Cadeaucheques verwerken in DBFACT

Navigation:  De Boekhouding > Boekhouding - basis > FAQ >

Cadeaucheques verwerken in DBFACT

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Hier beschrijven we even hoe de firma TML werkt met cadeaucheque's, hoe we m.a.w. de cadeaucheque's verwerken in DBFACT.

 

De cadeaucheque wordt aanzien als een voorafbetaling (en dus geen verkoop van goederen) door een klant.

Aangezien we nooit op voorhand weten tegen welk BTW tarief de effectieve goederen zullen verkocht worden, rekenen we hier voorlopig geen BTW op.

Er zijn dus eerst een aantal instellingen die dienen te gebeuren in DBFACT.

 

 

Stap 1: Instellingen in DBFACT

 

Er wordt dus m.a.w. een artikel 'Cadeaucheque' aangemaakt met aankooprekening en verkooprekening uit de 460-reeks (ontvangen vooruitbetalingen). Er wordt daarvoor een speciale rekening aangemaakt (menu 8-3-1 of direct-menu 872).

 

 

Er wordt ook een betaalmiddel aangemaakt 'Cadeaucheque', die naar een apart kasboek gaat, en waarvan de betaling naar dezelfde rekening 460 wordt gestuurd, ipv. een klassieke 58-rekening (zie menu 8-3-6 of via direct-menu 541).

Bij deze wordt ook niet vergeten de betaalwijze te activeren in onze Veranderen Variabelen, onder helpkey 907009 tot 907018 én het specifieke bankboek aan te maken via menu 8-3-5 of direct-menu 540.

 

 

Wanneer de klant met een cadeaucheque komt betalen, wordt dus het betaalmiddel cadeaucheque als betaalmiddel gebruikt net zoals een betaalmiddel Bancontact of VISA bestaat.

 

 

 

Stap 2: Gebruik in DBFACT

 

De eerste stap in het gebruik is de aankoop door de klant van de cadeaucheque. Dit kan gebeuren via een kasverkoop of een factuur.

De klant wordt vervolgens gedebiteerd voor het bedrag van de cadeaucheque en betaalt met bvb Cash.

De verkoop van de cadeaucheque wordt geregistreerd op basis van de 460-rekening.

Er wordt geen BTW aangerekend. Hiervoor wordt een speciaal BTW tarief aangemaakt.

 

Na de aankoop van de cheque kan de klant, die deze cheque in zijn bezit heeft, goederen betalen met deze cadeaucheque.

De klant wordt vervolgens gedebiteerd voor het bedrag van de goederen + de BTW. De BTW wordt hier dus overgedragen.

De klant betaalt zijn totale aankoop met zijn cadeaucheque.

De cadeaucheque wordt als betaalmiddel ingegeven en komt op het debet van de 460-rekening.

Hierdoor heeft de klant betaald, is de cadeaucheque teruggekomen en staat de 460-rekening op 0.

 

Een opmerking die je zou kunnen hebben is dat er op voorschotten BTW moet gerekend worden. Dit is ook zo! Er zijn toch een aantal redenen waarom dit niet onmiddellijk  gebeurt,nml.

We weten nooit op voorhand welke goederen (en dus tegen welk BTW tarief) de klant gaat kopen. Indien u de BTW al zou aanrekenen tegen 21% zou bij de aankoop van goederen aan 6% negatieve BTW komen en dus ook een hogere omzet genereren.

Als de BTW wel wordt aangerekend, kan deze niet omgekeerd verwerkt worden als de cheque gebruikt wordt als betaling. Dit verplicht ons telkens (en dus voor elke cheque) tot een manuele rechtzetting van de BTW wanneer deze wordt gebruikt.

Als de cheque dan teruggenomen wordt als artikel, is het totaal factuurbedrag verkeerd. Bv: een TV kopen van 1.000€, terugname cadeaucheque-artikel van 750€, geeft een totaal factuurbedrag van 250€ en dit is niet juist. De klant moet immers een factuur krijgen van 1.000€, dat betaald wordt met een cadeaucheque van 750€.

 

Het staat de boekhouder echter volledig vrij om op het einde van de maand/trimester/jaar zelf de verrekening te maken naargelang het saldo van de 460-rekening. Hoe gaat dit in zijn werk?

 

Er wordt gekeken naar het saldo van de 460-rekening. Drie mogelijkheden bestaan dan:

1.Het saldo is gelijk gebleven: er dient niets te gebeuren.

2.Het saldo is verhoogd: dit betekent dat er meer cadeaucheques zijn verkocht dan dat er terug binnengekomen zijn. Er zijn dus meer voorschotten gemaakt dan teruggenomen. Op dit verschil wordt de BTW berekend en deze wordt dan aangegeven.

 

Voorbeeld: oud saldo was 1.000€, nieuw saldo is 2.250€. Er is dus een verschil van 1.250€. Uit dit verschil wordt het basisbedrag gehaald (1.250€ / 1,21), nml. 1.033,06, dat wordt toegevoegd aan vak 03 (omzet) van de BTW aangifte. Het verschuldigde BTW-bedrag is dus 1.250 - 1.033,06 = 216,94 , dit komt dan in het vak 54 (verschuldigde BTW).

 

3. Het saldo is verlaagd. Dit betekent dat er meer cadeaucheques zijn binnen gekomen dan dat er verkocht zijn. Er zijn dus minder voorschotten gemaakt dan dat er teruggenomen werden. Op dit verschil wordt de BTW berekend en deze wordt dan teruggevorderd.

 

Voorbeeld: oud saldo was 2.250€, nieuw saldo is 1.000€. Er is dus een verschil van 1.250€. Uit dit verschil wordt het basisbedrag gehaald (1.250 /1,21), nml. 1.033,06, dat verminderd wordt bij vak 03 (omzet) van de BTW aangifte. Het terug te vorderen BTW bedrag is dus 1.250 - 1033,06 = 216,94, dat wordt aangeven in mindering van vak 54 (verschuldigde BTW). De verlaagde vakken 03 & 54 worden immers gecompenseerd door de effectieve verkoop van de goederen.