Hoofding van een document

Navigation:  Commercieel beheer > Werken met documenten >

Hoofding van een document

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

(voorbeeld volgens een prijsofferte)

 

 

Document nummer

De unieke nummer van het document. Deze nummer bestaat altijd uit acht cijfers. Bij het openen van het scherm, wordt altijd en automatisch een nieuw document nummer voorgesteld. U staat dus onmiddellijk klaar om met een nieuw document te starten.

In de meeste dossiers kan dit nummer rechtstreeks in het veld gewijzigd worden. Indien men een document nummer ingeeft dat  bestaat, gaat DBFACT er van uit dat men dit document wenst te wijzigen. Het document wordt automatisch getoond, zodat het document gewijzigd kan worden.

 

Opgelet:

Bij dossiers met meerdere journalen kan het documentnummer niet rechtstreeks gewijzigd worden. Immers, het nummer wordt dan bepaald afhankelijk van de divisie, het boekjaar en eventueel de documentdatum. Voor meer informatie over meerdere journalen zie <meerdere journalen>. U kunt dit zien doordat het nummer in het donkergrijs vermeld is.

 

DBFACT streeft ernaar om de documenten voor wat betreft de ingave zeer gelijkaardig te maken. Het grootste voordeel is dat de gebruiker snel door heeft dat het ingeven van een prijsofferte nagenoeg hetzelfde is als een factuur of leveringsbon. Een nieuwe gebruiker kan dus makkelijk wat prijsoffertes ingeven, dit bij wijze van test. Om een visueel onderscheid te maken tussen de verschillende documenten, kan men het woord dat voor het documentnummer staat (prijsofferte, factuur nr., levering...) in het vet zetten en een kleur geven.

 

Protip

De mogelijkheid bestaat  om in het nummer ook een (deel van de) relatienaam in te geven. Via de ultrasearch van relaties krijgt men  een lijst van relaties voorgeschoteld, waaruit gekozen kan worden. Na de bevestiging van de relatie met <enter> krijgt men onmiddellijk de lijst van reeds bestaande documenten van deze relatie.

 

Klungelalarm

Het heeft geen zin om een documentnummer te noteren, aangezien dit bij het bewaren nog steeds kan wijzigen. Immers, indien DBFACT bij het bewaren ontdekt dat het voorgestelde nummer reeds door iemand anders werd gebruikt om een document te creëren, wordt automatisch een nieuw nummer voorgesteld. U wordt daar trouwens als gebruiker ook van verwittigd. Nadat het document bewaard is, krijgt u een melding onder welk nummer het document uiteindelijk is bewaard.

 

Klungelalarm

Let op voor collectief factureren. Doordat DBFACT automatisch het eerstvolgende vrij nummer neemt voor de automatische facturatie kan het zijn dat uw documenten niet worden genummerd volgens de nummering die u wilt hanteren. Uw eerste factuur is dus beter een manuele waar u het nummer kan wijzigen. In Veranderen Variabelen/Alg/2000 kan u instellen welke nummer moet worden gebruikt bij het maken van de eerste factuur. Een andere oplossing is het gebruik van meerdere verkoopjournalen, waardoor DBFACT automatisch daarmee de nummer bepaalt.

 

Om een document te wijzigen, moet men eerst het document terugvinden. Door te klikken op het vergrootvenster, krijgt men een schermpje te zien waarin een aantal zoekcriteria kunnen ingegeven worden:

 

 

Van document ... tot

het documentnummer ingeven tussen de welke dat het nummer moet liggen. Indien men slechts één document geeft, waarvan het nummer gekend is, is het voldoende om het eerste veld in te vullen.

Relatie

De relatie (klant of leverancier) waarop de documenten betrekking hebben. Blanco laten betekent dat geen relatie gekozen wordt.

Van datum ... tot

Het bereik van de document datum. Indien de tweede datum leeg blijft, wordt automatisch dezelfde datum als de eerste ingevuld. Dit betekent dat men zoekt naar een document van één bepaalde dag. Het is belangrijk te weten dat het hier over de documentdatum zelf gaat, en niet over andere datums op het document.

