Digitaal Archief (DocRoom 5)

Navigation:  Certified Add-Ons >

Digitaal Archief (DocRoom 5)

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Eerst en vooral gefeliciteerd met de implementatie van onze wel héél speciale én nuttige module 'DBFACTw digitaal archief' of kortweg DDA genaamd. U heeft als bedrijf de keuze gemaakt om te streven naar een 'paperless office'. Deze keuze brengt uiteraard een aantal enorme voordelen met zich mee.

 

In DBFACTw heeft men de mogelijkheid om bestaande 'papieren' documenten in te scannen en deze te koppelen aan een relatie of aan een artikel. Bij ieder type document heeft men de mogelijkheid het papieren origineel te koppelen door middel van een uniek nummer, ook archiefnummer, archiefkey of archiefbarcode genoemd. Dit unieke nummer is een verwijzing naar een intern object binnen DBFACTw. Meestal gaat het hier over een document (een factuur, kredietnota, prijsofferte, bestelbon, leveringsbon, servicerapport, inkomende factuur of kredietnota), maar ook aan een relatie, een artikel, een project, een klacht of een helpdesk case kan men dergelijke unieke identificatie koppelen.

 

Je hebt niet alleen de mogelijkheid om binnen DBFACTw papieren documenten te koppelen maar je kan nu ook allerhande bestanden koppelen aan je relaties of documenten in DBFACTw.

 

Wat is de bedoeling van een digitaal archief?

Alle mogelijke studies over het elektronisch archiveren van papieren documenten komen tot dezelfde conclusie: de kostprijs van het opstarten en onderhouden van dergelijk archief is vandaag meer dan betaalbaar, en bij een minimum volume van documenten is deze investering zeer snel terugverdiend. De kost die echter blijft doorlopen is de kost van het indexeren.

 

Met indexeren in een digitaal archief bedoelt men de faze na het scannen van de documenten. Immers, nadat de documenten gescand zijn, moet men op één of andere manier duidelijk kunnen maken aan het systeem dat het gescande document bij een bepaald object (zie hoger: document of relatie etc.) hoort.

Dit is iets dat wel gedeeltelijk geautomatiseerd kan worden, bij voorbeeld met OCR technieken, maar waar in de meeste systemen nog steeds een intensieve manuele handeling voor nodig is. De totale kost van het onderhouden van een digitaal archief, loopt dan op afhankelijk van het aantal documenten dat men moet scannen. Deze indexeringsinformatie wordt telkens toegevoegd aan het betreffende ingescande document. Zoekwerk, controle, en kans op fouten: het is allemaal eigen aan het systeem.

 

In DBFACTw hebben we hier een zeer kostefficiënte oplossing voor gevonden: de unieke archiefbarcode. Dit betekent dat, op het moment dat u informatie aanmaakt of wijzigt in DBFACTw, deze automatisch al doorgestuurd wordt naar het digitaal archief. Enkele seconden later is het digitaal archief aldus op de hoogte dat er een nieuwe barcode bestaat, dat deze barcode te maken heeft met een bepaald document of relatie of andere informatie, zelfs eventueel behorend tot een bepaald dossier.

 

Er zijn twee mogelijkheden om aldus duidelijk te maken dat een document te maken heeft met een bepaald archiefobject in DBFACTw:

 

1.ofwel gaat het over interne documenten: Dit zijn documenten die in DBFACTw zelf aangemaakt worden. Een typisch voorbeeld zijn de facturen, leveringsbons, servicerapporten. Informatie is in het systeem aanwezig, en als deze afgedrukt worden, dan kan automatisch een afdruk gebeuren met de barcode op het document automatisch afgedrukt.

2.ofwel gaat het over externe documenten: Dit zijn documenten die we van anderen ontvangen, maar die we even snel in het DBFACTw digitaal archief willen onderbrengen. Van al deze zaken kunnen we met een druk op de knop automatisch een barcode-archief-etiket afdrukken, zodat we dit makkelijk op het document kunnen kleven. Ideaal daarvoor zijn de typische Zebra printers, maar ook een Dymo of andere barcodeprinters zijn geschikt.

 

Het scannen gebeurt dan als volgt:

Alle documenten die voorzien van een barcode worden op de archief-scanner geplaatst. De scanner leest deze snel in en de archiveringssoftware zoekt naar de barcode. Deze wordt daarop doorgestuurd naar het archief, a.d.h.v. de unieke identificatie via de barcode.

 

In hetgeen volgt wordt uitgelegd hoe de archivering werkt in DBFACTw en beschrijven we eveneens de technische kant van de zaak.