Boekhoudkundige controles

Navigation:  De Boekhouding >

Boekhoudkundige controles

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Show/Hide Hidden Text

Binnen DBFACT kunnen er verschillende boekhoudkundige controles uitgevoerd worden, die u toelaten om verschillende mogelijks foute boekingen op te sporen. Deze controles vindt u terug onder menupunt 1/A/2/1, waar u dan de juiste controle kiest.

 

 

Klungelalarm

Vergeet niet dat er steeds eerst een Tijdelijke centralisatie (Direct-menu 171) dient te gebeuren alvorens u verschillen opzoekt. Dit is nodig om een juiste weergave te hebben van de cijfers in balans, grootboekrekening of lijsten.

 

 

Het is niet altijd even duidelijk welke controle wat juist nakijkt en welk resultaat dit geeft, daarom hier een korte uitleg per controle:

 

Afpunting RC Klanten

Hierbij worden de afpuntingen rekening courant klanten nagekeken, aan de hand van hun afpuntnummer (uniek nummer gegeven door DBFACT bij het wegschrijven van de afpunting). Indien er problemen zijn na het afpunten van de regels in rekening courant klanten, dan worden de regels door deze controle rechtgezet en komt de rekening courant klanten terug in balans.

 

Afpunting RC Leveranciers

Hierbij worden de afpuntingen rekening courant leveranciers nagekeken, aan de hand van hun afpuntnummer (uniek nummer gegeven door DBFACT bij het wegschrijven van de afpunting). Indien er problemen zijn na het afpunten van de regels in rekening courant leveranciers, dan worden de regels door deze controle rechtgezet en komt de rekening courant leveranciers terug in balans.

 

RC Klanten - 400000

Bij deze controle worden de boekingen op rekening courant klanten vergeleken met de boekingen op grootboekrekening 400000, in combinatie met de diverse bewerkingen. Indien deze een verschillend saldo hebben, dan wordt dit getoond in een grid. Hierbij kunt u al de datum(s) van de mogelijks foute boekingen zien. Per regel kunt u een Detail opvragen, door op de button <detail> te klikken. Vervolgens kunt u de fouten opzoeken via Lijst rekening courant op deze datum(s) via Direct-menu 181, waarbij u dan de documenten kunt nakijken om de fout recht te zetten.

 

RC Leveranciers - 440000

Bij deze controle worden de boekingen op rekening courant leveranciers vergeleken met de boekingen op grootboekrekening 440000, in combinatie met de diverse bewerkingen. Indien deze een verschillend saldo hebben, dan wordt dit getoond in een grid. Hierbij kunt u al de datum(s) van de mogelijks foute boekingen zien. Per regel kunt u een Detail opvragen, door op de button <detail> te klikken. Vervolgens kunt u de fouten opzoeken via Lijst rekening courant op deze datum(s) via Direct-menu 181, waarbij u dan de documenten kunt nakijken om de fout recht te zetten.

 

Verkoopfacturen - Verkoopjournaal

Deze controle vergelijkt de gegevens van de facturen commercieel met de boekhoudkundige gegevens van de facturen. Het totaal bedrag van de Verkopen dient gelijk te zijn met het totaal bedrag van de Dagboeken, dit geldt hetzelfde voor het bedrag van de creditnota's.

 

Verkoopjournaal - Regels Verkoopjournaal

Hierbij wordt boekhoudkundig de regels van de facturen vergeleken met de hoofdgegevens van de facturen. Het totaal bedrag van de factuur dient gelijk te zijn met het totaal bedrag van de regels van de factuur. Indien er verschillen zijn, kunt u de verschillen zien in een grid, waarbij het documentnummer en de 2 totalen getoond worden. Het volstaat om deze facturen op te vragen en de verschillen te bekijken in Detail.

 

Creditnota's verkopen - Creditnota regels

Hierbij wordt boekhoudkundig de regels van de uitgaande creditnota's vergeleken met de hoofdgegevens van de creditnota. Het totaal bedrag van de creditnota dient gelijk te zijn met het totaal bedrag van de regels van de creditnota. Indien er verschillen zijn, kunt u de verschillen zien in een grid, waarbij het documentnummer en de 2 totalen getoond worden. Het volstaat om deze creditnota's op te vragen en de verschillen te bekijken in Detail.

 

Afpuntingen Grootboek

Hierbij worden de afpuntingen van grootboekrekeningen nagekeken, aan de hand van hun afpuntnummer (uniek nummer gegeven door DBFACT bij het wegschrijven van de afpunting). Indien er verschillen zijn, dan worden deze getoond in een grid, waarbij u kan zien welke grootboekrekening welk verschil heeft.

 

Aankoopfacturen - Aankoopregels

Hierbij wordt boekhoudkundig de regels van de aankoopfacturen vergeleken met de hoofdgegevens van de aankoopfacturen. Het totaal bedrag van de aankoopfactuur dient gelijk te zijn met het totaal bedrag van de regels van de aankoopfactuur. Indien er verschillen zijn, kunt u de verschillen zien in een grid, waarbij het documentnummer en de 2 totalen getoond worden. Het volstaat van deze aankoopfacturen op te vragen om de verschillen te bekijken in detail.

 

Creditnota's aankopen - Creditnota regels

Hierbij wordt boekhoudkundig de regels van de inkomende creditnota's vergeleken met de hoofdgegevens van de creditnota. Het totaal bedrag van de creditnota dient gelijk te zijn met het totaal bedrag van de regels van de creditnota. Indien er verschillen zijn, kunt u de verschillen zien in een grid, waarbij het documentnummer en de 2 totalen getoond worden. Het volstaat van deze creditnota's op te vragen om de verschillen te bekijken in detail.

