Credits en de boekhouding

Navigation:  Uitbreiding commercieel beheer > Credits >

Credits en de boekhouding

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

In dit hoofdstuk wordt alles verwerkt rond de boekhoudkundige betrekking van de Creditsmodule.

 

Basisprincipe credits in de boekhouding

 

De verkoop van de credits wordt automatisch in de omzet bijgeteld. Dit is eigen aan het factureren van een standaard verkoop.

Volgens het zogenaamde "voorzichtigheidsprincipe" mag men echter geen verkoop in resultaat brengen als de zaken nog niet gerealiseerd zijn.  Daarom zit in de creditsmodule een systeem van actualisering van de transacties.

 

Per maand willen we daarom een correctieboeking bijhouden, waarbij

Verkochte credits worden via de doorboeking uit het resultaat (de klasse 7) gehaald en overgebracht naar een balansrekening (typisch een 46000).

Verbruikte credits worden voor de maand juist omgekeerd, terug in resultaat gebracht. Dit kan echter op verschillende manieren gebeuren. Deze manieren worden verder beschreven.

 

Besluit:

Ondanks de verkoop van credits, worden deze in de maand zelf overgebracht naar de balans. Het is pas bij het verbruik van deze credits zelf dat er een overboeking plaatsvindt naar de resultaten. We vinden daarom in de resultaten uitsluitend de 'gerealiseerde' credits terug.

 

Anders geformuleerd: credits worden automatisch geboekt als een 'voorschot', en worden boekhoudkundig ook geboekt naar de balans. Het is bij de registratie van het verbruik van de credits dat er een overboeking plaatsvindt van de balansrekeningen naar de resultaten (specifiek de omzet-rekeningen).

 

 

Het principe van doorboeken

 

Hoe gaan we daarvoor praktisch te werk?   In de relatie credits werklijst vindt men een button <Doorboeken> terug. Door een bepaalde maand te kiezen, wordt per credittype nagekeken welke manier van doorboeken gekozen moet worden. De verschillende wijzen van doorboeken worden hieronder besproken.

 

Het geval van vaste relatie

 

In het geval het credittype er van uit gaat dat we alles willen overboeken via een nulfactuur in vaste relatie, dan wordt automatisch een factuur gegenereerd, waarbij

 

- de verkochte credits overgeboekt worden via het ingevulde artikel in het credit type

- de verbruikte credits overgeboekt worden met het ingevulde artikel in het credit type

 

 

Het geval van boeking op de klant

 

In dat geval wordt hetzelfde principe toegepast, maar dan per relatie. Per relatie wordt een nulfactuur gemaakt. Deze nulfacturen kunnen wat verwarrend zijn voor de historiek met de klant.

 

Het principe van doorboeken via vaste relatie met analytische uitsplitsing volgens oorspronkelijk artikel

 

Sommige ondernemingen hebben een vrij uitgebreide analytische boekhouding. Aangezien men dan maandelijks dezelfde resultaten via credits wilt kunnen gebruiken als zonder credits, wordt deze optie gebruikt.

 

Op de factuur wordt eerst de 'verkopen' geactualiseerd. Dit gebeurt in se op dezelfde manier zoals bij de andere methodes. De verkoop wordt overgeboekt van de omzetrekening naar de rekening die het bedrag crediteert op de voorschotrekening.

 

De situatie is grondig anders bij het boeken van het verbruik. Aangezien we, onafhankelijk van de methode van al dan niet werken met credits, volgens de artikelen analytisch willen gaan boeken, moeten we ook een nulfactuur maken, maar dan wel:

 

- per verbruiksboeking wordt enerzijds de actiefrekening gebruikt om het bedrag te debiteren op de actiefrekening (op deze manier verminderen we de voorschotten dus). Tegelijkertijd wordt het echte verbruik in resultaat gebracht met het normale artikel, waarmee het verbruik geregistreerd is.  De kostprijs waarmee de transactie in rekening wordt gebracht staat in de historiek vermeld van de transactie zelf.

Aangezien het aantal regels op de factuur daardoor zou kunnen oplopen, worden de transacties met dezelfde prijzen steeds op aantallen gegroepeerd. Daardoor worden ze vanzelfsprekend automatisch op dezelfde rekening doorgeboekt, dit zowel voor de gewone grootboekrekeningen alsook voor de analytische grootboekrekeningen.