Documentkoppelingen in DBFACT

Navigation:  Starten met DBFACTw >

Documentkoppelingen in DBFACT

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

In DBFACT is het mogelijk om aan allerhande items documenten, mails... te koppelen. Vanaf versie 2.61eaa is dit systeem herzien zodat deze werking overal in DBFACT uniform wordt toegepast.

 

Aan de volgende zaken in DBFACT kunnen documenten en items gekoppeld worden:

 

Relatie

Actie

Factuur

Aankoopfactuur

Artikel

Klacht

Creditnota

Aankoopcreditnota


Unit

Leveringsbon

Bestelbon leverancier


Project

Prijsofferte

Receptie


Helpdesk Case

Leveringsbon




Bestelbon klant




Servicerapport




Consignatie




RMA inkomend




RMA uitgaand


 

 

De volgende documenten/items/...kunnen worden gekoppeld:

 

Relatie

Actie

Factuur

Aankoopfactuur

Email (Outlook)

Artikel

Klacht

Creditnota

Aankoopcreditnota

Email (tekstueel)


Unit

Leveringsbon

Bestelbon leverancier

SMS


Project

Prijsofferte

Receptie

Fax


Helpdesk case

Leveringsbon


Extern bestand



Bestelbon klant


Mapnaam



Servicerapport


URL



RMA inkomend


Bestand -> Scanner



RMA uitgaand



 

 

Van waar is deze functionaliteit overal op te roepen?

 

Vanuit elk document (zie lijst hierboven) kunnen de gekoppelde items worden opgeroepen via de button <Gekoppelde Documenten> of <Documenten>. De omschrijving hiervan kan in bepaalde schermen afwijken.

 

Bij de relaties kan u deze vanuit het relatieoverzichtsscherm (F6), de relatiefiche, het beknopte relatiegegevensscherm (F12) en ook vanuit het relatie-snelmenu (rechter klik op een relatie in een grid).

 

Bij de artikelen kan dit via de button <Gekoppelde documenten>  op de artikelfiche, via het artikel-overzichtsscherm (F7) en via het artikel snelmenu (rechter klik op een artikel in een grid).

Bij de documenten staat de optie verborgen onder de button <Globale informatie> en daar de optie Gekoppelde documenten.

 

Protip

Bij het openen van een document gaat een melding worden gegeven indien er reeds documenten gekoppeld zijn. Dit kan een melding zijn of dit kan onder de vorm van de button die ofwel VET ofwel wordt weergegeven in een kleur.

 

 

Overzichtsscherm van de gekoppelde items

 

Als we klikken op de button krijgen we het volgende scherm te zien:

 

Dit scherm gaat overal in DBFACT terugkeren waar documenten kunnen worden gekoppeld of documenten zijn gekoppeld. Laat ons dit scherm even van dichterbij bekijken.

Deze grid geeft dus alle gekoppelde documenten/items weer. In mijn specifieke geval zien we dat er reeds verschillende items zijn gekoppeld, nml enkele emails, een sms, een mapnaam, een bestand, een document en een URL. Dit geeft ons onmiddellijk een kijk op de verschillende mogelijkheden van hoe dit systeem kan worden toegepast.

 

Items die in het rood worden weergegeven zijn ontbrekende koppelingen. Dit wil zeggen dat het gekoppelde bestand op de ingestelde locatie fysiek niet meer bestaat. Alleen items die een fysieke plaats op een schijf hebben kunnen een ontbrekende koppeling hebben, nml emails (het Outlook msg-bestand), externe bestanden, faxen (PDF) en een mapnaam. Alle andere gekoppelde items worden niet gecontroleerd.

 

In de grid kan ook worden teruggevonden wie het item heeft toegevoegd én wanneer deze koppeling is gelegd. In de kolom Taal kan de taal van het gekoppelde item worden ingesteld. Dit werd vroeger reeds gebruikt bij de aan het artikel gekoppelde bijlagen.

Bij het versturen van een email vanuit een document kunnen de bijlagen gekoppeld aan de artikelen die op het document aanwezig zijn worden toegevoegd aan de email en dit volgens de taal van de relatie van het document.

 

Bovenaan in deze grid zien we bij Gekoppeld aan waar de items in de grid aan gekoppeld zijn. in geval van een relatie of een artikel wordt de naam/omschrijving van de relatie of het artikel weergegeven.

 

 

Toevoegen van nieuwe items

 

Het toevoegen van nieuwe items kan op 2 manieren gebeuren, nml via de button <Toevoegen> of via het Drag&Drop systeem.

 

button <Toevoegen>:

 

Hier kan worden gekozen uit een lijst van toe te voegen items. Deze items staan gegroepeerd. Als een item wordt gekozen wordt het bijhorende selectiescherm getoond. Bij een email wordt bvb de Outlook-inbox getoond. Bij een aankoopfactuur kan dan een aankoopfactuur worden geselecteerd.

