Gebruik

Navigation:  De Boekhouding > Uitbreiding op boekhouding > Integratie met Companyweb >

Gebruik

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Door de integratie met Companuweb te activeren worden er 5 extra functies actief in DBFACTw. We bespreken deze in detail...

 

 

Integratie 1: Auto-completering van de gegevens bij ingave van het BTW nummer

 

Als er een nieuwe relatie wordt aangemaakt is het voldoende om enkel het BTW nummer in te geven in DBFACTw en de rest van de gegevens worden automatisch aangevuld.

We starten uiteraard eerst met het aanmaken van een nieuwe relatie, waar we vervolgens in het Naam veld het ondernemingsnummer invullen dat we hebben gekregen van onze klant.

 

 

Na het drukken op de toets <ENTER>, worden de beschikbare gegevens van deze relatie ingevuld. Het gaat hier dan over de velden Naam, Adres, Postcode, Plaats, Land, Titel en Ondernemingsnummer.

Door van deze functie gebruik te maken bent u altijd zeker dat de ingevoerde gegevens in DBFACTw de correcte zijn.

 

 

 

 

Integratie 2: Verificatie van de ingevulde gegevens in DBFACTw

 

Hoeveel valt het niet voor dat de relatie-gegevens die u destijds inbracht in DBFACTw niet kloppen. Welnu door deze functie te activeren kan u d.m.v. één druk op een button een verificatie gaan doen met de beschikbare gegevens van Companyweb. Na het drukken op het Companyweb-symbool wordt er een verbinding gemaakt met de server van Companyweb en worden de gegevens gecontroleerd. Er wordt vervolgens een voorstel gedaan tot aanpassing van de foutieve gegevens.

 

In mijn voorbeeld heb ik de relatiefiche van de firma TML lichtjes aangepast om te kunnen demonstreren wat de aanpassingen zijn die worden voorgesteld doorCompanyweb.

 

 

Na het aanklikken van het wereldbol-symbooltje op de relatiefiche (hierboven omkaderd), en na selectie van de optie Companyweb wordt er een connectie gemaakt met Companyweb en komt u in onderstaand scherm terecht.

 

 

In het groen weergegeven informatie is correct, in het rood weergegeven informatie stemt niet overeen met de gegevens zoals ze bekend zijn bij Companyweb.

Vervolgens kan u aan- of uitvinken of de weergegeven informatie dient aangepast te worden. indien akkoord drukt u vervolgens op de button <Overnemen>. U krijgt vervolgens volgende melding...

 

 

Indien akkoord drukt u uiteraard op de button <Ja>, u zal dan opmerken dat de gegevens in de relatiefiche werden aangepast.

 

 

 

Integratie 3: Opvragen van de financiële gegevens van de geselecteerde relatie

 

U kan diverse gegevens opvragen van de relatie enkel door een druk op de button die beschikbaar is op de relatiefiche in DBFACTw. U krijgt ondermeer:

Inzicht in de financiële toestand van de betrokken onderneming (kredietwaardigheid, solvabiliteit, diverse ratio's,...).

Inzicht in de juridische toestand aan de hand van akten gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.

Tevens kan u de opgevraagde informatie bewaren in het permanent dossier van de klant of leverancier.

 

Laat ons weer als voorbeeld de firma TML nemen...

We vragen de relatie op zoals we altijd doen, door ofwel de relatie op te vragen via F6 of via de verkorte fiche F12 vanuit een document. Op deze relatiefiche zie je een Wereldbol-symbool staan (hetzelfde symbool zoals we in de integratie hierboven hebben gebruikt).

 

 

Indien we hier op klikken krijgen we een aantal opties te zien, waarvan de meeste al ergens besproken zijn in onze helpfile, diegene die ons nu interesseert is de optie Companyweb (zie hieronder)

 

 

Na het aanklikken van deze optie wordt er een verbinding gemaakt met de Companyweb-server die u een overzicht geeft van alle beschikbare documenten voor deze geselecteerde firma.

 

 

De verschillende beschikbare kolommen kunnen zoals altijd worden gesorteerd. Documenten die kunnen worden geopend door gebruik te maken van de button Opvragen zijn weergegeven in de blauwe kleur.

 

 

 

 

Integratie 4: Completering lijst van de ontbrekende BTW-nummers in DBFACTw

 

Via direct-menu 193 kan u al geruime tijd via DBFACTw een lijst genereren van ontbrekende BTW-nummers. De integratie met Companyweb is in die mate gevorderd dat we via dit scherm rechtstreeks het BTW-nummer kunnen opzoeken én automatisch kunnen laten invullen.

We bekijken dit even in detail...

 

Eerst genereren we een lijst via Direct-menu 193, vervolgens komen we in ons overzicht met relaties die géén ingevuld BTW-nummer hebben.

 

 

We selecteren de gewenste relatie en drukken op het Companyweb symbool. Er wordt vervolgens een connectie gemaakt met de Company FTP server waarna er vervolgens een voorstel wordt gedaan.

 

 

 

Vervolgens druk je op de button Opslaan waarna de weergegeven gegevens worden bewaard op de relatiefiche na bevestiging.

 

 

 

 

Integratie 5: Gebruik in samenwerking met de relatiewerklijst

 

In de relatiewerklijst kan men ‘collectief’ een aantal relaties gaan testen op een waarschuwingsstatus. Met waarschuwingsstatus bedoelen we een situatie van faillissement, in vereffening of andere situaties die om extra aandacht vragen.

 

Er zijn twee mogelijkheden:

 

1.geen enkele relatie is gemarkeerd. Men klikt op de button ‘Companyweb’, en onmiddellijk wordt gecheckt of deze relatie met zijn btw-nummer een waarschuwingsstatus bezit

2.één of meerdere relaties zijn gemarkeerd: DBFACTw overloopt al deze relaties één per één, en controleert of er geen waarschuwingsstatus op terug te vinden is. Indien de relatie een waarschuwingsstatus bevat, blijft de relatie gemarkeerd, in het andere geval wordt de markering van de relatie uitgezet. Na de procedure krijgt men een melding hoeveel relaties een waarschuwingsstatus hebben (anders krijgt men een melding dat alles ok is)

 

 

Protip

Aangezien alleen nog de speciale gevallen gemarkeerd blijven na de controle, kan men gemakkelijk deze relaties met <globaal wijzigen> bijvoorbeeld:

blokkeren

iets toevoegen in de opmerking

een interessecode toevoegen (of verwijderen)

een kredietlimiet instellen

iets toevoegen in de memo

aanpassing van de prioriteit