Coda definities

Navigation:  De Boekhouding > Uitbreiding op boekhouding > CODA module >

Coda definities

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Met deze functie legt u een aantal CODA definities vast. Om er voor te zorgen dat de ingelezen informatie uit de CODA berichten sneller gelezen en geanalyseerd wordt, laat u DBFACTw weten hoe gezocht moet worden naar de informatie in de CODA berichten. Door zoekpatronen vast te leggen, definiëert men welke relatie of boeking er automatisch kan gebeuren.

 

Deze functie is alleen maar van nut indien in uw licentie de CODA module actief is.

 

 

Er wordt op een overzichtelijke manier gezorgd voor de twee stappen in deze definitie: enerzijds zoeken we in de gecodeerde berichten naar bepaalde herkenpunten. Deze herkenpunten leggen we vast onder het gedeelte 'Zoeken'. Wat uiteindelijk daarmee gedaan moet worden, wordt in het gedeelte 'invullen' bepaald. Er wordt beschreven wat de mogelijkheden zijn.

 

 

Code

Een interne nummering om de verschillende definities te onderscheiden. U heeft hier voor de rest weinig mee te doen.

Omschrijving

Beschrijvende informatie wat de definitie betekent, bv. 'bancontact', 'huur', 'gedomiciliëerd abonnement'

Zoeken

Alles wat hieronder staat wordt gebruikt om DBFACTw de kans te geven te zoeken wat de inhoud is van deze lijn.

Protip

U hoeft zeker niet voor alle mogelijke coda-berichten de nodige definities aan te maken. Immers, het is alleen als DBFACTw er niet automatisch in slaagt om de nodige informatie in te vullen, dat u het programma als het ware gaat 'helpen'. Dit schermpje kunt u daarom ook tijdens het invullen oproepen, om op dat moment zelf een nieuwe definitie bij te maken voor de niet automatisch gekoppelde informatie.

Meer nog, indien u op dat moment een nieuwe definitie bijmaakt, zal DBFACTw zelf automatisch de familie, de verrichting en het type mededeling invullen. Zo is de kans dat het systeem automatisch de koppeling verzorgt, veel groter.

Familie

Ieder item in een coda-bericht krijgt automatisch een familie toegewezen. Bij het aanmaken van een nieuwe definitie tijdens het boeken, worden deze zaken automatisch ingevuld a.d.h.v. de gekozen niet-gekoppelde verrichting. Voorbeeld: familie 03

Verrichting

Het type verrichting wordt hier ook in gecodeerde vorm genoteerd. Bij het aanmaken van een nieuwe definitie tijdens het boeken, worden deze zaken automatisch ingevuld a.d.h.v. de gekozen niet-gekoppelde verrichting

Type mededeling

Gelijklopend met de familie of de verrichting wordt deze informatie opgezocht uit de gecodeerde berichten. De familie, de verrichting en de type mededeling worden als eerste gehanteerd om, in geval van niet teruggevonden verrichtingen, op zoek te gaan naar dergelijke vooraf gedefinieerde definities.

Zoeknaam

Een stuk van de naam in de omschrijving (de naam van de begunstigde op de overschrijving)  bevat deze tekst. Een naam kan bij voorbeeld totaal verschillen ten opzichte van de commerciëel gebruikte naam. Zo kan iedere overschrijving automatisch als naam 'Activia' bevatten, terwijl het hier over de 'Vlaamse wandelliga' gaat. Zo kan men voor 'Bank Card Company' gaan koppelen aan BCC, indien gewenst.

Mededeling

In de mededeling vinden we dit stukje tekst IN de mededeling terug

Extra mededeling

In de extra (tweede) mededeling vinden we dit stukje tekst IN de mededeling terug

Invullen

Als door het zoeken een bepaalde definitie gekozen wordt, heeft het programma nu voldoende informatie om te weten wat er precies met deze informatie moet gebeuren.

Type

Met het type wordt bepaald welke boeking gebruikt moet worden. Zo wordt een onderscheid gemaakt tussen:

Klant: er wordt een klant gekozen a.d.h.v. de bovenstaande zoekcriteria. De klant wordt hier vastgelegd voor deze coda definitie.

Leverancier: indien deze coda definitie wordt weerhouden, zal automatisch deze leverancier gekozen worden

Grootboekrekening: na keuze van deze coda definitie, zal de financiële boeking automatisch op deze grootboekrekening geboekt worden.

Relatie

Afhankelijk van de klant of leverancier, wordt hier de gewenste relatie vastgelegd.

Grootboek

Als het type 'grootboekrekening' was gekozen, wordt deze hier ingevuld.

Document zoeken

Indien gekozen is voor type klant of leverancier, kan hier gekozen worden om niet alleen op de relatie zelf te boeken, maar indien niet mogelijk automatisch, direct het keuzescherm te verkrijgen om het document van de gewenste boeking aan te duiden.

Analytisch grootboek

Indien de analytische module actief is, kan hier de gewenste grootboekrekening vastgelegd worden. Indien er een verdeelsleutel nodig is, wordt dit via de 'vaste bewerking' vastgelegd. De analytische grootboekrekening is een '100 %-toewijzing'

Vaste bewerking

Indien uit deze koppeling automatisch een vaste analytische verdeelsleutel gebruikt wordt, kan deze hier vastgelegd worden. Indien noch bij het analytische grootboek of de vaste bewerking iets ingevuld is, wordt voor deze verrichting automatisch het zogezegde tussenscherm (voor de analytische boeking) getoond.

Opmerking

Door de informatie hierin vermeld, wordt automatisch de nodige informatie van de opmerking ingevuld.  Zo zijn een aantal voorgedefiniëerde teksten mogelijk:

#MM# = maand van verrichting

#DD# = dag van de verrichting

#YYYY# = jaar van de verrichting

 

 

Protip

In het begin neemt het inderdaad wat tijd in beslag om een aantal niet automatisch herkende transacties in het coda bericht te 'koppelen' aan een definitie. U zult echter snel merken dat de herkenningsgraad zienderogen toeneemt. Het is geen uitzondering dat meer dan 95 % van de verrichting na verloop van tijd automatisch herkend worden.

 

Bij de regels van bv bancontact heb je steeds dezelfde code in het coda bericht. Dit begint met 04 (Familie), 50 (Verrichting), 111 of 114 (Type mededeling), gevolgd door de 6 delige POS code (Mededeling). Afhankelijk van Helpkey 9604407 kan deze code breder genomen worden, dan kan deze code 7 cijfers bevatten. Dit is afhankelijk van uw bank.