Boekjaar afsluiten

Navigation:  De Boekhouding > Boekhouding - basis > Centralisatie en afsluiting >

Boekjaar afsluiten

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

 

Bij deze bewerking wordt het boekjaar afgesloten en de balans overgedragen naar het volgend boekjaar. De mogelijkheid bestaat om deze overdracht niet uit te voeren. In dit laatste geval zal de balans wel manueel moeten ingegeven worden via diverse bewerkingen.

Er zijn voorwaarden verbonden aan het afsluiten van een boekjaar :

-de som van klasse 6 en klasse 7 moet op 0 staan. Wat concreet betekent dat het resultaat moet verwerkt zijn. De balans kan anders onmogelijk juist zijn.
-Het boekjaar moet definitief gecentraliseerd zijn tot op de laatste datum van het boekjaar. Er mogen dus geen niet gecentraliseerde bewegingen zijn.

 

Na de afsluiting kunnen evenwel nog alle lijsten afgedrukt worden, zelfs jaren nadien. DBFACT houdt immers alle gegevens van alle voorgaande boekjaren bij op voorwaarde dat de betrokken boekjaren niet werden uitgeveegd. Ook alle voorgaande documenten kunnen nog steeds opgevraagd en afgedrukt worden. Op die manier blijft het steeds mogelijk de volledige historiek van alles wat denkbaar is op te volgen.

Na de afsluiting blijft het ook nog steeds mogelijk een standaard kasverkoop van een afgesloten boekjaar te factureren aan een klant. De factuur wordt vanzelfsprekend wel opgesteld in het nieuwe boekjaar.

 

 

Om het boekjaar af te sluiten dient u dus volgende stappen te volgen als enige gebruiker in DBFACT:

 

Ter controle (indien niet zeker is of het resultaat verwerkt is):

1) Tijdelijke centralisatie via menupunt 3.5.1 en het vinkje bij 'Balansrekeningen en resultaat overdragen' aanvinken om de resultaten over te dragen en een juiste weergave te hebben.

2) Proef- en saldibalans opvragen via Direct-menu 187 en nakijken, dat het resultaat verwerkt is en deze op 0 staat. (Indien deze balans niet op 0 staat, dient het resultaat via een Diverse boeking nog weggeboekt/verwerkt te worden.)

 

Om af te sluiten:

3) Definitieve centralisatie via menupunt 3.5.1 en de laatste dag van het af te sluiten boekjaar ingeven.

4) Afsluiting boekjaar via Direct-menu 173, dan wordt de diverse aangemaakt om de openingsaldo naar het nieuwe boekjaar over te dragen.

5) Opnieuw tijdelijke centralisatie via menupunt 3.5.1 om een correcte weergave te hebben van de proef- en salidbalans.

 

 

Indien de bestandsgrootte van uw dossier een bepaalde omvang krijgt en/of er komen meldingen op het scherm dat er bepaalde bestanden bijna de maximum grootte hebben bereikt, dan bestaat de mogelijkheid om oudere boekjaren uit te vegen. Deze functionaliteit laat u toe om complete boekjaren te verwijderen uit DBFACT, inclusief documenten, historieken,...
We hebben ervoor gekozen dit toe te laten tot 3 jaar terug voor klanten die geen volwaardige boekhouding voeren met DBFACT.

 

Let wel: Hou er evenwel rekening mee dat indien u wel uw boekhouding doet in DBFACT, de wet voorschrijft dat u deze gegevens minimum 10 jaar dient te bewaren.

 

Via Direct-menu 1267 kan een boekjaar worden uitgeveegd. Het scherm is ook gebonden aan een nieuw recht, zijnde Recht 214.

Vooraleer gebruik te maken van deze functionaliteit dient u er zich van te vergewissen dat u dit wel wenst en dat u een backup heeft genomen van DBFACT.

Als laatste drukken we er op dat het gebruik van deze functionaliteit en dus het verwijderen van informatie uit uw DBFACT-dossier uw verantwoordelijkheid is en TML in geen enkel geval aansprakelijk kan worden gehouden.