Cadeaubon template

Navigation:  Uitbreiding commercieel beheer > Cadeaubon module >

Cadeaubon template

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Om een cadeaubon in gebruik te nemen, wordt het standaard gedrag van de cadeaubon gedefiniëerd. Dit gebeurt a.d.h.v. een cadeaubon template. Hier wordt uitgelegd wat in een cadeaubon template ingesteld kan worden.

 

U kunt meerdere templates maken, telkens met een andere instelling qua gedrag. Dit is geen verplichting. Er wordt afgeraden om vanaf het begin meerdere templates te definiëren.

 

U dient te beschikken over filebeheer rechten om een nieuwe cadeautemplate te maken of een bestaande cadeautemplate te wijzigen.

 

 

 

 

ID

Interne ID om het type aan te duiden

Code

Om een cadeau template snel te kunnen kiezen, wordt hier verplicht een unieke korte zoekcode gevraagd.   Deze code kan ook op documenten afgedrukt worden.

 

Omschrijving

Omschrijving van de cadeau template

Bv: Onbeperkte cadeaubon

Bv: Cadeaubon geschenklijst

Verrekenwijze

Deze instelling voor de template is heel belangrijk.  In principe geldt dat een cadeaubon een betaalmiddel is.  U heeft in DBFACTw echter de keuze. Voor een uitgebreide keuze omtrent betaalmiddel of artikel, zie ook cadeaubon als betalingsmiddel of commercieel artikel.

 

Opgelet: deze instelling is ook achteraf voor het template niet meer wijzigbaar.  Indien u met een ander bon type wenst te werken, maakt u een nieuwe template aan, en stelt u vooral aan om die te gebruiken.

 

Tijdsduur

Een cadeaubon kan beperkt zijn in tijd. Bij tijdsduur 0 zal de cadeaubon nooit vervallen.

Praktisch gezien laat men best toe dat een cadeaubon maximaal 12, 18 of 24 maand geldig is. U dient dan best op de afdruk van de cadeaubon te vermelden wanneer de cadeaubon vervalt.

 

Opmerking: aangezien wettelijk gezien een cadeaubon beschouwd wordt als een betaalmiddel, is het in principe niet toegelaten om een geldigheidsdatum te registreren op de cadeaubon.  Dit houdt niet tegen dat 90 % van de cadeaubon aanbieders een tijdsduur vermelden op hun cadeaubonnen.

 

Toepassing

Het kan voorkomen dat men een cadeaubon wenst te beperken tot het aankopen van een bepaald artikel, artikelgroep of andere beperking.

Men kan deze beperking registreren in de cadeaubon template.

Bij de verkoop van de cadeaubon (van deze template) zal in de cadeaubon bijgehouden worden dat er een beperking zit op deze cadeaubon. Bovendien zal bij het verbruiken van de cadeaubon (de registratie van de betaling), gecontroleerd worden of op het document wel degelijk het artikel of de artikelgroep voorkomen.

 

Volgende beperkingen zijn mogelijk:

 

Artikel: de betaling met de cadeaubon kan alleen als dit artikel verkocht wordt

Groep: de betaling met de cadeaubon kan alleen als uit deze groep verkocht wordt.

Opmerking: de betaling met de cadeaubon kan alleen als uit deze opmerking verkocht wordt. De verkoper krijgt bij het registreren van het document een melding op zijn scherm, zodat hij kan controleren dat de verkoop effectief aan de opmerking voldoet.

 

Klant

Hiermee kan bepaald worden of bij een cadeaubon al dan niet verplicht een klant moet ingegeven worden.

 

Optioneel: we kunnen, waar nodig, een relatie ingeven, maar het is niet verplicht

Verplicht: vanaf dat de cadeaubon verkocht wordt, zal de relatie gevraagd worden.

Geen: het is niét mogelijk de klant in te geven, deze cadeaubonnen blijven anoniem.

 

Opmerking: dit is ideaal voor firma's die werken met geschenkenlijsten of websites, aangezien dan de cadeaubon zelf eigenlijk niet zo echt van belang is, want DBFACTw houdt zelf bij wat de klant als tegoed heeft op cadeaubonnen.

 

Oorzaak

Bij de creatie van een cadeaubon wordt dit automatisch ingesteld. Normaal zal de oorzaak van de cadeaubon  commercieel zijn, maar aangezien cadeaubonnen ook via de RMA kunnen ontstaan, of uit andere overwegingen. Hier kan men dit per cadeaubon gaan instellen.

Creatie

Cadeaubonnen kunnen op vele manieren ontstaan. De verschillende aanmaakwijzen worden hier gekozen:

 

Bulk creatie: u beschikt over een goede kleurenprinter, en wenst op gepaste tijdstippen een aantal cadeaubonnen op voorhand af te drukken, met alle gepaste informatie van doen, waaronder ook de unieke identificaties van de barcode.  Bij de verkoop wordt dan voor dit type de barcode van de cadeaubon gescand om te vermelden dat die verkocht wordt.  (BULK)

Creatie tijdens verkoop met scannen barcode: u heeft (centraal) beslist dat er complete cadeaubonnen voorgedrukt zijn. Deze bevatten zelfs een unieke barcode, en worden alsdusdanig verkocht. Het volstaat dan de unieke barcode van de cadeaubon te scannen om de verkoop van deze bon te realiseren (VKPSCAN)

Creatie tijdens verkoop met afdruk waardebon etiket: aangezien er nog geen cadeaubon bestaat, maar er wel een voorbedrukte cadeaubon bestaat, met bv. een witte zone om de barcode en de verkoopsgegevens van de verkochte cadeaubon te registreren, wordt bij de verkoop van deze cadeaubon automatisch een cadeaubon-etiket afgedrukt, dat dan gekleefd kan worden op de juiste cadeaubon.  (VKPETIK)

Creatie tijdens verkoop met afdruk waardebon document: dit is gelijkaardig als de afdruk van een etiket, maar in dit geval wordt een volwaardige cadeaubon onmiddellijk afgedrukt bij verkoop (VKPBON)

 

Actief

Een template die niet meer in gebruik is, kan men op 'non-actief' zetten. Daardoor wordt deze cadeaubon template niet meer bekeken bij de creatie van een cadeaubon.

