Definitie

Navigation:  Uitbreiding stockbeheer > Backorderbeheer >

Definitie

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Bij het noteren van bestellingen van klanten wil u graag bijhouden wanneer iets mag geleverd worden, of u wil onmiddelijk zien welk materiaal voor welke klant binnenkomt op een bepaald ogenblik? U wilt een stockprognose maken? De module backorderbeheer kan hier zeker van pas komen.

 

 

Wat zijn backorders?

 

Wie te maken heeft met bestellingen van klanten en regelmatig moet bestellen bij leveranciers is zeker al in aanraking gekomen met backorders. In correct Nederlands spreken we van een bestelling in nota nemen. Concreet betekent dit dat uw leverancier niet kan leveren uit voorraad en hij dus moet doorbestellen naar zijn leverancier of de productie van het artikel moet starten. De bestellingen hebben vertraging, lopen achter, vandaar het woordje backorder.

Wie te maken heeft met backorders zal tevens weten dat het jongleren met backorders flink lastig kan zijn. Backorders worden steeds meer en meer gebruikt. Het is duidelijk dat uw leverancier en uzelf geen torenhoge stocks kunnen aanleggen van producten die sterk aan prijsschommelingen onderhevig zijn. De markt van de computerhardware is daarvan het mooiste voorbeeld. Door een te lage marge kan uw leverancier veelal niet meer investeren in stock en worden dus hele strakke voorraden bijgehouden. Vandaar dat u dus vandaag meer en meer backorders ziet verschijnen op orderbevestigingen.

 

 

 

Hoe beheer ik mijn backorders klant?

 

Zoals we al schreven: backorders beheren kan knap lastig zijn. Een obligaat voorbeeldje zal u duidelijkheid brengen. Ik bestel als computerdealer voor een klant een speciale grafische kaart die erg in trek geraakt sinds een vooraanstaand tijdschrift een positieve bespreking heeft gepubliceerd.

Aangezien ik de kaart niet op voorraad heb, vraag ik de klant even geduld te hebben. De leverancier levert quasi om de 2 dagen: voor u het weet pluggen we de kaart in die pc van jou. Had u maar gedacht. De leverancier levert 24 dozen met elk 48 doosjes diskettes (waar nu écht niemand zit op te wachten) maar geen grafische kaart. Backorder. Dan maar de klant bellen met de boodschap dat de kaart vermoedelijk leverbaar wordt eind volgende maand.

En zo geschiedt het: na 7 weken komen 4 gelijkaardige kaarten aan. Maar wie had die nu besteld?

 

Met DBFACT had u nu een lijstje met de klanten die een kaart hadden besteld. Iedere bestelling wordt namelijk genoteerd in het systeem. Bij het inbrengen van de bestelling controleert het systeem of er voldoende stock is. Wanneer dit niet zo is wordt het artikel in backorder geplaatst. U kan hier kiezen (afhankelijk van de versie van uw programma) tussen het leveren, in backorder nemen of reserveren van een artikel.

Wanneer u levert dan wordt het artikel daadwerkelijk uit de voorraad gehaald en wordt een leveringsbon aangemaakt. Het systeem houdt nu bij dat een artikel is geleverd en dat het dus later zal moeten worden gefactureerd.

 

Wanneer u het artikel in backorder plaatst dan betekent dit dat er geen stockbeweging is. Het artikel wordt in bestelling genomen om later te leveren, wanneer het voorradig is, of wanneer de klant het daadwerkelijk wil geleverd zien. U kan namelijk een vermoedelijke of gewenste leveringsdatum voor een backorder bijhouden.

 

Een derde optie is het reserveren van een bepaald artikel. Hier wordt een artikel dat voorradig is, effectief in bestelling genomen en wordt feitelijk geleverd naar een soort reservatiestock. De klant kan dan op afroep zijn artikel bekomen.

 

Wanneer u nu bestellingen zal maken aan uw respectievelijke leveranciers zal u een lijst kunnen opvragen met de artikelen die moeten besteld worden (en die dus in backorder zijn voor enkele klanten). Aldus zijn wij aangekomen bij de backorders leverancier.

 

 

Waarom backorders leverancier ?

