Coda bericht inlezen

Navigation:  De Boekhouding > Uitbreiding op boekhouding > CODA module >

Coda bericht inlezen

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Net na het inlezen van het CODA bericht ziet het scherm er als volgt uit. Alle rode lijnen worden om een of andere reden niet herkend. De reden van niet-herkenning wordt in de kolom "Status" weergegeven. Per lijn kan de transactie dan toegewezen worden.

 

 

Protip

Door een deel van de tekst te selecteren via slepen van de muis of te dubbelklikken op de tekst in het veld 'Mededeling' of 'Extra medeling' en dan de rechtermuisknop te klikken kan je zoeken doorheen de documenten op verschillende zaken:

- Factuur

- Klant

- Leverancier

- Inkomende factuur

Er is eveneens de mogelijkheid om een geselecteerde tekst over te kopiëren naar het veldje 'Opmerking' via de keuze 'Tekst naar Opmerking' na selectie van de tekst en rechtermuisklik.

 

Indien er een bepaalde regel van een relatie met een ontvangen bedrag niet duidelijk is (er is niet genoeg informatie: geen mededeling, geen factuurnummer, meerdere facturen in 1 betaling.. ed), kunt u deze klant/leverancier verwittigen via het verwittigingssysteem. Hierbij wordt een mail gestuurd naar de relatie, deze mail staat default al ingesteld, maar kan nog steeds geconfigureerd worden naar wat nodig via Direct-menu 14, Documenttype CODA, volgens het klassieke systeem van de e-mail bevestigingen. De button <verwittigen> kan alleen gebruikt worden, indien er een relatie gekoppeld is aan de regel en indien het bedrag positief is. Het e-mail adres dat gebruikt wordt is wat prioritair ingesteld staat in menu Verander variabelen, Direct-menu 4, Helpkey 960363. Afhankelijk wat ingesteld staat als eerste prioriteit, wordt dat e-mail adres genomen.

 

Hoofding

 

Uittreksel

Is het nummer van het uittreksel zoals opgegeven in het bericht.

Datum

Datum van het uittreksel zoals opgegeven in het bericht.

Beginsaldo

Beginsaldo van het uittreksel zoals opgegeven in het bericht.

Eindsaldo

Eindsaldo van het uittreksel zoals opgegeven in het bericht.

Niet toegekend

Het saldo van het uittreksel dat nog dient toegekend te worden (totaal van de rode lijnen). Opgelet: het Niet toegekend bedrag moet niet op 0 staan om de correcte lijnen over te nemen.

 

 

Grid - Kolommen

 

Mark

Gebruikelijke kolom om de lijnen te markeren die ingelezen moeten worden. Alle lijnen die werden herkend worden automatisch gemarkeerd.

Status

Geeft de status weer van de lijn, nl. in welke mate deze zal ingelezen worden. De bestaande statussen zijn :

- Niet koppelbaar aan document: betekent dat het bedrag niet aan een specifiek document kan gekoppeld worden, hoewel de relatie gekend is. Dit kan voorkomen wanneer een klant bvb. een deelbetaling uitvoert van een herinnering met meerdere documenten.

- Koppelbaar aan meerdere documenten: betekent dat het bedrag op de klant aan meerdere facturen kan toegekend worden. Dit komt meestal voor bij terugkomende facturen, waarbij meerdere facturen bij de klant open staan en het correcte bedrag van 1 factuur betaalt, doch zonder het factuurnummer te vermelden.

- In betalingsbuffer: betekent dat de uitgaande betaling via de module electronische betalingen werd uitgevoerd, dat deze betalingen door het systeem werden teruggevonden en ingelezen zullen worden. Eigenlijk niets aan de hand, dus.

- Afwijking op bedrag: betekent dat het document (en dus de relatie) herkend werden, maar dat een afwijkend bedrag werd betaald.

- Niet toegekende cheque: betekent dat de uitgaande cheque niet werd toegewezen aan een relatie, maar wel is aangemaakt) via het beheer van de cheques in DBFACTw

- Onbekende Cheque: betekent dat de uitgaande cheque niet werd aangemaakt via Direct-menu 104 "Beheer uitgaande cheques"

- Onbekend inkomend bedrag: betekent dat een binnenkomende betaling helemaal niet kan toegewezen worden, noch aan een relatie, noch aan een document.

- Onbekend uitgaand bedrag: betekent dat een uitgaande betaling helemaal niet kan toegewezen worden, noch aan een relatie, noch aan een document. Dit zal niet het geval zijn voor de electronische betalingen in DBFACTw, maar wel bijvoorbeeld voor afbetalingen van leningen, domiciliëringen e.d.m.

- Losgekoppelde regel: betekent dat de lijn een herkenning heeft gehad (zij het nu manueel of automatisch toegewezen), maar dat de koppeling ongedaan is gemaakt.

Code

Geeft het document weer waaraan de betaling, inkomend of uitgaand zal gekoppeld worden. Voor de uitgaande betalingen met de module elektronische betalingen wordt steeds de code 'BUFFER' weergegeven.

Naam

Naam van de derde opdrachtgever/begunstigde, zoals opgegeven in het bericht.

Bedrag

Bedrag van de lijn, zoals opgegeven in het bericht. Een positieve betaling is steeds binnenkomend, een negatieve dus steeds uitgaand.

