De prijscatalogus

Navigation:  Uitbreiding commercieel beheer >

De prijscatalogus

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Wanneer mensen product (prijs)informatie van artikelen van een bepaalde leverancier willen bijhouden maar deze artikelen nog niet willen opnemen in hun officiele artikelbestand, is de prijzencatalogus de ideale oplossing.

 

Dit wil zeggen dat u de aangeleverde txt, dbf en xls-bestanden in de importwizard van de prijzencatalogus kunt inlezen om ze vervolgens gemakkelijk te kunnen raadplegen.

 

Indien u beslist om een of meerdere artikelen op te nemen in uw officiele artikelbestand, kunt u dit doen door in de prijzencatalogus een selectie te maken en deze over te nemen. Er zal dan in uw artikel importwizard een “auto” template worden aangemaakt op basis waarvan u (mits deze template door u verder juist is ingericht) de gewenste artikelen automatisch in uw officiele artikelbestand kunt laten overnemen.

 

We leggen u dit stapsgewijs uit.

 

Via direct-menu 314 gaan we als eerste stap een template moeten definiëren.

 

 

Het aanmaken van de template gebeurt via de button <Nieuw> waarna we aangeven wat de naam is van de template, wat de omschrijving is en of het om een systeemtemplate gaat.

Systeemtemplates zjn templates die door het systeem worden gebruikt om bijvoorbeeld gegevens automatisch te laten extracten uit een database en onafhankelijk van de gebruiker.

Er kunnen templates worden gedupliceerd als het gaat om een gelijkaardige template. Indien u dit wenst kunnen templates worden gehanteerd die bestaan in een ander te kiezen dossier.

Door op de button <Volgende> te klikken gaat u naar Stap 2 van de wizard, namelijk het kiezen van het bestand.

 

 

De wizard werkt het best op basis van een DBF of XLS bestand. Een tekst-bestand wordt best eerst ingelezen in een Excel spreadsheet en pas daarna binnengehaald via het xls-formaat in de wizard.

Het xls-formaat is echter geen garantie voor een feilloos werken omdat in de xls elementen kunnen zitten die storend kunnen zijn voor het importeren.

 

Protip

Twijfelt u aan de "oprechtheid" van de bestanden, sla dan de xls-bestanden op als een DBF 4.0 formaat. Op deze manier wordt het gedeelte dat niet door de wizard wordt aanvaard, reeds in de conversie eruit gewipt. Dit kan voor andere problemen zorgen (te lange omschrijvingen in de titel die door inkorten gelijk worden zoals aanbevolen prijs winkel incl btw…)

 

We selecteren vervolgens het bestand door op de button <Selecteer bestand> te klikken.

 

U kan met het geselecteerde bestand 2 zaken gaan doen: het bestand bekijken en eventueel aanpassen in Excel door de button <Toon Spreadsheet> te klikken of de import te bekijken door op de buttont <Toon Import> te klikken. In de header, de hoofding van de Excel spreadsheet moeten de namen van de velden staan. Als dit niet het geval is kan u eventueel nog de header toevoegen of de regel aanduiden waar de header zich bevindt.

 

In de regel moet de header steeds zo zuiver mogelijk zijn: géén lange benamingen (10 karakters max), geen leestekens, geen andere tekens, geen spaties en geen cijfer-letter combinatie. Hou hier aub rekening mee want de wizard weet hier geen raad mee.

 

Protip

U doet er goed aan om bij het bewaren van uw prijslijsten deze op te slaan op een centrale map (bvb. prijslijsten) op de server. Op die manier zijn deze files van op elk station te benaderen en ondervindt u geen problemen indien u moet plaatsvinden op een andere pc in het netwerk.

 

Wanneer we op de button <Volgende> klikken gaat u naat Stap 3 van de wizard, namelijk het kiezen van de Creatie en Update instellingen.

 

 

In de prijzencatalogus importwizard heeft u niet alleen de mogelijkheid om artikelen aan te maken maar ook de artikelen die reeds in de catalogus zouden zitten up te daten. Het updaten gebeurt dan algemeen, van prijzen en van diverse data.

 

Het soort import laat u toe te kiezen. U kan een creatie en een update samen laten uitvoeren zodat:

 

1.

Onbestaande artikelen worden gecreëerd

2.