 

Er zullen altijd backorders leverancier zijn. Straffe uitspraak maar in DBFACT gaan we er van uit dat een bestelling die we bij een leverancier plaatsen sowieso in backorder komt. Later zullen we dan aan de hand van die backorders de receptie goederen kunnen ingeven.

Nadat we een leverancier hebben geselecteerd kunnen we via de functie 'inladen artikelen' de openstaande backorders klant voor die artikelen die bij bovenvermelde leverancier worden besteld inladen in de bestelbon leverancier. Volgt u nog ? Aansluiten aub want het wordt nog mooier.

Wanneer de artikelen zijn ingeladen vraagt het systeem welke artikelen exact voor deze leverancier moeten worden besteld: u heeft de keuze tussen alle artikelen voor deze leverancier of alle artikelen in backorder. Kiest u voor alle artikelen in backorder dan vraagt het systeem u hoeveel van elk artikel moet worden besteld. U heeft de keuze tussen:

 

Alleen de backorders bestellen

Tot stock aanvullen

Tot een minimum stock aanvullen

Tot een nominale stock aanvullen

 

Als u bijvoorbeeld 'alleen backorders aanvullen' kiest dan worden de artikelen die moeten worden besteld om de klanten te kunnen uitleveren met hun juiste aantal besteld. Maar zou DBFACT niet wezen mochten we niet hebben voorzien dat u manueel nog altijd kan ingrijpen op aantallen, prijzen en omschrijvingen voor u de bestelbon afsluit.

 

Op het moment dat u nu de bestelbon afsluit worden de goederen in backorder geplaatst voor deze leverancier. In het geval van de grafische kaart van daarnet zouden we dus op de artikelfiche enerzijds backorder klant: 1 en backorder leverancier: 3 kunnen zien staan. We hebben namelijk enkele kaarten extra besteld bij deze leverancier.

U weet ongetwijfeld uit één van de vorige afleveringen over DBFACT dat u op ieder moment informatie over een artikel kan opvragen. Zo ziet u in detail het aantal backorders leverancier met de gegevens over de bestelbon, de prijs en datum van bestelling. Een vermoedelijke leveringsdatum wordt bijgehouden.

Aan de andere kant ziet u de backorders voor dit artikel in detail per bestelling klant en met de gevraagde leveringsdatum.

 

 

 

Receptie: daar gaan de backorders

 

Als de goederen na enkele dagen worden geleverd dan moeten deze worden gereceptionneerd. De goederen moeten, in stock worden gebracht. Vreest niets. Het werk is al zo goed als gedaan. Men neme het menupuntje 'receptie goederen'. Selecteer daarna de leveranciers en kies BO om de backorders van deze leverancier in te laden. U kan nu eventueel ingrijpen en bepaalde deelleveringen aanduiden (er zijn maar 3 ipv 4 grafische kaarten geleverd). U kan de backorders markeren volgens bestelbon in geval er te veel backorders door elkaar zouden staan met verschillende data en bestelbonnummers.

Nadat u de gegevens heeft gewijzigd worden de artikelen nu met hun juiste aankoopprijs en hoeveelheid in stock gebracht. Een extra waarschuwing 'Er kunnen backorders klant worden uitgeleverd' wijst er ons op dat het werk nog niet is afgelopen. Geen paniek. Het werk is nu écht zo goed als gedaan.

 

 

Voorstellen: doen !

 

Als gebruiker van DBFACT heeft u nu de mogelijkheid een lijst van artikelen die kunnen worden uitgeleverd af te drukken. U kan deze lijst maken per klant of getotaliseerd per artikel. Aan de hand van deze lijst kan u dan in leveringen klanten de verschillende klanten oproepen en er een leveringsbon voor maken. U gaat terug te werk als bij het inladen van de backorders leverancier. Het systeem geeft u een overzicht van de artikelen in backorder voor deze klant met daarnaast de huidige stock. U kan hier ook nog kiezen hoeveel u levert. U markeert de artikelen die u wenst uit te leveren en klaar is Kees. De backorders voor deze klant die net werden geleverd worden geannuleerd. De geleverde goederen kunnen nu automatisch worden gefactureerd.