Creatie/Wijzigen

Navigation:  De Boekhouding > Boekhouding - basis > Dagboeken > Aankoopboek >

Creatie/Wijzigen

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Met deze functie worden aankoopfacturen in het systeem toegevoegd of gewijzigd.

 

 

Volgende informatie kan in de velden ingegeven worden:

 

Document nr.

In dit veld wordt het documentnummer opgegeven waaronder de factuur zal opgeslagen worden. Dit nummer kan gewijzigd worden door in het veld te klikken of met '­'-toets er naartoe te gaan.

Het vergrootglas rechts van het veld geeft de mogelijkheid documenten op te zoeken op basis van documentnummer (van – tot), relatie, datum (van – tot) of nog referentie (zie verder).

Indien het nummer wordt gewijzigd naar een reeds bestaand factuurnummer, geeft dit de mogelijkheid het bewuste document te wijzigen met de button <Regel wijzigen> op voorwaarde dat het document nog niet is gecentraliseerd of de periode niet is geblokkeerd. Er kunnen eveneens lijnen aan het document worden toegevoegd.

Leverancier

Hier wordt het relatienummer of de naam ingegeven waarvan de factuur afkomstig is. Ook hier kan gezocht worden op naam en/of adres of delen ervan. Indien de relatie nog niet bestaat, kan deze vanaf hier volledig aangemaakt worden met hetzelfde invoerscherm als in het gewone scherm voor het aanmaken van relaties.

Boekingsdatum

De boekingsdatum is de datum waarmee de boekhouding rekening houdt wat betreft periodes, BTW aangiftes e.d.m. Geef dus nooit een datum in die kleiner is dan de datum van de laatst ingediende BTW aangifte. Indien dit wel gebeurt, wordt het document niet opgenomen in de volgende BTW aangifte en is de vorige, bij het opnieuw berekenen, gewijzigd. Dit veld heeft geen invloed op de vervaldatum. Standaard wordt de systeemdatum overgenomen, doch deze datum kan vanzelfsprekend worden gewijzigd.

Factuurdatum

Hier wordt de datum ingegeven, zoals aangeduid in het document. Op basis hiervan wordt de vervaldatum berekend. Standaard wordt de boekingsdatum overgenomen, maar deze kan worden gewijzigd.

Vervaldatum

Hier wordt de vervaldatum van de factuur ingegeven op basis van de factuurdatum. Het programma berekent zelf de vervaldatum indien in de relatiefiche/leveranciergegevens een betalingsvoorwaarde werd ingegeven. Indien niets werd ingevuld neemt het programma de factuurdatum over. Deze datum kan wel overschreven worden.

Referentie

Hier wordt het nummer van de binnenkomende factuur ingevuld, zoals op het document vermeld. DBFACT doet steeds een test op dit veld om na te kijken of op die relatie niet reeds een document werd geboekt met dezelfde referentie.

Referentie betaling

Dit veld kan dienen om eventueel een betalingsmededeling in te geven zoals een gestructureerde mededeling. Indien in het veld  niets wordt ingevuld zal het systeem bij de betaling de referentie van de factuur overnemen alsook het documentnummer.

Opmerking

Wordt gebruikt om een eventuele opmerking in te geven.

Levering nr

Hier kan een nummer van een leveringsbon van de leverancier worden ingegeven. Dit zal in de toekomst van pas komen als de overname van de recepties goederen nog verder zullen geautomatiseerd worden. Ondertussen komt dit veld wel van pas om vanuit de boekhouding een receptie of een leverbon terug te vinden zonder het eigenlijke document te moeten opzoeken.

Valuta

De valutacode wordt hier ingevuld, indien de factuur in valuta is opgesteld. Facturen in € worden altijd met een valutacode 0 ingegeven, zelfs indien een valutacode voor € bestaat. Deze valutacode mag niét gebruikt worden!

Koers

Hier kan eventueel de koers van de valuta worden aangepast indien nodig. Dit is evenwel af te raden om bij het afsluiten van het boekjaar niet met een moeilijke interpretatie van de valuta te zitten. Best is de waarde van de valuta eerst in het valutabestand aan te passen.

Deviezen

Hier wordt het eventuele totaalbedrag in valuta van het document ingevuld.

Totaal

Vul hier het totaalbedrag van de factuur in, BTW inclusief waar van toepassing. Indien deviezen werden gebruikt, berekent DBFACT automatisch dit bedrag aan de hand van de koers.

Niet onderworpen

Geef hier het bedrag in dat niet aan de BTW is onderworpen (bvb. leeggoed of financiële kosten). Op deze manier zal DBFACT de BTW kunnen berekenen aan de hand van het bedrag in het volgend veld, met toepassing van het standaard BTW tarief in de relatiefiche.