 

Documenten - Rekening Courant

Bij deze controle worden de gegevens van het document vergeleken met de gegevens in rekening courant. Indien er verschillen zijn tussen deze 2 gegevens, komen de verschillen zichtbaar in een grid. In deze grid ziet u de relatie, het nummer en het bedrag enerzijds langs de documentzijde en anderzijds langs rekening courant zijde.

 

Bankboeken - Rekening Courant

Hierbij worden de gegevens van het bankboek vergeleken met de gegevens in rekening courant. Indien er verschillen zijn tussen deze 2 gegevens, komen de verschillen zichtbaar in een grid. In deze grid ziet u de bank, het uittrekselnummer en het bedrag enerzijds langs bankboek en anderzijds de relatie, het nummer en het bedrag langs rekening courant.

 

Grootboek in balans

Bij deze controle wordt nagekeken of de boekingen op de grootboekrekening in balans zijn. Indien er verschillen zijn, worden deze getoond in een grid. In deze grid wordt het documentnummer, het bedrag Debet en het bedrag Credit van de boeking getoond die de grootboekrekening in onbalans brengt.

 

Controle rekening-courant klant document -> relatienummer

Deze controle kijkt na in de bestanden of het zelfde relatienummer is weggeschreven als het relatienummer dat gebruikt is op de factuur. Bij fouten komt het documentnummer, de gebruikte relatienummers voor dit document en de relatienaam te voorschijn in een grid.

 

Controle rekening-courant leverancier document -> relatienummer

Deze controle kijkt na in de bestanden of het zelfde relatienummer is weggeschreven als het relatienummer dat gebruikt is op de aankoopfactuur. Bij fouten komt het documentnummer, de gebruikte relatienummers voor dit document en de relatienaam te voorschijn in een grid.

 

Omzetvergelijking verkoopdocumenten

Deze controle kijkt na of de omzetvergelijking klopt. Bij de omzetvergelijking wordt een vergelijking gemaakt tussen de omzet en de aangegeven bedragen in de BTW vakken. Bij fouten komen de documentnummers, de datum, het aangegeven bedrag voor het BTW vak en het regel saldo van de documenten in een grid. terwijl de omzetvergelijking in DBFACT enkel een fout weergeeft, maar geen details.

 

Controle kasboek -> grootboek

Bij deze controle wordt per dag het saldo van de gebruikte grootboekrekeningen voor kas (oa 570000, 570100, 570200) vergeleken met het saldo van de verschillende kasboeken (K00, K100, K200).

 

Per datum RC-klanten - 400000

Dit is een zelfde controle als de controle "RC klanten - 400000", maar een iets minder gedetailleerde controle. Deze controleert enkel op grootboekrekening en op rekening courant per datum.

 

Per datum RC-leveranciers - 440000

Dit is een zelfde controle als de controle "RC leveranciers - 440000", maar een iets minder gedetailleerde controle. Deze controleert enkel op grootboekrekening en op rekening courant per datum.

 

Controle op negatief kassaldo

Bij deze controle wordt nagekeken of er geen negatief kassaldo is op het einde van de dag. Dit saldo kan wel negatief zijn overdag, maar mag niet negatief blijven op het einde van de dag.

 

Controle op diverse betalingen

Hierbij wordt gecontroleerd of de andere betalingswijzen, zoals geregistreerd op de verschillende aparte documenten ook wel effectief is weggeschreven naar het bestand Diverse betalingen.

 

Rechtstreekse boekingen op 400000

Hierbij wordt gecontroleerd of er rechtstreekse boekingen zijn gebeurd op de grootboekrekening 400000. Indien er boekingen rechtstreeks zijn gebeurd, komen deze in een grid te staan. In deze grid staat de datum, het journaal, het bedrag Debet, het bedrag Credit en het documentnummer. Hierdoor kunnen de boekingen gemakkelijker opgezocht worden.

 

Rechtstreekse boekingen op 440000

Hierbij wordt gecontroleerd of er rechtstreekse boekingen zijn gebeurd op de grootboekrekening 440000. Indien er boekingen rechtstreeks zijn gebeurd, komen deze in een grid te staan. In deze grid staat de datum, het journaal, het bedrag Debet, het bedrag Credit en het documentnummer. Hierdoor kunnen de boekingen gemakkelijker opgezocht worden.

 

Controle unieke koppeling factuur/rekening-courant

Deze controle kijkt in de bestanden na of er voor elke koppeling van een factuur in het bestand rekening-courant een uniek nummer correct wordt weggeschreven. Indien dit niet gebeurd is, komen de documentnummers, de datum en het nummer in een grid te staan. Bij verschillen op deze controle dient contact opgenomen te worden met TML om de rechtzettingen te doen van deze koppelingen.

 

Controle dubbele/uitgeveegde documenten

Bij deze controle wordt de data in de bestanden gecontroleerd op uitgeveegde of dubbele records/gegevens in de databases. Voor elk document in DBFACT wordt deze controle uitgevoerd en het aantal records per soort document wordt in een grid weergegeven.

 

Omzetvergelijking per document

Een omzetvergelijking per document maakt een vergelijking tussen de gegevens van de factuur (BTW vakken) en de gegevens van de gebruikte grootboekrekeningen, die als omzetrekening aangeduid zijn. Dus maw bedragen BTW vakken vanuit de factuur bekeken tov bedragen geboekt op de omzetrekeningen en dit per document.