Detail van een document

Navigation:  Commercieel beheer > Werken met documenten >

Detail van een document

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

In de detail sectie van een document vinden we drie zones terug. Deze zones worden hieronder beschreven.

 

Zone 1: Overzicht artikelen

 

 

In deze lijst kunt u naar analogie van werklijsten, kolommen verschuiven, smaller of breder maken. Naar boven of naar beneden scrollen.

 

Scrollen: Als je cursor op in de lijst staat, kun je met de pijltjestoetsen 'pijl omhoog', 'pijl omlaag', 'Page Up', 'Page Down', 'Home' en 'End', de lijst doorlopen. Ook de schuifbalk aan de rechterkant kan gebruikt worden om snel de lijst door te lopen.

 

Regel verwijderen: de aangeduide regel (kan een artikel of tekst zijn), kan makkelijk verwijderd worden. Het volstaat om op de 'delete'-toets te drukken, en de regel wordt van tussen de andere regels geplukt.

 

Regel wijzigen: als de cursor (in het geel) op een regel staat, die men wenst te wijzigen, dan is het voldoende om op deze regel <ENTER> in te drukken, en de informatie van deze regel wordt overgebracht naar de tweede zone (zie verder). Eens men in de zone 2 voorbij het aantal gaat met <ENTER>, wordt de regel in de lijst automatisch aangepast.

 

Regel toevoegen: als men in de lijst staat, en men wil gewoon verder regels (artikels of tekstregels) toevoegen, volstaat het om op ESC te tikken. Men springt dan automatisch naar het artikelveld (zie volgende zone).

 

Regel tussenvoegen: om regels tussen te voegen moet eerst bepaald worden waar men regels wenst tussen te voegen. Het volstaat dan om in de lijst te scrollen, en daarna op de knop 'Insert' te kikken. Automatisch springt de cursor naar het artikel-veld. Bovendien wordt in de lijst de regel waar de scheiding gemaakt wordt om tussen te voegen, automatisch vetjes gezet. Zo kan men makkelijk herkennen waar de regels tussengevoegd zullen worden. Om te stoppen met tussenvoegen, volstaat het om opnieuw op de 'Insert-knop te klikken, en de vetjes aangeduide regel verdwijnt. Vanaf dan zullen regels automatisch weer onderaan toegevoegd worden.

Een andere mogelijkheid om tussen te voegen, is door op de lange balk aan de linkerkant van de lijst te klikken, nadat men eerst de regel heeft aangeduid waar men wenst tussen te voegen.

 

Informatie over het artikel: Klik met de rechtermuisknop in de kolom 'Artikel', en er verschijnt een menu. Door voor 'artikelbeheer' te kiezen, krijgt men de artikelfiche van het gekozen artikel te zien.

 

Informatie over aantal: Klik in de hoofding van de lijst op het woordje 'Aantal', en er verschijnt een schermpje met een overzicht van het aantal regels, het aantal regels met 'echte' artikelen (d.w.z. geen tekstregels of kostartikels), het aantal regels met kostartikelen. Het aantal artikelen verschijnt ook met het totaal aantal 'Echte artikelen'. Oko het totaal gewicht, zowel bruto als netto, en desnoods het totaal aantal kubiek wordt berekend. Voorwaarde is wel dat deze informatie in de fiches van de gebruikte artikelen ingevuld is.

 

 

 

Zone 2: Toevoegen/wijzigen artikelen

 

 

 

Ook hier komen voor de meeste documenten dezelfde velden terug. Deze velden worden hier in het kort beschreven:

 

Artikel

Hier wordt een artikel ingegeven. DBFACT gebruikt de supersearch functie om snel te bepalen welk artikel men precies wenst. De lijst wordt gepresenteerd, en nadat men het artikel gekozen heeft, wordt het ingevuld in de volgende velden. Een aantal speciale 'snelcodes' kan men hier ingeven. Deze worden wat verder besproken.

Btw

Na de keuze van het artikel komt hier automatisch het BTW-tarief te staan dat op de artikelfiche staat. Deze kunnen we nu desnoods wijzigen. Indien men een overzicht wenst van de mogelijke BTW-codes, volstaat het met de rechtermuisknop te klikken of om F5 te drukken.

Omschrijving

De omschrijving die op het document moet komen. Standaard wordt deze overgenomen van de artikelfiche. De taal van de relatie en/of leveringsadres en/of contactpersoon bepaalt echter welke omschrijving van de artikelfiche overgenomen wordt.

E.P.

Eenheidsprijs van het artikel. Deze prijs is normaal steeds exclusief BTW. Via parametrage kan dit echter afwijken. Men herkent een veld voor een rpijs inclusief BTW steeds aan de gele achtergrondskleur. In bepaalde dossiers kan zelfs bepaald worden om de eenheidsprijs open te klappen. De gebruiker ziet dan, als men op het veld van de E.P. komt tegelijkertijd de prijs inclusief én exclusief BTW.  Bovendien zal DBFACT zelf bepalen door de in de hoofding bepaalde 'Soort BTW', wat de voorkeur bedraagt. Kiest men daar voor de optie 'BTW inclusief', wordt automatisch naar het vakje 'Inclusief' gesprongen. In de andere gevallen, blijft DBFACT op 'Exclusief' staan.

Valuta

Indien een document opgesteld wordt in vreemde valuta, wordt hier de prijs in valuta ingegeven.

