Bijlagesysteem versie 3

Navigation:  Certified Add-Ons >

Bijlagesysteem versie 3

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Show/Hide Hidden Text

Met het Bijlagesysteem versie 3 vormen we het "archiveringssysteem' om tot een "document management systeem". Daarin worden gekoppelde documenten (gekoppeld op de bijv. de harde schijf van een server) omgevormd tot een item in het document management systeem, in de vorm van een bijlage.

 

Dit systeem heeft alleen maar voordelen:

 

Een unieke plaats: alle informatie wordt op één locatie bijgehouden, en is via verschillende methoden toegankelijk. Alle documenten of verwante informatie wordt in het digitaal archief opgeslagen, en is zo ook opvraagbaar. Terugvinden is de boodschap.

 

Opzoeken: het digitaal archief beschikt over uiterst krachtige zoekmogelijkheden, niet alleen door gestructureerd te zoeken (met een boomstructuur en mappen), maar ook door een full text search (het gemakkelijkst te begrijpen als een 'Google' (op)zoekmogelijkheid.

 

Beveiliging: het is aan de beheerder van het archief om heel gemakkelijk mappen en/of documenten voor bepaalde gebruikers of gebruikersgroepen toegankelijk te maken. Deze manier van beheer is veel makkelijker dan in de Windows omgeving zelf. Daar heeft men een System operator nodig om dergelijke administratie uit te voeren.

 

Toegangsmogelijkheden: dezelfde informatie is heel makkelijk op verschillende plaatsen opvraagbaar, zowel via DBFACTw, als via de web interface van Docroom zelf of via de internet webbrowser voor sommige klanten (indien zo geïnstalleerd).

 

OCR: documenten die gekoppeld worden (zoals gescande documenten), worden zelfs automatisch door een OCR engine omgevormd tot een zoekbaar document.

 

 

Instellingen vanuit Verander Variabelen (Direct-menu 4)

 

 

Het Bijlagesysteem versie 3 (enkel te gebruiken vanaf Docroom5) kan worden geactiveerd middels het activeren van helpkey 3900016.

 

Verder heeft u de mogelijkheid om voor de gebruiker in te stellen of er bij een koppeling op Relatie- of Documentniveau standaard moet worden gewerkt met bijlages. U kan deze beslissing forceren via de parameters onder 'Bij toevoegen nieuwe bijlage'.

 

 

Supplementair recht dat kan worden gebruikt op gebruiker-niveau

 

Via recht 185 kan worden ingesteld of een gebruiker of gebruikersgroep het recht heeft om zaken te archiveren aan het hoofdarchief*.

 

 

  Wat bedoelen we nu eigenlijk met 'hoofdarchief' ??

Het Digitale Archief dat rechtstreeks gekoppeld is aan een relatie of document onder dezelfde archiefkey.

 

Wat koppelen we aan het hoofdarchief ?

Een originele aankoopfactuur zal worden gekoppeld aan het hoofdarchief van de ingeboekte aankoopfactuur in DBFACTw

Een verkoopfactuur (het beeld) zal automatisch worden gekoppeld aan dezelfde archiefkey (dus het hoofdarchief) van de aangemaakte factuur in DBFACTw

...

 

Wat wordt er dan niet gekoppeld aan het hoofdarchief en dus als 'Bijlage' ??

Alle documenten waar extra informatie moet worden aan gekoppeld.

Enkele voorbeelden:

een goedgekeurde offerte (meestal koppeling aan de aangemaakte bestelbon in DBFACTw)

een vergaderverzoek (koppeling als bijlage aan de relatie)

een mail die moet worden gekoppeld aan een helpdeskcase

...

 

 

 

De werking en aanpassingen ten opzichte van het werken met Docroom 5 (zonder Bijlagesysteem versie 3)

 

Wanneer het Bijlagesysteem versie 3 wordt geactiveerd binnen uw systeem worden volgende veranderingen doorgevoerd die straks nader zullen worden toegelicht inzake de werking:

 

De documentkoppelingen werklijst (direct-menu 1114) wordt vervangen door de Bijlagen werklijst (direct-menu 1198).

De button <Documenten> die ondermeer op de relatiefiche kon worden teruggevonden zal vanaf nu Bijlage worden genoemd.

 

Mails en bestanden die worden gekoppeld als bijlage zullen binnen het programma te vinden zijn bij de source, wat wil zeggen dat uw aan een relatie gekoppelde email bij de relatie is terug te vinden en uw aan een factuur gekoppelde email bij betreffende factuur. Binnen DocRoom echter zal alles in een boomstructuur worden weergegeven vertrekkende vanuit de relatie. Onder de relatie zult u vervolgens een map Bijlagen aantreffen en daaronder de door u gekoppelde bijlage.

 

Het koppelen van documenten binnen DBFACTw is met de komst van dit bijlagensysteem enkel voor Bestanden en Emails anders geworden. Daarnaast zal worden gewerkt via de vernieuwde werklijsten die we nader toelichten.