr>700000</DetAccNr>

<DetVatCode>10</DetVatCode>

<DetDebet>0</DetDebet>

<DetCredit>20</DetCredit>

<DetRemark>opmerking regniv1</DetRemark>

<DetAnIAcc />

</Line>

- <Line>

<DetAccNr>700000</DetAccNr>

<DetVatCode>10</DetVatCode>

<DetDebet>0</DetDebet>

<DetCredit>80</DetCredit>

<DetRemark>opmerking regniv1</DetRemark>

<DetAnIAcc />

</Line>

- </Body>

</Invoice>

</Envelop>

 

 

 

Naast de opmerkingen die we bij de DBF versie terugvinden, hier nog enkele bijkomende opmerkingen:

 

 

 

1.Facturen en creditnota's kunnen door mekaar gebruikt worden.

2.Als men geen apart creditnota verkoopjournaal wenst, kan men de import met negatieve facturen uitvoeren. BTW Technisch worden deze documenten automatisch als een creditnota behandeld, maar ze worden dan in het verkoopjournaal facturen opgenomen.

3.Voor creditnota's worden ook positieve bedragen gebruikt.  Op detailregels kan men tegenboekingen in negatief doen.

4.Men kan documenten in vreemde munt maken.  Als de munt niet wordt meegenomen, dan wordt het document automatisch geboekt in de munt van het dossier

5.DocDate : De datum velden worden meegestuurd als JJJJMMDD.

6.DocDueDate : De datum velden worden meegestuurd als JJJJMMDD.

7.Men kan ook klanten automatisch aanmaken, door de XML versie uit te breiden. Zie op de volgende pagina voor een voorbeeld.  Als men dit gebruikt, mag men geen klantnummer (DocCusNr) meegeven, maar dient men wel een tag New_Guid mee te geven. DBFACTw zal dan zoeken in het klantenbestand of er reeds een klant bestaat met deze Guid, en zo niet, dan zal automatisch de relatie aangemaakt worden met de gegevens, zoals u in het voorbeeld kunt terugvinden.

 

 

Verder in de documentatie vindt u enkele voorbeelden. Zie hiervoor "importeren verkoopjournaal - voorbeelden"