Document-flow

Navigation:  Commercieel beheer >

Document-flow

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

De dynamiek van een administratie wordt in DBFACT aangeduid met de document flow.  Zo wordt een verkoopscyclus aangeduid in de verschillende fazen van de verkoop en aankoop

 

De verkoop document flow

 

De langste weg die kan worden afgelegd in de verkoop is die van de prijsofferte tot de factuur of creditnota.

 

Prijsofferte

Dit document geeft een lijst weer van de artikelen die voorgesteld worden aan een klant, met hun respectievelijke aantallen en (persoonlijke) prijzen.

Bestelbon klant

Een bestelbon duidt aan dat een klant de intentie heeft om bepaalde artikelen te kopen, voor een bepaalde hoeveelheid en prijs. De artikelen zjin op dat moment nog niet uit stock genomen, maar staan in 'backorder'.

Backorder

Dit is geen echt apart document, maar is wel een 'tussenliggende stap' tussen de bestelbon klant en leveringsbon. Het duidt aan van een bestelbon welke artikelen nog niet uitgeleverd zijn. Niet uitgeleverd betekent dat de artikelen nog niet overgenomen zijn op een leveringsbon of een factuur.

Leveringsbon

Artikelen op een leveringsbon zijn, zijn uit stock genomen, en aan de klant geleverd. De stock is daardoor bijgewerkt (verminderd), maar de boekhouding heeft nog geen gegevens. Leveringsbons hebben daardoor extra mogelijke functies, zoals de mogelijkheid om meerdere leveringsbonnen samen te nemen naar één factuur.

Factuur

Het echte boekhoudkundige document. DBFACT maakt het document aan, maar ook alle boekhoudkundige informatie is realtime bijgewerkt.

Creditnota

Heeft een analoge betekenis als een factuur, maar dan in de negatieve richting.

 

Hoe stappen we van het ene naar het andere document?

 

Bij ingave van een document kan men via de knop 'document inlezen', de gegevens uit een vorige stap overnemen. afhankelijk van het soort document, zorgt DBFACT automatisch voor het al dan niet aanpassen van stock, verwijderen van backorders of het afvlaggen van het document op zich.

 

Er wordt nu verder besproken hoe de algemene richtlijnen zijn rond het ingeven van een document. Per document wordt daarna apart besproken welke functies specifiek gebruikt kunnen worden voor dat bepaald document.

 

DBFACT: flexibel blijven werken

 

Het is niet noodzakelijk om alle stappen te volgen in de commerciële flow. Zo zijn volgende stappen eveneens mogelijk:

 

van

naar

opmerking

prijsofferte

leveringsbon

een klant gaat akkoord met de prijsofferte, en wenst onmiddellijk een leveringsbon van de artikelen die meegegeven worden. Later kan daar de factuur van gemaakt worden.

prijsofferte

factuur

een klant gaat akkoord, neemt de artikelen mee en krijgt onmiddellijk de factuur mee uit de boekhouding

bestelbon klant

factuur

de backorders worden overgenomen op de factuur, zonder dat de stap van de leveringsbon gebruikt wordt.

 

 

Protip

Er is voor de verschillende versies echter een wezenlijk verschil in het gebruik van de backorders. Indien de backordermodule niét actief is in het dossier, kan men van een bestelbon 'als document' rechtstreeks een leveringsbon of factuur maken. Indien deze module echter actief is, wordt altijd gewerkt met het inlezen van backorders.

Het belangrijkste verschil is dat daardoor regel per regel (artikel per artikel) overgenomen kan worden, in plaats van dat één document op zijn geheel overgenomen wordt.

 

 

Andere documenten andere taken

 

Naast de normale workflow zijn ook andere documenten mogelijk, die specifieke taken aanduiden. Deze worden, gezien het hier steeds gaat over aparte modules, apart behandeld. Zo is er de consignatie, de RMA of het servicerapport, dat gedeeltelijk overlappende taken heeft ten opzichte van de standaard workflow, maar gezien hun specifieke aard, toch apart behandeld worden.

Ook de kassamodule heeft zo zijn eigen afhandeling en betekenis. Aangezien deze zeer uitgebreid is, en ook op een aparte module steunt, wordt deze eveneens in een apart hoofdstuk behandeld.

 

De aankoop document flow

 

Ook bij de aankoop is een workflow gecreëerd. Deze is enigszins anders georganiseerd dan bij de verkoop, maar dezelfde lijnen zijn zeker terug te vinden.

 

Orderboeken

In orderboeken wordt genoteerd welke artikelen besteld zouden moeten worden. In de basisversie van DBFACT zit al dergelijk concept. Voor bedrijven die een uitgebreide en flexibele organisatie in de aankoop voor ogen hebben, is het uitgebreid aankoopbeheer een heel interessant concept.

Bestelbon leverancier

We registreren hier dat artikelen besteld zijn bij de leverancier, met hun respectievelijke aantallen, referenties en afgesproken prijzen.

Backorder leverancier

Naar analogie bij de verkoop. Dit is zeker geen apart document, maar hiervoor weten we van een bestelbon leverancier welke artikelen nog verwacht worden.

Receptie

Registratie dat artikelen van een leverancier ontvangen zijn. Deze artikelen worden daardoor automatisch in stock bijgeteld.

Aankoopfactuur

Het boekhoudkundige document van de aankoop.