 

Klungelalarm

Het item Ophalen van Scanner is alleen beschikbaar als er een TWAIN-driver beschikbaar is op het werkstation. Ook moet het bestand EZTW32.DLL in de DBFACT-map aanwezig zijn. Deze DLL is bij TML bvba vrij verkrijgbaar.

 

Drag & Drop systeem:

 

Een eenvoudigere manier om snel items toe te voegen is door het gebruik van het Drag & Drop systeem. Met dit systeem volstaat het om items uit externe programma's te slepen naar de grid en het gesleepte item zal automatisch worden toegevoegd. Deze Drag & Drop functionaliteit is voorzien voor volgende items:

 

Emails

: Emails uit eender welke map slepen vanuit Outlook

Bestanden

: Vanuit uw bureaublad/Verkenner/Deze computer/...

URL's

: Vanuit de browser (Internet Explorer/Mozilla FireFox/...) kan het icoontje naast de URL worden gesleept naar de grid. Ook alle links in een pagina (onderlijnd) kunnen gesleept worden.

 

Het volstaat dus om icoontjes, bestanden, emails uit de externe programma's te slepen naar de grid en los te laten. Als een item sleepbaar is zal op het moment dat het item over de grid komt de muiscursor veranderen naar onderstaand icoontje:

Protip

Toegevoegde emails vanuit Outlook worden na het bewaren in een submap van het dossier gekopieerd. Het is dus niet nodig om de emails nadien nog in Outlook te bewaren.

 

 

Openen van gekoppelde items

 

Gekoppelde items kunnen vanuit het overzichtsscherm worden geopend door te dubbelklikken op een item in de grid of door te klikken op de button <Openen>.

 

U kan ook de locatie openen waar een item zich bevindt. Dit kan uiteraard alleen bij items die zich fysiek op een schijf bevinden, nml elk extern bestand, email (.msg-bestand), mapnaam en fax. Alle andere items staan niet bewaard op een schijf en hiervan kan dus de locatie niet worden geopend.

U opent de locatie door te klikken op de button met het bestand-icoontje () Het icoontje wordt niet getoond indien u op een item staat waarvan de locatie niet kan worden geopend.

 

Enkele voorbeelden:

 

Als er een mapnaam c:\DBFACT\ is toegevoegd aan de items zal de map c:\DBFACT\ worden geopend

Als er bvb het extern bestand N:\Documents\Word\Zenders.xls is toegevoegd, dan zal de map N:\Documents\Word\ worden geopend.

 

 

Verwijderen van gekoppelde items

 

Items kunnen uit de lijst verwijderd worden door een item te selecteren in de grid en op de button <Verwijderen> te klikken. Meerdere items tegelijkertijd verwijderen kan door deze eerst te markeren en vervolgens op de button <Verwijderen> te klikken. In beide gevallen zal een bevestiging gevraagd worden.

 

 

Opmerking toevoegen aan een item

 

Aan elk item kan een opmerking worden toegevoegd. Deze kan worden opgevraagd/gewijzigd via de button <Opmerking>

 

De opmerking kan altijd worden teruggevonden in de kolom Opmerking in de grid. Alleen als de opmerking moet gewijzigd worden of als de opmerking te groot is dient dit scherm gebruikt te worden. De kolom in de grid bevat alleen de eerste 100 karakters.

 

 

Bewaren van de gekoppelde items

 

De gekoppelde items worden bewaard door op de button <Opslaan> te klikken.

Hou er wel rekening mee dat door hier op <Opslaan> te klikken de gegevens onmiddellijk bewaard worden. Vanuit de andere documenten (factuur, bestelbon, maar ook o.a. klachten, acties,...) worden de gekoppelde documenten pas definitief bewaard als het document in kwestie wordt bewaard. Hou hier dus rekening mee, ook al gaat het hier om een wijziging van het document.

 

 

Overzicht van alle documentkoppelingen

 

Er is ook een werklijst voorzien om selecties in alle gekoppelde documenten te kunnen maken. Deze lijst kan worden teruggevonden via direct-menu 1114.

 

Deze werklijst volgt het principe van alle andere werklijsten. Er kunnen verschillende selecties gemaakt worden (zie screenshot hieronder) en deze selectie kan worden bewaard, worden verwijderd,..

 

Zowel de items als de locatie van de items kunnen worden geopend.

 

 

Onderhoud: Opkuisen van de ontbrekende documentkoppelingen

 

Het wordt aangeraden op op regelmatige tijdstippen de lijst van gekoppelde documenten eens uit te kuisen. Dit kan je doen via direct-menu 875 (Ontbrekende gekoppelde bestanden).

 

Als het scherm wordt opgestart kan je via de button <Ophalen> alle gekoppelde documenten bekeken en wordt er gecontroleerd of de koppelingen nog fysiek bestaan.

 

Opgelet: Deze bewerking kan een tijd duren...

 

Nadat de bewerking is voltooid wordt de lijst van ontbrekende documentkoppelingen weergegeven. Deze items kunnen nu worden afgedrukt en/of verwijderd.

 

Klungelalarm

Verwijderde items zijn definitief verloren. Hou hier aub rekening mee!!!!