Relatie

Relatie die door DBFACTw werd herkend/toegewezen aan de lijn.

Mededeling

Mededeling van de opdrachtgever zoals opgegeven in het bericht

Extra Mededeling

Bijkomende mededeling in de lijn zoals opgegeven in het bericht. In veel gevallen is het documentnummer, de gestructureerde mededeling e.d.m. in deze extra mededeling verwerkt.

Familie

Familie van transactie waartoe de lijn behoort (code toegewezen door het CODA bericht).

Verricht.

Soort verrichting waartoe de transactie behoort  (code toegewezen door het CODA bericht).

Type

Type waartoe de verrichting behoort (code toegewezen door het CODA bericht).

Adres

Straatnaam en nummer van de derde opdrachtgever/begunstigde, zoals opgegeven in het bericht.

Postcode

Postcode van de derde opdrachtgever/begunstigde, zoals opgegeven in het bericht.

Plaats

Gemeente van de derde opdrachtgever/begunstigde, zoals opgegeven in het bericht.

Volgnr

Lijnnummer in het bericht. Kan gebruikt worden om de originele volgorde terug te vinden na andere sorteringen.

E-mailadres

E-mailadres van de derde opdrachtgever/begunstigde, zoals opgegeven in het bericht.

 

In het middenstuk bevindt zich informatie over de manier waarop de lijn is gekoppeld en opgeslagen zal worden. Deze velden worden automatisch ingevuld, het enige veld dat aangepast kan worden is het veldje 'Opmerking'.

 

Buttons

 

Definitie

Laat toe om nieuwe vaste definities van betalingen aan te maken, waardoor de transacties in het vervolg wel automatisch kunnen herkend worden (op voorwaarde dat de transactie dezelfde structuur behoudt). Hiervoor verwijzen wij naar de "coda definitie"

Relatie

Laat toe om voor de gekozen lijn eenmalig een relatie toe te wijzen, vb. een eenmalige betaling van een advocaat die geld van een klant heeft geïncasseerd. Deze button heeft een aantal andere onderliggende functies. Specifieke informatie hierover wordt in een onderliggend help-item toegelicht. Klik hier om deze te bereiken.

Bedrag

Hiermee kan er gezocht worden op dit bedrag in DBFACTw.

Grootboek

Laat toe om voor de gekozen lijn eenmalig een grootboekrekening toe te wijzen, bijvoorbeeld een terugbetaling van een dubbel betaalde boete of een verkregen subsidie.

Bestelbon

Laat toe om dit bedrag als betaling (voorschot) op een bestelbon te boeken.

Levering

Laat toe om dit bedrag als betaling (voorschot) op een leveringsbon te boeken.

Verwittigen

Dient om de betreffende relatie een mail te kunnen sturen (te verwittigen) voor meer informatie.

Disconto

Laat toe om het verschil van tussen een afwijkend en het document bedrag bedrag af te boeken naar disconto. Hierbij wordt de rekening gebruikt die gedefinieerd staat in veranderen variabelen, Helpkeys 913013 en 913014. Naargelang het verschil voordelig of nadelig is, wordt het geboekt als opbrengst of kost.

Kredietbep.

Laat toe om het verschil (= het afwijkend bedrag) af te boeken naar kredietbeperking.

Betal. Verschil

Laat toe om het verschil van tussen een afwijkend en het document bedrag bedrag af te boeken naar betalingsverschillen. Hierbij wordt de rekening gebruikt die gedefinieerd staat in de veranderen variabelen, Helpkeys 913001 en 913002. Naargelang het verschil voordelig of nadelig is, wordt het geboekt als opbrengst of kost.

Bankkosten

Laat toe om het verschil (= het afwijkend bedrag) af te boeken naar Bankkosten.

Cheques

Deze button opent het scherm van het cheques beheer, dit zowel voor inkomende als uitgaande cheques. Let wel, deze button kan alleen maar gebruikt worden, als er nog geen herkenning is geweest van dit chequenummer door DBFACTw

Loskoppelen

Dient om een herkende transactie los te koppelen van de toewijzing. Hiermee kan dan een nieuwe toewijzing gegeven worden.

Overnemen

Neemt alle bewerkingen over in het uittreksel. Zolang de overname niet gebeurd is, wordt niets in het uittreksel geboekt.

Sluiten

Sluit het scherm zonder ook maar iets over te nemen. Een bevestiging wordt wel gevraagd. Het uittreksel wordt dus ook niet bijgewerkt.

 

Enkele tips in een notendop:

 

- Bij het zoeken naar een Relatie in DBFACTw worden de meest voorkomende titels ( NV, BVBA, enz) weggelaten.

- Bij een voorschot of volledige betaling van een bestel- of leveringsbon, kan deze ook gekoppeld worden aan het betreffende document. Dit bedrag wordt dan als voorschot opgenomen, zoals een betaling rechtstreeks op de bon.

- Indien er geen gegevens meegegeven worden, waarmee gekoppeld kan worden of als het om een domiciliëring gaat, dan kan er nog steeds gezocht worden op bedrag. Dit door Rechtermuisklik op het bedrag, hierbij hebt u de keuze uit klant/leverancier (CN).