Referentie

De documenten worden in de lijst gepresenteerd waar de ingegeven tekst in de referentie voorkomt. Het is niet noodzakelijk dat de ingegeven tekst vooraan in de referentie staat. Opgelet: het zoeken op dit criterium kan soms wat meer tijd in beslag nemen dan bv. het zoeken op een relatie.

Divisie

Deze optie is alleen zichtbaar als in de parameters divisies actief staan. Voor meer uitleg over divisies, zie divisies. Indien men 'multidivisie' laat staan, wordt niet geselecteerd op een bepaalde divisie.

 

DBFACT gaat alle documenten daarna opsommen die voldoen aan àlle ingevoerde criteria. Er wordt geen rekening gehouden met de criteria die niet ingevuld zijn. Voorbeeld: men geeft een relatie in en een bereik van datums. Als resultaat verkrijgt men de lijst van alle documenten van deze relatie waarvan de documentdatum tussen beide datums ligt.

 

Protip

Gebruik de sneltoets Ctrl-F (control-toets + toets F), in plaats van met de muis te klikken op het vergrootglas.

 



Relatie

De relatie wordt hier ingegeven. Alle mogelijke geavanceerde zoekmethoden zijn mogelijk. DBFACT gebruikt automatisch de ultrasearch-zoekmethode om de juiste relatie te vinden.

Bij voorbeeld:

- geef een paar letters van de naam in, en de lijst wordt gepresenteerd van de relaties die met deze letters beginnen

- geef een telefoonnummer in, en de relaties die dit telefoonnummer hebben worden gepresenteerd

- geef het btw-nummer in, bv. 0445.498.333 of 44549833 of BE-0445.498.333 of 0445498333, en DBFACT vindt de juist relatie(s) terug.

- geef een deel van het adres, en een deel van de naam (telkens minimaal 3 letters) in, en ook hier wordt de juiste lijst voorgesteld.

 

Voor een uitgebreide uitleg over de ultrasearch-methode van DBFACT, zie Opzoeken relatie

 

Na de keuze van de relatie worden automatisch een aantal gegevens overgenomen van de relatie:

bij creatie van een nieuw document worden de gegevens van de relatie automatisch overgenomen, bij het wijzigen van een document worden de gegevens niét automatisch overgenomen. Pas als men de relatie wijzigt, worden de adresgegevens overgenomen. . Ook de adresgegevens worden zo eenmalig overgenomen vanuit de relatiefiche. Ook worden de  betalingsvoorwaarde, soort btw, soort prijs, munt, divisie, transportwijze, route, en nog andere gegevens, automatisch ingevuld.

 

Welke taal wordt voor de relatie gebruikt? Dit kunnen we zien op het scherm door dat na de relatie de taalcode komt te staan na keuze van de relatie en/of leveringsadres en/of contactpersoon. Via parameters kan bepaald worden welke keuze prioritair is.

 

Protip

Het veld 'relatie' is ook dé kandidaat om onwaarschijnlijk snel het juiste document te kiezen. In het relatieveld mag ook gewoon het documentnummer ingegeven worden. DBFACT detecteert dat het getal juist 8 cijfers bevat, en gaat er van uit dat het document bestaat. Indien dit is, dan wordt automatisch het document gekozen ter wijziging.

Indien u regelmatig documenten moet wijzigen, pas de layout aan dat de barcode van het documentnummer ook afgedrukt wordt. Zo wordt het daardoor eenvoudig om met een barcodescanner heel snel het juiste document op het scherm te tonen.

Meer nog, indien men de archiveringsmodule gebruikt, kan men makkelijk de archiefcode inscannen. DBFACT ontdekt dat het over een bestaande archiefcode gaat, en laat ook hier weer onmiddellijk het juiste document verschijnen.

 

 

 

Verder worden volgende gegevens bijgehouden in de hoofding:

 

Betalingsvrw

U kunt instellen per document welke betalingsvoorwaarden afgesproken is met de klant of relatie. U kunt zelf bepalen welke voorwaarden u gebruikt, via het schermpje betalingsvoorwaarden.

Bij een verkoopdocument wordt automatisch de betalingsvoorwaarde 'klant' overgenomen, bij een aankoopdocument automatisch de betalingsvoorwaarde 'leverancier'. Voor verdere uitleg hierover, zie de relatiefiche.

