Creatie dossier

Navigation:  Starten met DBFACTw > Het dossier > Dossierbeheer >

Creatie dossier

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

 

   

 

 

Klungelalarm

Als U een nieuw dossier maakt is dit dossier niet up-to-date. Als U het dossier wil opstarten dan dient U het dossier eerst te updaten.

 

 

Stappenplan creatie dossier

 

Om een nieuw dossier aan te maken in DBFACT, is het belangrijk om een aantal stappen te doorlopen. Dit stappenplan is tevens interessant om een bestaand dossier op correcte parameters te controleren. Immers, het gebruik van verkeerd ingestelde parameters leidt automatisch ook tot verkeerde resultaten.

 

1)Aanmaak dossier: via creatie dossier. Zie daarvoor creatie dossier: de bestanden worden aangemaakt en geïnitialiseerd, eventueel overgenomen

2)Herstelling zakencijfer: om deze (indien overgenomen van een dossier) ook netjes te resetten

3)Dossiergegevens: zie ‘firmagegevens’: de gegevens van de firma, alsook btwnummer en eventuele andere zaken worden ingesteld.

4)Gebruikers en rechten: maak van in het begin de juiste gebruikers aan, zodat kan bepaald worden welke gebruiker wat kan uitvoeren

5)Veranderen variabelen: het is van belang er voor te zorgen dat de parameters zo veel mogelijk overeenkomen met de noodzakelijke configuratie van het dossier. DBFACT stelt sowieso een aantal standaard parameters voor, zodat het pakket volgens ‘standaard eisen’ werkt. Aanpassingen in boekhouding en vooral ‘standaard rekeningen’ zijn heel belangrijk, aangezien daar ook moet nagekeken worden of deze allemaal bestaan.

6)Parameter modules: indien bepaalde modules in een dossier niet actief (moeten) zijn, kan men deze veel beter zo snel mogelijk uitschakelen.

7)Grootboekrekeningen: indien de grootboekrekeningen moeten worden overgenomen zet u deze optie aan. Als deze niet worden overgenomen (door de optie niet aan te vinken of door een leeg dossier aan te maken) worden wel de standaard grootboekrekeningen ingevuld.

8)Commercieel beheer:

a)Layouts: indien ook documenten gegenereerd worden uit DBFACT, is het belangrijk om de eventuele standaard rapporten te gebruiken. Indien afwijkende rapporten gebruikt worden, kan men beter een aparte map onder x:\dbfact\ aanmaken, bv. voor een dossier XYZ, met de naam x:\dbfact\ReportBon_XYZ . In deze map kunnen alle documentenlayouts gestockeerd worden, specifiek voor dit dossier dan.

b)Filebeheer artikelen: indien met artikels gewerkt wordt, is het aangeraden om onmiddellijk minstens één groep (bv. groep ‘ALG’, voor algemeen), fo soort (bv. soort ‘DIV’, Diverse). Indien dit niet zo is, kan men eigenlijk geen artikels bijmaken.

9)Boekhouding

a)Veranderen variabelen: alle parameters van de boekhouding zijn wat gegroepeerd, en dus makkelijk te overlopen.

b)Boekhoudingrekeningstelsel: men kijkt na of het rekeningstelsel voldoet aan de wensen. Indien niet, is het nu het moment om snel en efficiënt via de grootboekrekening-werklijst verschillende overbodige rekeningen te schrappen. De officiële tekst waar het rekeningstelsel van DBFACT op gebaseerd is kan u hier terugvinden.

c)Multi-journaal: indien meerdere journalen gewenst zijn, zoals meerdere diverse journalen, kun je deze best eerst aanmaken (filebeheer – boekhouding) 

d)Boekhoudperiodes: het boekjaar kan best onmiddellijk aangemaakt worden. Als er ook meerdere journalen aangemaakt zijn, dan moet de nummering op het tweede tab-blad ook bijgemaakt worden.

e)Banken: worden bijgemaakt, zodat de financiële verrichtingen ook bijgemaakt kunnen worden.