Basis

Hier wordt het bedrag van de factuur exclusief BTW (zonder rekening te houden met aftrekbare of niet aftrekbare) ingevuld. Indien in de relatiefiche/leveranciergegevens de vakken die verband houden met BTW werden ingevuld, zal DBFACT automatisch dit veld en alle volgende tot en met verlegging invullen. Let wel dat in dit geval de gegevens nog altijd kunnen overschreven worden.

BTW

Hier wordt het bedrag van de BTW ingevuld, zonder rekening te houden met aftrekbare of niet aftrekbare. Altijd het volledige BTW bedrag, dus. Bij facturen zonder BTW staat dit bedrag uiteraard op 0, evenals op facturen met een speciaal BTW-regime zoals EEG, medecontractant, verlegging e.d.m.

Niet recup

Hier wordt het bedrag van het niet recupereerbare deel van de BTW ingevuld.

IC BTW

Vul hier het bedrag van de EEG BTW in, volgens de voet in voege. DBFACT maakt zelf de Debet/Credit bewerking in de boekhouding en in de aangifte. Om die reden mag het gewone veld BTW niet worden ingevuld. Meer uitleg over de verwerking bij Intracommunatire BTW vindt u hier terug.

IC Goederen

Hier komt het totaal bedrag aan Goederen aangekocht in het buitenland, wat komt te staan in vak 86. Afhankelijk van de instelling "Default type IC "op de relatiefiche (Tabblad Leverancier) wordt het bedrag (wat staat in veldje Basis) automatisch in dit veld Goederen geboekt. Meer uitleg over de verwerking bij Intracommunatire BTW vindt u hier terug.

IC Diensten

Hier komt het totaal bedrag aan Diensten aangekocht in het buitenland, wat komt te staan in vak 88. Afhankelijk van de instelling "Default type IC "op de relatiefiche (Tabblad Leverancier) wordt het bedrag (wat staat in veldje Basis) automatisch in dit veld Diensten geboekt. Meer uitleg over de verwerking bij Intracommunatire BTW vindt u hier terug.

MC BTW

Zelfde regel als voor het veld EEG, maar dan voor de facturen die onder het systeem van de medecontractant vallen.

VERL BTW

Zelfde regel als voor het veld EEG, maar dan voor de facturen die onder het systeem van de verlegging vallen. Let wel dat dit systeem enkel nog gebruikt wordt voor invoer uit niet EEG landen, op voorwaarde dat de toelating voor verlegging bij de administratie werd aangevraagd.

Disconto

Hier kan het bedrag van een eventuele disconto in percent worden ingegeven. Met dit percentage wordt rekening gehouden bij de betaling van de factuur.

Disconto bedrag

Indien een disconto percentage in het vorig veld werd ingegeven, wordt hier standaard het bedrag van de disconto ingevuld. Dit bedrag is wijzigbaar. Het is echter niet nodig om een percentage in te vullen om hier een bedrag te kunnen ingeven.

Status

Verschillende codes kunnen hier worden meegegeven over de toestand van de factuur :

ontvangen

deze factuur is ontvangen en ingeboekt

goedgekeurd

de factuur is goedgekeurd voor betaling

verzonden

de betaling van de factuur is naar de bank verzonden, doch nog niet ingeboekt

betaald

de betaling van de factuur werd afgeboekt

onbekend

wat doet deze factuur in mijn boekhouding. Verdere informatie is nodig.

Niet aanvaard

deze factuur is geweigerd en mag niet worden betaald

Deze status evolueert mee met de betalingen van de uitgaande facturen. Zodra de betaling van de factuur wordt verzonden naar de bank bijvoorbeeld, verandert de status naar verzonden en zodra de betaling wordt geboekt wordt deze status veranderd naar betaald enz.

Te boeken

Geeft het bedrag weer dat in de grootboekrekeningen moet worden opgenomen. Dit is in de praktijk de som van de velden 'niet onderworpen' en 'basis', vermeerderd met het bedrag van de niet aftrekbare BTW die eveneens in de kosten moet worden opgenomen.

 

Per tegenboekingsregel kan deze informatie ingevoerd worden:

 

Rekening

Dit veld dient om de rekening in te geven waarop moet geboekt worden. Dit kunnen enkel grootboekrekeningen zijn. Met een '/' worden alle grootboekrekeningen opgevraagd die reeds met die leverancier werden gebruikt.

Indien de optionele module analytische boekhouding geïnstalleerd is, wordt bij het valideren van de rekening het scherm opgeroepen die zal toelaten de analytische uitsplitsing in te geven.

Indien wordt geboekt op een investeringsrekening en de optionele module 'afschrijvingen' werd aangeschaft, komt automatisch het scherm tevoorschijn waar de gegevens in verband met de afschrijvingen en de inventaris van de vaste activa kunnen worden ingegeven.

Omschrijving

Wordt automatisch door DBFACT ingevuld met de omschrijving van de gevraagde grootboekrekening.

Valuta

Hier kan in desbetreffend geval het op de rekening te boeken bedrag in valuta worden ingevuld. Indien een positief bedrag wordt ingegeven, zal dit na omrekening in het vak debet worden ingevuld, indien een negatief bedrag wordt ingegeven, gaat dit naar credit.

