Enkele Tips...

Navigation:  CRM > Uitbreidingen op CRM functies > Uitgebreid Relatiebeheer > Relatie Importwizard > Hoe de module relatie-import gebruiken? >

Enkele Tips...

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Enkele tips voor het importeren van relaties...

 

We weten allemaal dat de meeste 'rigide' systemen, afkomstig uit de donkere tijden van de boekhoudpakketten, steeds een apart klanten en leveranciersbestand hadden. Dit leidt meestal tot de nodige problemen bij de conversie, aangezien...

 

1.DBFACTw slechts één nummering heeft voor alle relaties samen!

2.Door de aparte import van klanten en leveranciers, de kans dat relaties dubbel aanwezig zijn niet ondenkbaar is.

 

Daarom enkele tips voor de conversie:

 

1.Importeer eerst de leveranciers. Deze hebben dan de kleinste nummers, en vormen ook de basis voor de artikels (klanten kunnen dan later geïmporteerd worden)

 

2.Een eenvoudige truc om de oude klanten- en leveranciersnummers mee te nemen, zonder te verwarren met de nieuwe nummers van DBFACTw, is het gebruik van het 'alternatief nummer'. Op het tab-blad 'klant' van de relatiefiche, kun je een alternatief nummer ingeven. Indien dit ingevuld is, wordt daar ook op gezocht in de ultrasearch. Om de verwarring niet te krijgen met de nummers uit DBFACTw kiezen we een ander 'format', zodat we ten allen tijde kunnen forceren om op dit alternatief nummer te zoeken. De formule die daarvoor gehanteerd moet worden (rekening houdend dat de kolom in de spreadsheet met het oude nummer 'levnum' heet):

 

           a. Veelal gaat het over numerieke velden, en dan gebruiken we volgende formule...

 

              "L" + chrtran(transform( val( levnum ) ,"@L ####"),"_","0")

     Je bekomt dan voor relatie 100 het resultaat: L0100, voor relatie 3 : L0003, en voor relatie 2499: L2499.

 

 b. Bij 'karakter'-waarden, kunnen we hetzelfde principe toepassen, bv: levnum (als karakter)

 

    "L" + padl( levnum,5) leidt bv. voor "AEG" tot L__AEG en "BOSCH" tot "LBOSCH"

    (opgelet: het _-teken moet vervangen worden door een spatie. )

 

 

Zoals je ziet is dit allemaal heel éénduidig, en de kans dat er toevallig een relatie bestaat met dergelijke naam is uitermate klein.

Bovendien wordt in de auto-matching voor het importeren van de artikels, ook deze zoektocht gebruikt. Als je dan uit een spreadsheet de oude leveranciersnummers gebruikt, kun je deze volautomatisch en direct gaan koppelen.

Als je dan later in DBFACTw met F6 een relatie zoekt, kun je eenvoudigweg L0100 typen, aangezien je bvb. nog het oude nummer van buiten kende.

Op deze manier is de overgang een heel pak eenvoudiger te maken.

 

3. Wat dan met de dubbele relatie? Ontegensprekelijk dat dit voorkomt, maar aangezien de leveranciersnummers veelal meer gekend zijn, wordt in de organisatie steeds de afspraak gemaakt bij de start, dat vanaf het begin de kleinste nummer genomen wordt. De nummers van de dubbele relaties worden genoteerd, en via de optie 'relaties samenvoegen' in het relatie-menu kan eenvoudigweg achteraf beide relaties samengevoegd worden.

Belangrijk is dat de hoofdinformatie bij de kleinste nummer blijft bestaat (L0100 zal dus blijven bestaan, maar de Klant-referentie voor dezelfde relatie zal verdwijnen, wat minder erg is dan de oude nummer van de leverancier).

 

4. Ook bijkomende imports, om bvb. andere velden nog te converteren zijn op deze manier probleemloos. Door de formule zoals hierboven vermeld, zijn bijkomende imports 'gekoppeld' via de sleutel 'alternatief nummer', die de relaties correct terugvindt, en de bijkomende informatie aan de juiste relatie bijschrijft.

 

 

Protip

Dezelfde werkwijze kan worden gebruikt om klanten te importeren, we vervangen dan de letter L door de letter K.