Nadat de voorwaarde voorwaarde overgenomen is, blijft dit bewaard op het document. Het is echter mogelijk om voor dat bepaalde document toch een afwijkende betalingsvoorwaarde af te spreken.

De betalingsvoorwaarde gaat bovendien automatisch de disconto en kredietbeperking invullen indien nodig.

 

Tip: bij de start van een dossier zijn niet alle betalingsvoorwaarden ingegeven. In DBFACT wordt bij de aanmaak van een factuur nagekeken of de betalingsvoorwaarde op de klantenfiche ingevuld is. Indien niet het geval, wordt de betalingsvoorwaarde automatisch op de klantenfiche ingevuld. Bij een volgende factuur wordt daardoor automatisch dezelfde betalingsvoorwaarde gehanteerd.

 

Datum

Dit is de datum waarop het document gemaakt is. Indien niet ingevuld, wordt automatisch de datum van vandaag ingevuld.

Tweede datum

Afhankelijk van het document krijgt dit hier een specifieke betekenis. Deze informatie wordt per document apart behandeld.

Soort BTW

Deze informatie vinden we vooral op verkoopdocumenten terug. De berekening van de BTW wordt voornamelijk bepaald aan de hand van deze waarde. Ook dit wordt automatisch overgenomen van de relatiefiche. Volgende keuzes zijn mogelijk:

 

Normaal

De normale manier van btw-berekening, waarbij per artikel bepaald wordt welk btw-tarief gebruikt wordt. Per regel wordt berekend wat het totale bedrag is exclusief btw, en daar wordt apart de btw op berekend.

Export

Voor klanten buiten de Europese Gemeenschap.

Vrijgesteld

Sommige transacties zijn vrijgeteld van btw.

Medecontractant

Voor transacties die vallen onder het btw-regime van medecontractant.

Tip: u kunt instellen dat bij medecontractant automatisch een clausule wordt afgedrukt op het document.

Gemengd

DBFACT ondersteunt de mogelijkheid om tegelijkertijd artikelen op een document te hebben die vallen onder de soort 'normaal', terwijl andere artikelen op hetzelfde document misschien onder 'medecontractant' vallen. Dit wordt echter niet aangeraden, aangezien veel boekhoudsystemen deze verwerking niet aankunnen. In dat geval is het aan te raden om twee aparte documenten te maken.

Intracommunautair

Voor transacties in de Europese Gemeenschap

BTW inclusief

Deze keuze is alleen mogelijk indien geactiveerd in de parameters. Deze soort wordt gebruikt door bedrijven met een winkelfunctie. De documenten kunnen daardoor hun berekening volledig inclusief btw uitvoeren, waarna op het einde pas de omgekeerde berekening, namelijk het onttrekken van de btw uit het bedrag, gebeurt. Voor een duidelijke uitleg hierover, zie ook het 10 euro probleem.

 

Buitenlands

Bedrijven met buitenlandse BTW-nummers kunnen ook facturen maken waarbij de buitenlandse BTW berekend wordt. Daarvoor moeten ook buitenlandse BTW-tarieven aangemaakt zijn. Zie daarvoor

 

Indien u een document verkeerd bent gestart, of zelfs bewaard hebt met de verkeerde 'soort BTW', hoeft u niet opnieuw te beginnen. Het volstaat het document te openen, en het soort BTW te wijzigen. DBFACT zal automatisch de nodige aanpassingen doorvoeren, zowel in de BTW berekening op het document, als de BTW berekening, nodig voor de boekhouding.

 

Tip: u kunt snel de keuze van de soort maken, door de eerste letter van het woord in te tikken. Wenst u te kiezen voor medecontractant, is het daarom voldoende gewoon de letter M in te drukken.

Tip 2: met een spatie kunt u het lijstje openklappen, waarna het eenvoudig is om met de pijltjestoetsen of de eerste letter snel de keuze te maken.

 

Soort prijs

Bij een verkoopdocument wordt bij het begin bepaald welke prijs gehanteerd wordt. Op de klantenfiche vindt men welke soort prijs initiëel voor de klant voorgesteld wordt. De overeenstemmende prijs van het artikel wordt daardoor gebruikt bij het ingeven van het artikel.

