FAQ

Navigation:  Uitbreiding commercieel beheer > Artikelimportwizard >

FAQ

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Show/Hide Hidden Text

Aangezien de artikelimport een zeer krachtige module is, vormt deze veelal een vorm tot het stellen van veel vragen naar de helpdesk toe. Het is daarom handig om deze veel gestelde vragen eventjes door te nemen.

 

Ik slaag er niet in meerdere leveranciers mee te importeren

Het beste is in dit geval al zeker te werken met artikelaankoopbeheer versie 3.  Belangrijk is dat daar DBFACTw op zoek gaat per artikel om te zien of de referentie aangemaakt mag worden op het artikel of niet. DBFACTw geeft alleen maar een foutmelding op het artikel (indien het dat niet kon bijmaken), maar niét bij de extra leveranciersinformatie. In de tekst bij de koppelingen vindt u hierover nog extra informatie terug.

 

Het programma stelt mij voor dat alle artikelen gecreëerd zullen worden, terwijl deze reeds bestaan

In dat geval heeft u ongetwijfeld een verkeerde 'updatesleutel' gekozen. Immers, DBFACTw gaat via uw informatie op zoek of het artikel reeds bestaat, en vindt deze referentie niet terug. Klik in dit geval zeker niet op 'importeren', of uw artikelen zitten er meerdere keren in, maar ga op zoek wat de juiste updatesleutel moet zijn.

 

Ik wil alleen prijzen aanpassen, en toch vraagt DBFACTw mij om tal van velden te koppelen

U heeft wellicht bij stap 3 ook aangeduid dat er eventueel artikelen aangemaakt moeten worden. In dat geval vraagt DBFACTw om ook alle velden die er 'eventueel' voor zullen zorgen dat een artikel aangemaakt moet worden, gekoppeld worden. Dit ziet u aan de vinkjes in de kolom 'verplicht'.  Het volstaat in stap 3 het vinkje dan uit te zetten bij 'creatie', en u zult zien dat er heel wat minder informatie verplicht wordt.

 

Bij het definitief importeren, krijg ik vooral te zien dat er een fout is, wat kan de oorzaak zijn?

Tijdens de simulatie gaat DBFACTw van een aantal veronderstellingen uit. Echter, deze kunnen reeds gewijzigd zijn tijdens de definitieve import. Zo kan het voorkomen dat DBFACTw eerst zegt dat het een artikel wilt bijmaken, terwijl het bij de definitieve import daar niet in slaagt. Vergeet niet dat andere gebruikers tijdens het importeren ook nog kunnen werken, en dat DBFACTw in de simulatie niet kan weten of een bepaald artikel wel kàn aangemaakt worden.

Zo komt het regelmatig voor dat het programma tijdens de import met een updatesleutel 'leverancier + referentie leverancier', eerst bepaalde dat het artikel gecreëerd moet worden, maar dat met de in de import voorgestelde combinatie groep, soort en volgnummer (het artikelnummer dus) toch al bij een ander artikel bestaat. Aangezien een artikelnummer steeds uniek moet zijn, kan DBFACTw het artikel niét aanmaken.

 

Protip

Gebruik daarom liefst voor het volgnummer een unieke nummering, die door DBFACTw zelf automatisch oploopt. Op die manier is de kans dat DBFACTw uiteindelijk het gewenste artikel niet kan bijmaken veel kleiner. Dit kunt u doen bij de juiste parameters.

 

 

Ik probeer hetzelfde template te gebruiken met een bestaande template, maar krijg foutmeldingen

Bij het gebruik van een bestaande template zal DBFACTw telkens àlle koppelingen met uw nieuw importbestand opnieuw evaluere. Indien er één koppeling niet volledig in orde is, zal de import niet doorgaan. Deze manier van denken valt onder het 'voorzichtigheidsprincipe'.

Enkele (veel voorkomende) oorzaken van foutmeldingen:

u heeft andere namen gekozen voor de kolommen, waardoor DBFACTw deze niet meer terugvindt. Het volstaat de koppeling te bewerken en de koppeling opnieuw te voorzien, zodat alles opgelost is.

voor 'verplichte' matching tabellen zijn in het nieuwe importbestand nieuwe bronwaarden gevonden.

een kolom in het importbestand is plotseling van een nieuw type. Waar het vroeger bij voorbeeld een karakterreeks was, is het nu numeriek.

 

Moet ik voor alles wat ik importeer een kolom in mijn spreadsheet hebben?

Helemaal niet. Het kan voorkomen dat voor alle te importeren artikelen steeds dezelfde waarde gehanteerd wordt. In dat geval kunt u een 'standaard koppeling' forceren.

 

Ik importeer mijn artikelbestand met de nieuwe prijzen. Al mijn omschrijvingen zijn opnieuw aangepast, terwijl ik deze in DBFACTw gewijzigd had

U heeft een vinkje te veel gezet bij de koppeling van uw omschrijving. Bij het 'update type', kunt u daar de omschrijving invullen bij creatie en/of update. Aangezien u ook een vinkje heeft geplaatst bij 'update', kiest de importwizard er voor om ook bij de wijziging uw omschrijving aan te passen.

 

Kan ik zogenaamde 'psychologische prijzen' importeren in DBFACTw?

Psychologische prijzen zijn de typische prijzen die gebruikt worden in handelsondernemingen. Klanten zien liever een prijs aan 99 € ipv 101. Stel dat u alle prijzen wenst af te ronden met 9 op het einde, dan volstaat volgende formule, er van uitgaand dat VKPINCL de (niet psychologische) prijs is uit uw spreadsheet:

 

ROUND(VKPINCL/10,0)*10 -1

 

Redenering: de prijs wordt eerst gedeelt door tien, zodat eigenlijk afgerond wordt op het tiental. 97 wordt 100, 94 wordt 90, 199 wordt 200. Als we daar één eenheid in mindering brengen, wordt 97 daardoor 99, 94 wordt 89, 199 blijft... 199.  Als we echter steeds naar boven willen afgerond zien, vervangen we de functie ROUND door CEILING:

 

CEILING(VKPINCL/10)*10-1

 

Hoe kan ik meerdere kostencodes importeren?

Voor verschillende velden kan u meerdere dingen importeren. U duidt hiervoor het gewenste veld aan, dit is in ons geval CST: Kostencode en druk vervolgens op de button <Nieuwe instantie>. Er wordt dan een 2de veld aangemaakt met deze naam zodanig dat u dit kan koppelen aan uw 2de kost die u wenst te importeren.