Bestaande artikelen worden gewijzigd

 

Voor het updaten van de informatie heeft het systeem uiteraard een sleutel nodig, een unieke code die voorkomt zowel in het bestand van de leverancier als in het bestand dat in DBFACTw moet worden aangepast.

 

U ziet dat er verschillende mogelijkheden zijn. De meest voor de hand liggende keuze is in dit geval de eerste .

 

Opties voor import

U bepaalt hier of de eventueel reeds bestaande prijscatalogus van betreffende leverancier mag worden uitgeveegd alvorens de nieuwe wordt ingelezen.

 

We kunnen nu klikken op de button <Volgende> en komen bij Stap 3 van de wizard waar we de koppelingen gaan instellen. Zodra we op dit tabblad aankomen krijgen we de melding: Default koppelingen gemaakt.

 

 

Onder de default koppelingen verstaan we de standaard / minimaal te koppelen velden op basis van de door u in het tabblad Creatie / Update ingestelde criteria. De velden die voorzien zijn van een markering in de kolom Verplicht zijn daadwerkelijk voor deze criteria verplicht in te stellen koppelingen.

 

Tonen

Bij de optie Tonen kunt u kiezen voor de weergave van de Veel gebruikte velden, de Topics (extra memo velden voor het meesturen van artikel relevante informatie) of Alles.

 

Het belangrijkste deel van de wizard is het koppelen van de informatie die we in het te importeren bestand terugvinden met de verschillende velden in DBFACTw. 

We gaan niet alle velden overlopen in de artikelfiche, laat ons er van uit gaan dat de beschrijving van de verschillende velden voor zich spreken. Het koppelen van de verschillende velden is een éénmalig werk dat we voor deze template moeten doorlopen. Alle koppelingen worden onmiddellijk weggeschreven waardoor u bij een foute manipulatie niet alle gegevens kwijtraakt. Laat ons de mogelijke functies bij koppeling even van naderbij bekijken.

 

 

We starten met het koppelen door het dubbelklikken op de koppeling of door het klikken op de button <Bewerk koppeling>.

 

 

Standaard waarde

Wat we dus hier gaan doen is aan dit veld een standaard waarde in DBFACTw koppelen. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn om via een standaardwaarde (een groep) te koppelen aan alle artikelen die straks worden ingelezen. Of nog: voor BTW-codes, grootboekrekeningen,…

Directe koppeling aan importveld

Door hier te klikken op de combobox open je de lijst met alle mogelijke velden die zich in het bestand bevinden en die moeten worden gekoppeld aan de velden in DBFACTw

Gebruik matching tabel

Als we de gegevens uit het bestand halen, kan het zijn dat bepaalde velden niet of onvolledig zijn ingevuld. Om er voor te zorgen dat we daar een overzicht van krijgen, of dat de informatie die wordt ingelezen niet op een onjuiste manier wordt weggeschreven, voeren we een controle uit bij het inlezen en beslissen we hier wat het systeem met de informatie moet doen:

Geen informatie=Overslaan: Het systeem kijkt of er inderdaad informatie in het veld in het bestand aanwezig is. Is dit niet het geval dan wordt het artikel niet ingelezen en geweerd uit de definitieve import.

Informatie verplicht, anders fout: Dit gebruiken we voor cruciale velden waar informatie eigenlijk verplicht is. Indien het systeem ziet dat er geen informatie voor handen is wordt er een fout weergegeven in de lijst met de te importeren gegevens.

Geen informatie geeft standaard waarde: Het systeem zal alsnog een waarde toekennen indien er geen waarde staat in het bestand. Bijvoorbeeld voor de artikelen die geen barcode zouden hebben, kan de waarde "Toe Te kennen Code" worden toegekend.