Opgelet: deze keuze heeft alleen maar invloed bij het toevoegen van de artikelen. Eens dat de artikelen op het document staan, zullen ze niet automatisch van prijs gewijzigd worden, als men de keuze hier wijzigt.

Valuta / koers

Indien een document aangemaakt wordt in een vreemde valuta, wordt dit hier gekozen. Ook hier vinden we de standaard valuta voor documenten terug op de relatiefiche.

Disconto

De te hanteren disconto, ook kontante betaling genoemd. De waarde wordt uitgedrukt in procenten. Bij het invullen van de betalingsvoorwaarde (zie hoger), wordt automatisch de disconto overgenomen. Echter, men heeft de mogelijkheid om de waarde aan te passen voor het document.

K.b.

De te hanteren kredietbeperking op het document. De waarde wordt uitgedrukt in procenten. Naar analog van de disconto wordt de waarde ingevuld volgens de betalingsvoorwaarde, maar kan ook deze aangepast worden voor het document.

Divisie

(alleen zichtbaar indien de optie divisies actief is). Een bepaalde divisie kan gekozen worden voor het betreffende dossier.

Hoe een divisie gekozen wordt, hangt sterk af van de parametrage in het dossier.

DBFACT maakt zijn keuze van divisie afhankelijk van:

- welke divisie ingesteld is op de relatie zelf

- welke divisie ingesteld is op het werkstation

- of de divisie van het werkstation exclusief staat

- of de parameters bepalen dat het werkstation voorrang heeft op de relatie

Indien bepaald is dat de divisie verplicht is, kan men het document zelfs niet bewaren, zonder de divisie te kiezen.

Verteg.

(alleen indien de vertegenwoordigersmodule actief is). Voor meer uitleg, zie vertegenwoordigers

Commissie

(alleen als commissie als optie actief is in dossier). Het document wordt gekoppeld aan een bepaald commissieniveau. Per artikel wordt dan bij ingave nagekeken welke commissie berekend moet worden. Voor verdere informatie zie <commissies in DBFACT>.

Contactpers.

Een contactpersoon kan gekozen worden uit de contactpersonen gekoppeld aan de relatie. Deze worden opgeslagen bij het document zelf.

Template

zie aparte uitleg over template.

Facturatieadres

Uitsluitend bij verkoopdocumenten terug te vinden. Het facturatieadres van een klant komt normaal overeen met het standaard adres dat men op de relatiefiche vindt. In eerder uitzonderlijke gevallen kan daar van afgeweken moeten worden. In dat geval moeten op de relatiefiche onder adressen deze facturatieadressen ingevuld zijn. Met het vergrootglas kan men de lijst van facturatieadressen opvragen, en de keuze maken.

Op documenten wordt automatisch het standaard adres dan vervangen door dit facturatieadres.

Boekhoudkundig blijft de relatie gekoppeld aan de hoofdrelatie.

Leveringsadres

Een relatie kan over meerdere leveringsadressen beschikken. Zie de relatiefiche voor een overzicht van deze adressen. Indien een standaard leveringsadres bij de relatie ingesteld is, wordt deze ook automatisch ingevuld.

 

Verder vermeldt de hoofding permanent volgende informatie:

 

Excl.BTW

Het bedrag exclusief BTW. Afhankelijk van de parameters, komt dit niet altijd overeen met de maatstaf van heffing. We verwijzen daarbij naar de berekening van disconto (korting contante betaling), zoals dit soms gehanteerd wordt.

Btw

Het bedrag aan BTW. Indien een soort BTW gekozen wordt waar geen btw op berekend wordt,

Totaal

Het totaal bedrag van het document wordt hier automatisch bijgewerkt. Ook tijdens het ingeven van artikelen op het document, wordt hier permanent het totaal van het document bijgewerkt.

Leeggoed

(alleen indien leeggoedmodule actief): het bedrag aan leeggoed wordt hier weergegeven.

 

 

Protip

Snel verderwerken? Gebruik de PgDn (Page Down) toets op uw klavier. Zo springt u onmiddellijk naar het detail-gedeelte van het document. Enige voorwaarde is dat alles netjes ingevuld is in de hoofding.

 

Verder werken met documenten: zie Detail van een document