Korting

Bij korting kan u of een bedrag of een percentage ingeven. Het is mogelijk om meerdere kortingen tegelijkertijd in te geven. Tik daartoe gewoon de kortingen na mekaar in met het '%'-teken en een '+' ertussen. Voorbeeld: tik 25%+10% in en het systeem berekent de juiste korting. Voor de volledigheid: het gaat hier over een korting op een korting. Eerst wordt de het bedrag berekend op de eerste korting, daarna wordt de tweede korting in mindering gebracht.

 

Een speciale functie de 'onderdrukkingsfunctie' bij een regel: door NF/NFL/NL/NB/NBL/NBF/NBFL bij de korting in te geven, zal de de regel op het document niet afgedrukt worden. Zo staat NF voor 'niet op factuur', 'NB' voor 'niet op bestelbon'.  Opgelet: in de berekening van de totalen wordt wél rekening gehouden met deze regels.

 

Aantal

Het aantal artikelen wordt hier ingegeven. Na <Enter> in dit veld, wordt de regel gevalideerd. Dit betekent dat bij 'toevoegen', dan pas de regel toegevoegd wordt aan de lijst. Ook bij het wijzigen van een regel wordt bij <Enter> in dit veld, dàn pas de regel gewijzigd.

 

 

Snelcodes voor het veld artikel:

 

A

Het document afsluiten. Dit komt eigenlijk overeen met het klikken op de knop 'Opslaan'

S

Alleen van toepassing voor prijsoffertes. Het zorgt voor het berekenen van het subtotaal van de bovenliggende regels. Deze informatie ziet u echter niet op het scherm. Het wordt alleen maar afgedrukt.

. (puntje)

Indien u dit aantal op nul zet wordt dit een commentaarlijn

.

Indien u een aantal en een prijs ingeeft wordt dit een vrij artikel. Dit kan echter beveiligd worden. We raden dit trouwens af, aangezien de statistieken geen rekening gaan houden met deze regels.

L

Er wordt automatisch een lege regel toegevoegd.

Toets F5

Het ultrasearch-zoekscherm van het artikel verschijnt, om ook met andere methodes te kunnen zoeken.

T

In prijsoffertes kan men deze snelcode gebruiken. Vanaf het moment dat u een T ingeeft zullen de volgende ingegeven artikelen niet worden meegerekend in het totaal van het document. Dit is ideaal voor het ingeven van een aantal 'opties', die men niet in het totaal van de prijsofferte wenst te verrekenen.

       

 

 

Zone 3: Document commandoknoppen

 

De derde zone bevat de knoppen waar opdrachten mee mogelijk zijn. Met de onderstreepte letters kan men in combinatie met de Alt-toets via het toetsenbord onmidellijk bereiken.

 

 

Document inlezen

In een document kan men andere documenten overnemen. Het idee is telkens gelijk, maar per document is de keuzelijst van in te lezen documenten verschillend. Deze worden per document daarom apart beschreven.

Vrije tekst

Om snel een aantal vrije tekstregels in te voegen, maakt men gebruik van deze knop. Bovendien kunnen een aantal voorgedefiniëerde teksten snel gekozen worden. Zie daarvoor <vrije teksten>.

Regels leegmaken

Om snel opnieuw te beginnen kan men alle regels op een document in één beweging verwijderen, zonder de informatie van de hoofding te verliezen.

Regel wijzigen

Met deze knop gaat men snel in de lijst, om de gewenste regel te gaan zoeken. Zie daarvoor ook zone 2 voor een verdere beschrijving hoe een regel gewijzigd kan worden.

Leegmaken

Het volledige document wordt leeggemaakt. Men kan daarna onmiddellijk met een nieuw document starten. Indien echter het document waar men mee bezig was nog niet bewaard is, wordt eerst gevraagd of dat document niet eerst bewaard moet worden.

Afdrukvoorbeeld

Een afdrukvoorbeeld van het document wordt getoond, om een eerste indruk te krijgen hoe het document op papier er uit zal zien.

 

Klungelalarm

Het is verkeerd om een document af te drukken vanuit het afdrukvoorbeeld. Immers, u zult zien dat het documentnummer nooit getoond wordt. Dit is om te vermijden dat documenten via afdrukvoorbeeld afgedrukt kunnen worden, en daarna onmiddellijk uitgeveegd kunnen worden. Vandaar dat het documentnummer bij een afdrukvoorbeeld steeds vervangen wordt door 'PREVW'.

Globale informatie

Algemene informatie over het document is hier opvraagbaar. Een aantal menu-opties komen hierbij regelmatig terug. We beschrijven ze hier in 't kort.

- Globaal wijzigen: om bepaalde gegevens in àlle regels tegelijkertijd te wijzigen

- Documenten: om een overzicht te verkrijgen van de aan dit document gekoppelde documenten.

- Winstmarge: een overzicht van de artikelen wordt gegeven met de respectievelijke winstmarges. Voor verdere uitleg over deze margeberekening, zie daarvoor <margeberekening in documenten>

- Prijscontrole: via deze optie worden de prijzen op het document gecontroleerd met de voor dat moment van toepassing zijnde prijzen en/of kortingen van de relatie. Eventueel afwijkende prijzen worden daarbij gemeld.

Opslaan

Om het document onmiddellijk op te slaan en verder te gaan.

Sluiten

Het scherm sluiten waar men mee bezig is. Deze knop wordt echter ook gebruikt om uit 'tussenvoegmodus' naar 'toevoegmodus' terug te keren. Als men daarna het document wenst te verlaten, is men verplicht om twee keer op deze knop te klikken.

 

 

Verder werken met documenten: zie 'document afsluiting'