 

Voorbeelden van formules die kunnen worden gebruikt bij de importwizard zijn:

 

Standaard waarde

Wat we dus hier gaan doen is aan dit veld een standaard waarde in DBFACTw koppelen. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn om via een standaardwaarde (een groep) te koppelen aan alle artikelen die straks worden ingelezen. Of nog: voor BTW-codes, grootboekrekeningen,…

Directe koppeling aan importveld

Door hier te klikken op de combobox open je de lijst met alle mogelijke velden die zich in het bestand bevinden en die moeten worden gekoppeld aan de velden in DBFACTw

Gebruik matching tabel

Als we de gegevens uit het bestand halen, kan het zijn dat bepaalde velden niet of onvolledig zijn ingevuld. Om er voor te zorgen dat we daar een overzicht van krijgen, of dat de informatie die wordt ingelezen niet op een onjuiste manier wordt weggeschreven, voeren we een controle uit bij het inlezen en beslissen we hier wat het systeem met de informatie moet doen:

Geen informatie=Overslaan: Het systeem kijkt of er inderdaad informatie in het veld in het bestand aanwezig is. Is dit niet het geval dan wordt het artikel niet ingelezen en geweerd uit de definitieve import.

Informatie verplicht, anders fout: Dit gebruiken we voor cruciale velden waar informatie eigenlijk verplicht is. Indien het systeem ziet dat er geen informatie voor handen is wordt er een fout weergegeven in de lijst met de te importeren gegevens.

Geen informatie geeft standaard waarde: Het systeem zal alsnog een waarde toekennen indien er geen waarde staat in het bestand. Bijvoorbeeld voor de artikelen die geen barcode zouden hebben, kan de waarde "Toe Te kennen Code" worden toegekend.

Toon matching tabel

De matching tabel wordt gebruikt om gegevens die in het bestand staan, onmiddellijk te koppelen aan een waarde in DBFACTw. Een waarde die in een veld staat kan worden gematched aan een waarde in DBFACTw. U heeft bijvoorbeeld een waarde 05 staan in het veld van uw bestand en wil dit koppelen aan de waarde 99 die als soort 99 staat gedefinieerd in DBAFCTw. Regels die u niet wenst te koppelen kunt u uitsluiten door te kiezen voor de optie: Niet importeren.

 

In ons voorbeeld geven we voor de verplicht in te geven koppelingen in:

Voor de leverancier kiezen we een standaard waarde 183 (relatienummer)

Voor de referentie 1 kiezen we een standaard waarde PCB.

 

Voor de overige velden (niet verplicht) stellen we bijv. het volgende in:

Voor het veld groepcode kiezen we voor directe koppeling aan importveld en we kiezen het veld agroep uit ons bestand. Via de button <Toon waarden> kunt u zien dat de veldinhoud daadwerkelijk overeenkomt met de gewenste te importeren inhoud uit uw bestand.

Voor het veld soortcode kiezen we voor directe koppeling aan importveld en we kiezen het veld asoort uit ons bestand gevolgd door het activeren van de optie: Gebruik matching-tabel. We vinken tevens de optie Informatie verplicht, anders fout aan. Als dit is ingesteld klikken we op de button <Toon Matching Tabel>.   In de matching tabel zien we vervolgens de velden die we gaan koppelen. Door te dubbelklikken op een bronveld krijgen we de kans de waarde voor DBFACTw in te vullen. De hier in te vullen waarde selecteren we simpelweg door in dit veld op de F5-toets te drukken en de juiste waarde te kiezen. Mocht de gewenste waarde nog niet bestaan, dan kan deze in het keuzescherm worden bijgemaakt.

 

De optie Niet importeren zorgt er voor dat de waarde niet wordt geïmporteerd en de waarde in het origineel bestand wordt behouden.

 

 

Voor het veld omschrijving 1 kiezen we voor directe koppeling aan importveld en we kiezen het veld aomschrn uit ons bestand.

Voor het veld merk kiezen we een standaard waarde Packard Bell

Voor het veld prijs 1 (listprijs) kiezen we voor directe koppeling aan importveld en we kiezen het veld alist uit ons bestand.

 

Leegmaken

Maakt de matching tabel volledig leeg.

Verifieer Tabel

Kijkt na of de gemaakte matching klopt.