Tip: aangezien we een cadeaubon template niet kunnen uitvegen als er ooit cadeaubonnen mee gemaakt zijn, kan men gebruik maken van deze optie. In de standaard lijsten zal deze optie dan niet meer voorkomen.

Splitsbaar

Met deze optie laten we toe dat dergelijke cadeaubon geplitst wordt. Zo kan dan een cadeaubon van bv. 30 euro gesplitst worden in een cadeaubon van 20 euro en een aparte cadeaubon van 10 euro.

Indien niét mogelijk, moet de volledige cadeaubon in één verkoop (document) opgenomen worden.

Deze parameter kan men later ook wijzigen. Een cadeaubon die oorspronkelijk niet splitsbaar was, kan later (door deze parameter te wijzigen) wel splitsbaar zijn.

Standaard is een cadeaubon niet splitsbaar.

 

Opgelet: een cadeaubon van het type "Creatie tijdens verkoop met scannen barcode" kan onmogelijk als splitsbaar gezet worden, aangezien er anders een probleem is met het genereren van de barcode voor de (af)gesplitste cadeaubon.

 

Teruggave

Mag er wisselgeld gegeven worden indien de cadeaubon niet volledig opgebruikt is. Dit is standaard zo voorzien, maar kan voor een bepaalde template aangepast worden.

Deels opneembaar

Indien men een template wenst voor een cadeaubon die een oorspronkelijke waarde heeft en dan deels opgenomen kan worden, door van het openstaande bedrag een deel in tegeven, dan kan dat met deze optie.

Standaard staat deze optie op 'neen'. We gaan er van uit dat normaal een cadeaubon integraal opgenomen wordt bij een verkoop

Waarde

Een cadeaubon kan een standaard waarde hebben (bv. voorbedrukte cadeaubonnen), het kan zijn dat een waarde voorgesteld kan worden, maar wijzigbaar is, of dat steeds voorgesteld moet worden wat de waarde voor de cadeaubon moet zijn.

Waarde bedrag

Enerzijds het vaste bedrag of het voorgestelde bedrag, zoals hierboven juist vermeld.

Start status

Het kan voorkomen dat men meerdere 'startstatussen' wenst in te geven, zoals bij bulk creatie de cadeaubonnen die op verschillende plaatsen worden bijgehouden.

Standaard is slechts één status van een cadeaubon voorzien.

Het is trouwens alléén maar deze statussen die hier ingevuld kunnen worden. De volgende statussen die de levenscyclus van de cadeaubon vastleggen, kunnen hier niet geselecteerd worden. Het herzetten van deze status gebeurt immers automatisch a.d.h.v. de verkoop en het verbruik van een cadeaubon.

Layout

Het rapport dat gebruikt wordt voor de layout

Artikel

Het artikel dat gebruikt wordt voor de verkoop van de cadeaubon. Voor dit artikel worden diverse zaken gechecked bij het bewaren

- is dit een artikel zonder stockbeheer

- beschikt dit artikel over een 46 klasse rekening

- is de btw buiten omzet gehouden

- het artikel heeft geen prijs (aangezien dit in de template wordt bepaald)

Barcode key

De barcode key wordt gebruikt om barcodes te herkennen of barcodes te genereren.

 

Als we zelf barcodes genereren, zal DBFACTw deze barcode key gebruiken als basis (de eerste tien cijfers van de barcode).

 

Als barcodes op voorbedrukte documenten extern worden aangemaakt, willen we de barcode key gebruiken om deze terug te vinden.  Door hier een * of een ? in terug te vinden, wordt gezocht naar de gelijkenis van de barcode (In het Engels spreken we over 'like'). Indien er geen ? of * terug te vinden is in de barcode key, gaan we er van uit dat de ingegeven cijfers de eerste cijfers van de te zoeken barcode zijn.

 

De barcodes die gegenereerd worden voor de cadeaubonnen zijn steeds minstens 20 karakters lang, aangezien anders de verwarring zou bestaan tussen cadeaubon-barcodes en barcodes die normaliter voor artikelen gelden.

 

Protip

Om er voor te zorgen dat barcodes over alle templates steeds uniek zijn, worden de eerste cijfers van de barcode door DBFACTw zelf automatisch voorgesteld.

Door een ingenieus systeem van combinatie van licentienummer en templatenummer, wordt deze code zelfs uniek gegenereerd over alle DBFACTw dossiers heen.

Zo worden autoamtisch de eerste tien cijfers van de barcode 'voorgedefiniëerd', terwijl u de template aanmaakt.

 

Protip

Indien u barcodes heeft aangemaakt via voorbedrukte cadeaubonnen, raden we u sterk aan om een barcode te kiezen waarvan de eerste 10 cijfers effectief overeenkomen met de vooropgestelde template én er minimaal nog 10 (of meer) vervolgnummers worden toegekend.

We raden u trouwens ook aan om die vervolgnummers liever willekeurig te genereren ipv een opvolgend nummer te voorzien.

 

 

Nederlands / Frans / Engels / Duits

De teksten die we op een bepaald type cadeaubon afgedrukt willen zien, kunnen we hier rechtstreeks in meerdere talen ingeven.

Memo

Interne opmerkingen die we omtrent de type templates wensen bij te houden, kunnen we hierin kwijt.