Het nut van artikelimport

Navigation:  Uitbreiding commercieel beheer > Artikelimportwizard >

Het nut van artikelimport

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Uw rapportage en informatie staat en valt met een goede artikelnummering. U wilt te allen tijde er voor zorgen dat uw artikelen en prijzen up to date zijn. Om één en ander te kunnen bewerkstelligen is er een methode nodig, waarmee de artikelen snel geïmporteerd kunnen worden. Leveranciers stellen lijsten ter beschikking waarmee u automatisch uw artikelen ofwel kunt bijmaken, ofwel kunt aanpassen.

 

Enkele scenario's waarvoor de artikelimportwizard uiterst geschikt is:

 

1.Uw leverancier brengt regelmatig nieuwe producten uit. Deze worden aangeleverd in een gestructureerde spreadsheet. De artikelen die niet meer beschikbaar zijn, worden automatisch 'einde reeks' gezet, bestaande krijgen een eventuele prijsaanpassing, en nieuwe worden automatisch toegevoegd.

2.Wekelijks krijgt u een referentie-bestand van uw leverancier, waarbij de nieuwste (dag-)prijzen beschikbaar worden gezet naast de referentie van het artikel. Met de artikelimportwizard kunt u bliksemsnel de informatie à jour brengen.

3.U krijgt een aparte spreadsheet van een tweede leverancier. U wenst deze te gebruiken om snel de leveranciersinformatie toe te voegen aan de bestaande artikelen, zodat u bij bestellingen makkelijk kunt kiezen uit beide leveranciers, afhankelijk van hoe hun prijs en beschikbaarheid zit.

4.Uw leverancier bezorgt dagelijks stockinformatie, die u ook intern in uw systeem wenst bij te houden. Ook dit is mogelijk met de artikelimportwizard

5.U heeft een bestand met een tiental kolommen, telkens de referentie van de leverancier, samen met de overeenstemmende prijs. U kunt deze informatie automatisch invoegen, en DBFACTw maakt automatisch de leveranciers per artikel aan.

6.Een leverancier beslist om met staffels te werken, ook kwantiteitskorting genoemd. U ontvangt een bestand met de verschillende prijzen, afhankelijk van de minimum bestelhoeveelheid

7.Een leverancier heeft een bestand met tal van extra informatie over zijn producten. U beslist om dit bestand te gebruiken om snel deze interessante extra informatie in uw DBFACTw dossier te integreren. Daarmee kunt u makkelijk showroometiketten afdrukken, of deze informatie automatisch afdrukken op de prijsoffertes of bestelbons.

 

 

Ervaring en praktijk leren ons dat het aanleveren van dergelijke lijsten door uw leverancier geen sinecure is. Verschillende struikelblokken liggen op onze weg:

 

Bestanden worden aangeleverd in formaten die niet leesbaar zijn: het is verwonderlijk te zien dat er nog steeds bedrijven zijn die hun artikelinformatie leveren in de vorm van een programmaatje dat je moet installeren. DBFACTw kan "alleen" met txt, dbf en xls – documenten overweg. Met dit soort documenten heeft u zowat het hele scala aan standaardformaten.

 

Bestanden zijn digitale catalogussen: nog een oud zeer waarbij de leverancier zijn bestanden in Excel aanlevert als een document waarin allerlei stijlinformatie wordt gebruikt zoals foto's, hoofdingen, verschillende sheets. DBFACTw kan hiermee niet overweg en u moet de spreadsheets eerst opkuisen en er overtollige informatie uit verwijderen.

 

Bestanden beantwoorden niet aan de structuur die moet worden gebruikt: een bestand kan op het eerste gezicht wel inleesbaar zijn maar soms werden macro's gebruikt, werden verwijzingen gebruikt en zijn cijfers weergegeven als velden zonder waarde. Een deugdelijke controle is aan de orde!

 

De structuur van de database verschilt bij een volgende editie: als uw leverancier een wijziging aanbrengt aan de lay-out van de bestanden dan bent u gezien. De template zal opnieuw moeten worden aangemaakt

 

De leverancier brengt geen structuur in de database waardoor een indeling naar groep en soort bijna onmogelijk wordt. Er zijn wel in de wizard een aantal instrumenten voorhanden om toch een indeling te maken maar het is een titanenwerk om dit op een 100% correcte manier te gaan controleren.

 

Van het assortiment van de leverancier wordt slechts een klein gedeelte gebruikt maar de leverancier levert de bestanden als één geheel en geeft u geen prijslijst met de door u gekochte artikelen. Het is aan u om te overwegen of het de moeite loont om de artikelen in te lezen, alles in acht nemend. Anderzijds moet u weten dat u in DBFACTw ook beschikt over een catalogusbestand, een bestand dat wordt gebruikt om artikelen in te lezen in een bestand dat los staat van uw artikelbestand. U kunt dan artikelen vanuit de catalogus automatisch laten overzetten in het artikelbestand.

 

En het ergste is dat er geen verbetering te verwachten is: meer nog, u zult waarschijnlijk alles telkenmale opnieuw moeten opkuisen en corrigeren want leveranciers zijn niet onmiddellijk geneigd om voor iedere klant een aparte prijslijst aan te maken.

 

Maar niet getreurd, met het overgrote deel van de bestanden valt wel degelijk te werken. Met de tools die we in de wizard hebben voorzien kan u straks hele bestanden inlezen in uw artikelbestand.

 

Klungelalarm

Soms gebeurt het dat de prijzen van de artikelen die worden geïmporteerd allemaal worden afgerond naar decimalen (cijfers na de komma verdwijnen). Dit heeft te maken met de landinstellingen in Windows. Dit is op te lossen door de optie in de "Veranderen Variabelen-Artikelen-import-Decimaalteken voor import" op hetzelfde teken te zetten zoals dit ingesteld in de landinstellingen in Windows. Zie hier.