Auto Match

Bij de importwizard is nu een '(semi) automatische' matching voorzien: voor zowel groepen, soorten als relaties (leveranciers bv.) kun je een poging doen om de waarden te koppelen. Daarbij gaan we als volgt te werk voor de groep of de soort: eerst zien we of de waarde overeenkomt met de precieze code (letterlijk overeenkomend). Indien dat niet het geval is, zien we of die code toevallig niet overeenkomt met de omschrijving. Indien we in dat geval er slechts één overhouden, gaan we er van uit dat dit de juiste is. Als dit nog niet werkt, dan proberen we het met een deel van de omschrijving. Vinden we er nu ook slechts één, dan weerhouden we deze code en vullen we ze in. Bij relaties gaat het lichtjes anders: eerst zoeken we op de naam zonder spaties en leestekens. Vinden we er hier maar één van, dan nemen we deze relatie over. Vinden we er meerdere, dan gaan we zoeken op de juiste (precies dezelfde dus) naam. Vinden we er nog steeds meerdere, dan zoeken we of de code toevallig niet overeenkomt met het 'alternatief nummer' , zoals we die terugvinden bij de relatiefiche op het blad 'klanten'. Als dàt nog niet klopt, dan kunnen we ook nog gaan zoeken via de ultrasearch: een telefoonnummer, of gelijk welke andere naam of adres dat meegestuurd is. Indien we in dit geval ook slechts één naam weerhouden, dan wordt die automatisch voorgesteld. In alle andere gevallen wordt het veld leeg gehouden, en dient de keuze manueel gemaakt te worden. Dit is een eerste versie met reeds wat 'intelligentie' ingebouwd rond het zoeken. Houd er rekening mee dat het systeem een aantal veronderstellingen maakt. Dit betekent concreet dat deze manier van koppelen met v""l voorzichtigheid gehanteerd moet worden.

 

Als al deze koppelingen juist zijn ingesteld, ziet het scherm er als volgt uit.

 

 

Nu de koppelingen zijn gemaakt kunnen we overgaan tot het resultaat in Stap 5.

 

Wanneer u op het tabblad Creatie  / Update hebt gekozen voor het uitvegen van de bestaande catalogus voor de leverancier, zult u nu de vraag krijgen: Alle prijsinfo van deze leverancier(s) verwijderen? Op dit moment kunt u dus nogmaals de keuze maken. In ons voorbeeld kiezen we Ja.

 

Vervolgens wordt het scherm getoond waarin het te bereiken resultaat wordt getoond. U ziet hier een uitsplitsing tussen creatie / wijzigen / niet te importeren en de eventuele fouten. Deze lijst van fouten kan middels de button <Exporteren> worden geexporteerd naar een ‘nieuw’ excel bestand waarin u aanpassingen kunt doen om vervolgens dit nieuwe bestand ook in te lezen.

Via de button <Wijzig importstatus> kunt u voor een bepaalde regel de importstatus alsnog wijzigen.

 

 

Als nu op de button <Importeren> wordt geklikt, start de import en zien we het eindresultaat.

 

 

Nu de import in de prijzencatalogus is voltooid kunnen we via direct-menu 313 een raadpleging doen. We geven bijvoorbeeld de leverancier in en kiezen voor zoeken, waarna ons in dit geval de 48 artikelen zoals geimporteerd worden getoond.

 

 

In het voorbeeld kiezen we ervoor om de Packard Bell EASYNOTE artikelen over te zetten naar het officiele artikelbestand. We markeren de over te zetten artikelen en klikken op de button <Overnemen>. Hier krijgen we de opties Automatisch en Interactief. We kiezen hier voor Automatisch en zien volgende melding.

 

 

Er is nu automatisch een template aangemaakt in de artikel importwizard met de naam AUTO183, en we gebruiken vanaf nu dan ook de artikel importwizard die we vinden in direct-menu 274.

 

Om de gewenste artikelen nu effectief in ons artikelbestand op te nemen dient in de artikel importwizard de template AUTO183 te worden doorlopen en gekoppeld.

 

Wanneer we nu een volgende keer nogmaals informatie willen overnemen bestaan reeds onze templates en zouden we ook kunnen kiezen voor het interactief overnemen vanuit de prijzencatalogus om zodoende manueel eventuele extra informatie te koppelen en meegeven.

 

Wanneer we dus een aantal artikelen markeren in het prijscatalogus zoeksysteem kunnen we via de knop Overnemen kiezen voor Interactief.

 

 

We hebben nu een tweetal artikelen gemarkeerd en voorzien van een Test opmerking en Test topic. De wizard zal deze nu automatisch verwerken en u het resultaat melden via volgend scherm.

 

 

Nu kunnen de gewenste artikelen opnieuw effectief in ons artikelbestand op worden genomen via de bestaande AUTOxxx (xxx = template nummer) die is geupdate in de artikel importwizard.