Gemeenschappelijke bestanden

Navigation:  Uitbreiding commercieel beheer > Prijzenmatrix >

Gemeenschappelijke bestanden

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Er bestaat een mogelijkheid om de prijzenmatrix gemeenschappelijk te zetten. Wees echter steeds voorzichtig in het gebruik van het de gemeenschappelijke prijzenmatrix.

 

 

Voorwaarden

 

Om een gemeenschappelijke prijzenmatrix te kunnen gebruiken moeten volgende zaken best gemeenschappelijk staan over de verschillende dossiers:

 

Gemeenschappelijk relatiebestand

De relaties worden over de verschillende dossiers heen gemeenschappelijk gezet. Indien een probleem zich voordoet, zullen automatisch heel wat gegevens gemeenschappelijk gezet worden.

We hebben het dan over

- contactpersonen

- afspraak types

- interessecodes en interessecodes per relatie

- (leverings-)adressen

- relatiecodes

- resultaat afspraak

- titels (aansprekingen)

- Website informatie

- toegangsbeheer webservers

- sectoren

- activiteiten

- klantenkaarten

- klantenkaart details  (de artikelen op de klantenkaart)

- klantenkaart hoofding

...

Aangezien de prijzenmatrix verwijst naar relaties, moet voor een gemeenschappelijke prijzenmatrix deze optie geactiveerd zijn in het dossier.

Gemeenschappelijk artikelbestand

Als het artikelbestand gemeenschappelijk wordt gezet, worden volgende bestanden gemeenschappelijk

- artikelen

- artikel prijzen

- artikel verpakkingen

- blokartikelen

- groepen

- soorten

- merken

- prijsformules

- soort eenheden

- staffels

- samenstellingen artikel

- artikel foto's

 

Aangezien veel rules van de prijzenmatrix gebaseerd zijn op artikelen of delen van een artikel, moeten deze gemeenschappelijk gezet zijn.

Divisie

De divisies moeten in de parameter in alle dossiers gelijk gezet worden. Opgelet, dit gebeurt niet automatisch door DBFACTw.

Bij aanpassingen van divisies kunt u er best voor zorgen dat dit onmiddellijk in andere dossiers gelijkgesteld wordt.

Valuta

Indien vreemde valuta gebruikt worden, moeten deze ook bij een gemeenschappelijke prijzenmatrix gelijk aangemaakt worden.

Als u een valutacode aanmaakt in één dossier, moet dit ook gebeuren in de andere dossiers.

Betalingsvoorwaarde

Als u meerdere betalingsvoorwaarden gebruikt, moeten ook deze manueel gelijk geschakeld worden over de gemeenschappelijke dossiers.

Transportwijze

Als u meerdere transportwijzes gebruikt, moeten ook deze manueel gelijk geschakeld worden over de gemeenschappelijke dossiers.

Route

Als u meerdere routes definiëert, moeten ook deze manueel gelijk geschakeld worden over de gemeenschappelijke dossiers.

Stockplaats

In geval gebruik wordt gemaakt van prijzen die afhankelijk zijn van meerdere stockplaatsen, ook deze over de verschillende dossiers gemeenschappelijk moeten zijn, anders verkrijgt men bv. verkeerde namen.

BTW-codes

Deze worden weliswaar niet gebruikt in de prijzenmatrix. Aangezien deze gebruikt worden op zowel de relatie als het artikel, moet u er ook voor zorgen dat beide bestaan in alle dossiers.

Grootboekrekeningen

Aangezien bij een relatie de grootboekrekeningen staan, moeten de grootboekrekeningen die gebruikt worden op de relaties, in alle dossiers aangemaakt zijn. Ook voor de artikelen geldt dezelfde opmerking.

 

 

 

Tip

 

Het gebruik van de gemeenschappelijke prijzenmatrix kan alleen als relaties EN artikelen gemeenschappelijk staan. De voordelen zijn dat een artikel slechts één keer moet aangemaakt worden. Nadelen zijn dat ook prijzen en stock, aankoopgegevens etc. ook gemeenschappelijk staan. Misschien is dat niet hetgeen wat u wenst.

 

U kunt ook gebruik maken van de artikelimportwizard om te creëren of aan te passen artikelen via één artikelimportwizard in te lezen in de meerdere dossiers. Indien u slechts aanpassingen in bulk uitvoert, hoeft u dan slechts één keer de spreadsheet aan te passen, en dan de import template in de verschillende dossiers te laten lopen.

 

Bespreek best met uw DBFACTw specialist wat u het beste lijkt.

 

 

 

Randopmerkingen

 

Bij gemeenschappelijke bestanden

kan een lokale kopie niet meer gebruikt worden

moet u bij het updaten van een bestand altijd eerst het 'bron'dossier updaten

bij een gemeenschappelijk artikelbestand, zorgt u er best voor dat het relatiebestand zeker ook gemeenschappelijk staat. Immers, heel veel links (verwijzingen) op het artikel, verwijzen naar gegevens uit relaties (bv. de leveranciers).

moet u er van uit gaan dat alle artikelen gemeenschappelijk staan.  Indien u slechts een beperkt aantal artikelen nodig heeft, is het veel beter om slechts de artikelen te importeren uit het ene dossiers, via de artikelimportwizard.

gelieve bij het doorsturen van een dossier naar de helpdesk ook te melden dat u een gemeenschappelijk relatie of artikelbestand heeft, zodat ze dat apart kunnen ophalen

herstelling van zakencijfers moet steeds in de volgorde gebeuren van eerst het 'hoofd'dossier, daarna ieder subdossier apart

bij een gemeenschappelijk artikelbestand kunt u een groep/soort of volgnummer niet meer wijzigen. Ook artikelen samenvoegen kan niet uitgevoerd worden.

bij een gemeenschappelijk relatiebestand kunt u de relaties niet samenvoegen.

bij een gemeenschappelijk artikelbestand lopen alle prijzen (ook inkoopprijzen) over alle dossiers hetzelfde. Indien u wenst te opteren voor 'intercompany' transfertprijzen, kunt u beter geen gebruik maken van deze zaken.

Naar modules omtrent stockbeheer (backorder opvolging, toewijzingsmodule) is het streng af te raden gemeenschappelijke bestanden te gebruiken.