Debet

Het debetbedrag dat op de geselecteerde rekening moet worden geboekt (normale boeking).

Credit

Het creditbedrag dat op de geselecteerde rekening moet worden geboekt.

Vak

Het vak op de BTW aangifte. Dit vak wordt gedefinieerd in de grootboekrekening. In principe moeten alle aankopen handelsgoederen geboekt worden in vak 81, de onkosten naar vak 82 en de investeringen naar vak 83. DBFACT houdt automatische rekening met het geselecteerde BTW-stelsel om waar nodig de vakken aan te passen. Indien nodig kan het vak manueel worden ingegeven voor gebruik van rekeningen die in principe geen vak hebben.

Opmerking

Gebruik dit veld om een eventuele opmerking of toelichting in te geven voor de gebruikte regel.

 

 

Heel wat opdrachten kunnen vervuld worden met dit scherm:

 

Afpunten recepties

Wanneer deze button wordt aangeklikt, wordt de lijst van de recepties van de leverancier geopend. In deze lijst kunnen de lijnen worden geselecteerd die met de factuur overeenkomen. De bedragen kunnen ook dan in de receptie worden aangepast. Deze bedragen worden overgenomen in het detail van de factuur op de grootboekrekening die in de artikelfiche is opgegeven. Eens de regels overgenomen in een factuur, komen ze niet meer tevoorschijn bij het boeken van een volgende factuur.

Hier kan gemakkelijk gewerkt worden op basis van het veld 'Levering nr.' in de hoofding. Zie ook verder 'afpunten recepties'

Lijst

Hier kan een lijst met inkomende facturen worden opgevraagd volgens verschillende parameters zoals relatie, grootboekrekening, datum (van – tot), met een samenvatting van de grootboekrekeningen of het volledige detail. In feite wordt hier het journaal van de binnenkomende facturen opgevraagd.

Regels leegmaken

Om alle regels uit het document te verwijderen.

Regels wijzigen

Om een enkele regel te wijzigen. Let wel dat het veld 'Rekening' niet kan worden aangepast. Daarvoor moet de regel verwijderd worden met de 'DEL' toets en opnieuw ingegeven.

Leegmaken

Om het volledige document, inclusief de hoofding te verwijderen. Let wel dat deze bewerking onomkeerbaar is.

BTW verwerking

Een druk op deze button toont de volledige verwerking van het document wat de BTW betreft, alsook  alle gebruikte grootboekrekeningen in het document. Het is echter niet nodig het document af te sluiten om de gegevens te kunnen bekijken. Indien het te boeken saldo niet op 0 staat, zullen de grootboekrekeningen en de vakken bedragen weergeven die niet in balans zijn.

Documenten

Deze button geeft toegang tot de gekoppelde documenten of een eventueel memoveld. In een memoveld kunnen eventuele opmerkingen i.v.m. de factuur ingegeven worden. In 'Documenten' daarentegen kunnen koppelingen naar andere documenten aangemaakt, geconsulteerd en verwijderd worden. De mogelijkheid bestaat dus om bvb. een gescande offerte van uw leverancier te koppelen aan de factuur om deze rechtstreeks vanuit DBFACT te kunnen raadplegen.

Intrastat

Indien de module intrastat is geactiveerd wordt hier onmiddellijk een scherm geopend die toelaat alle nodige gegevens in te vullen voor de aangifte. Deze codes en gegevens worden in de aangiftes van de desbetreffende periodes opgenomen. Enkele tips, zie onderaan Protip.

Vaste bewerking

Dient om bepaalde vaste bewerkingen op te roepen. Desnoods kunnen de bedragen worden aangepast. Wordt gebruikt bij regelmatig terugkomende bewerkingen.

Bewaar

Om de ingegeven data op te slaan in DBFACT. Het is pas op dat ogenblik dat de rekeningen worden bijgewerkt.

Sluiten

Om het document af te sluiten. Daarbij wordt de vraag gesteld of u de wijzigingen wenst op te slaan. Daarbij krijgt u drie mogelijkheden : opslaan (om het document effectief op te slaan en af te sluiten), negeren om de wijzigingen ongedaan te maken en het document af te sluiten) en terug (om het document niet af te sluiten).

 

 

Protip

Gebruik een "/" in het veldje Rekening om een lijst te krijgen van de reeds gebruikte rekeningen op deze leverancier. Indien steeds de lijst gewenst is bij deze leverancier, kan de "/" als standaard ingegeven worden op de relatiefiche.

 

 

Protip

Bij ingave Intrastat zijn volgende zaken praktisch:

1) Op het veldje 'Gewicht' kan het rekenmachine (F11) toegepast worden.

2) Via PageDown knopje wordt direct naar de regels gegaan.

3) "/" ingeven in het veldje 'Code' geeft een lijst van de gebruikte codes voor die relatie.