De hoofding van een document

Navigation:  Basis > De Documenten > Werken met documenten in DBFACTw >

De hoofding van een document

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

 

Documentnr:

Het documentnummer wordt automatisch toegekend en is een opeenvolgende nummering. In principe hoeft u hier niks te wijzigen zij het misschien bij de aanvang van een nieuw boekjaar of wanneer u pas bent gestart met DBFACTw.

 

 

Protip

door met het pijltje naar boven te gaan en het nummer van een document te overschrijven start u met de juiste nummering kan het ogenblik dat uw document wordt weggeschreven.

 

Klungelalarm

let op voor collectief factureren. Doordat het systeem automatische een eerstvolgend vrij nummer neemt voor de automatische facturatie kan het zijn dat uw documenten niet worden genummerd volgens de nummering die u wilt hanteren. Uw eerste factuur is dus beter een manuele waar u het nummer kan wijzigen. In Veranderen Variabelen/Alg/2000 kan u instellen welke nummer moet worden gebruikt bij het maken van de eerste factuur.

 

Via het vergrootglas (Ctrl-F) kan u een lijst opvragen van documenten en zoeken naar een document van een klant, tussen 2 data, met een bepaald nummer of referentie. Wilt u echter een document terug opvragen, vul dan meteen onder het huidige nummer met hetzelfde aantal cijfers het documentnummer in bij de relatie en het systeem geeft u onmiddellijk het juiste document. U kunt natuurlijk ook met een pijltje naar boven gaan en daar het voorgestelde nummer overschrijven of een deel van de naam van de relatie ingeven waar het nummer staat. Het systeem geeft u dan alweer een overzicht van de bestaande documenten van deze relatie.

 

Relatie:

Vul hier de naam van de relatie in waarvoor u een document wil opmaken. Het zoeken naar een relatie kan hier al beginnen door in dit veld bijvoorbeeld een deel van de naam en een deel van de straat in te geven. Voor meer informatie over hoe vlot een relatie te zoeken

Betalingsvoorwaarden:

Het systeem vult hier automatisch de betalingsvoorwaarden in voor een klant en zoals die zijn opgenomen in de relatiefiche. Meer over betalingsvoorwaarden onder File Beheer/Boekhoudingbestanden/Betalingsvoorwaarden.

Factuurdatum:

U hoeft hier niks in te vullen als u de systeemdatum wenst in te voeren (datum vandaag). Wenst u een andere datum in te voeren hou er dan rekening mee dat deze datum best binnen een geopende periode valt. Deze datum wordt gebruikt als datum voor de boeking van deze factuur naar de BTW-aangifte.

U kunt de ingaven van de datum beperken door bijvoorbeeld voor 16 mei 2002 gewoon 160502 in te geven.

Vervaldatum:

Deze datum wordt automatisch uitgerekend aan de hand van de betalingsvoorwaarde die u ingaf. Indien u de betalingsvoorwaarde wijzigt dan zal u de vervaldatum moeten uitvegen om die opnieuw te laten berekenen.

Soort BTW:

Hier wordt ook gekeken naar de gegevens die bij de relatie zijn ingegeven maar de waarde kan u hier overschrijven. Zie ook Hoe werken met de combobox in de helpfile.

Soort Prijs:

Hier wordt ook gekeken naar de gegevens die bij de relatie zijn ingegeven maar de waarde kan u hier overschrijven.

Valuta:

Indien u bij de relatie een valuta heeft ingesteld wordt deze hier overgenomen. U kunt de waarde overschrijven. Een valuta kan altijd achteraf worden ingegeven. DBFACTw herrekent dan de bedragen in de juiste valuta. Zie ook File Beheer/Boekhoudingsbestanden/Valuta's

Koers:

U kunt eventueel hier de standaardkoers zoals die is ingegeven bij de valuta aanpassen in functie van de klant, de periode of de artikelen die u wenst te verkopen.

Disconto & Kredietbeperking:

worden hier ingevuld indien deze voorkomen in de betalingsvoorwaarden maar kunnen hier eveneens worden aangepast of verwijderd.

Vertegenwoordiger:

Indien u de module vertegenwoordigersbeheer heeft aangekocht dan verschijnt hier de mogelijkheid om een vertegenwoordiger te koppelen aan een klant. De vertegenwoordigers zijn eveneens opgenomen in het relatiebestand maar hebben een andere relatiecode (bijv V van Vertegenwoordiger).

Commissie:

Iedere verkoop en iedere relatie is gekoppeld aan een bepaald commissieniveau. Een commissie A kan voor één artikel verschillend zijn van een ander artikel waar bijvoorbeeld minder marge wordt gehaald. Het systeem van commissies en vertegenwoordigers wordt verder uitgediept in 'Hoe werk ik met vertegenwoordigers en commissies in DBFACTw in de helpfile.

Divisies:

Indien U de functie 'divisies' heeft ingeschakeld in het systeembeheer dan kan u verkopen binnen een bepaalde divisie. Divisies worden gebruikt om activiteiten op te delen en commerciële resultaten te beoordelen per activiteit, soort klanten, geografische spreiding en zo verder. Het gebruik van divisies wordt verder uitgediept in 'Werken met divisies in DBFACTw'

Facturatie-adres:

In het facturatie-adres kunnen andere adressen dan het relatie-adres worden ingegeven. Daartoe selecteert u een adres in de lijst van de adressen door op het vergrootglas te klikken. Indien u met ENTER door deze velden bent gegaan wordt dit selectievenster automatisch geopend. Indien u geen selectie wil maken kan u op 2 manieren te werk gaan: u drukt TAB om verder te gaan naar de ingave van de artikelen of u drukt de toets PAGE-DOWN.

 

 

Protip

U bent niet verplicht alle velden van dit scherm te doorlopen, u kan wanneer u dat wenst PAGE DOWN drukken en zo meteen de artikelen ingeven

 

 

Leveringsadres:

In het leveringsadres kunnen andere adressen dan het relatie-adres worden ingegeven. Daartoe selecteert u een adres in de lijst van de adressen door op het vergrootglas te klikken. Indien u met ENTER door deze velden bent gegaan wordt dit selectievenster automatisch geopend. Indien u geen selectie wil maken kan u op 2 manieren te werk gaan: u drukt TAB om verder te gaan naar de ingave van de artikelen of u drukt de toets PAGE-DOWN.

 

 

Protip

In de documenten kan u door gebruik te maken van een muisklik op de hoofding van kolom AANTAL het totaal aantal artikelen in dat document opvragen.U heeft de keuze tussen alle artikelen en alleen 'echte' artikelen. Bij 'echte artikelen' worden tekst-, transport- en kostartikelen niet meegeteld. Zie afbeelding onder (Protip 2.5)