Stap 2: Geplande onderhouden vastleggen

Navigation:  CRM > Uitbreidingen op CRM functies > Actie-planning >

Stap 2: Geplande onderhouden vastleggen

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

De volgende logische stap in ons proces is het vastleggen van onze onderhouden (lees: acties). Wij zijn er dus van uit gegaan dat u op gelijk welk moment uw klanten wenst te contacteren om uw afspraken die nog niet vast liggen definitief vast te leggen. In de meeste gevallen hebben we gezien wordt er wel een interval afgesproken maar wordt er nog geen definitieve datum, laat staan uur, vastgelegd.

 

Om dit te verwezenlijken kunnen we het scherm Nog te plannen onderhouden gebruiken (via direct-menu 935).

 

 

Bovenaan kan u een periode ingeven waarin de planningsdatum valt. Door op de button berekenen te klikken worden alle onderhouden opgehaald die nog gepland dienen te worden, m.a.w. diegene die nog niet vastgelegd zijn.

 

De onderhouden moeten aan de volgende criteria voldoen:

Er moet een interval ingevuld zijn (wat aanduidt dat het gaat om een onderhoud)

Er moet een planningsdatum ingevuld zijn (welke valt in de bovenaan ingestelde periode)

Het onderhoud mag nog niet afgewerkt zijn

Er mag nog geen effectieve datum ingevuld zijn, m.a.w. er mag nog geen datum voor het onderhoud vastgelegd zijn.

 

In de grid krijg je een overzicht van alle onderhouden die nog vastgelegd dienen te worden. Twee kolommen kunnen aangepast worden: de datum en het uur. Via de button Opslaan kunnen de ingegeven data en uren bewaard worden. Onder de grid worden informatief de telefoonnummers van de klant weergegeven. Via de functietoets F12 kunnen steeds de verkorte relatiegegevens worden opgevraagd.

Ook het onderhoud kan steeds in detail worden opgevraagd door te dubbelklikken in de grid of door onderaan op de button Opvragen te klikken.

 

Dit overzicht van nog te plannen onderhouden kan ook altijd worden afgedrukt via de button Afdrukken. Er is standaard keuze tussen een layout met de data en de uren ingevuld of een layout waarin de data manueel kan worden ingevuld.

 

 

De nieuw vastgelegde afspraken kunnen worden geëxporteerd naar Microsoft Outlook via de button Outlook. De einddatum en de eindduur worden automatisch ingevuld op basis van de geplande duur. Meer informatie over planningen in Outlook kan u hier vinden.

 

 

 

Klungelalarm

Alvorens we kunnen verder gaan met de volgende stap is het uiteraard logisch dat de geplande datum en uur verstreken, of m.a.w. dat het geplande onderhoud afgewerkt is.

 

 

 

Bevestigingen via e-mail (e-mail bevestigingen)

 

Via direct-menu 14 is het mogelijk om een standaard e-mailbericht op te stellen dat u wenst te gebruiken om uw zopas gemaakte afspraak te bevestigen naar uw relatie.

 

We komen dan in volgend scherm...

 

 

Documenttype:

Selecteer hier het documenttype waarvoor u een e-mailbevestiging wenst op te stellen. In dit geval gaat het dus om een actie-bevestiging.

Beschikbare velden:

Dit zijn de velden die automatisch kunnen worden ingevuld met de juiste data in de e-mailbevestiging. U duidt hier het gewenste veld aan en u drukt op de button Toevoegen. Het geselecteerde veld wordt vervolgens op de plaats gezet waar je cursor zich op dat moment bevindt.

Onderwerp:

Vul hier een onderwerp in voor deze e-mailbevestiging

Bijlagen:

Zoals in elke e-mailform kan ook hier een bijlage worden gekoppeld. Deze wordt dan bij elke bevestiging meegestuurd.