Archiveren gescande documenten

Navigation:  Certified Add-Ons > SMARTdoc > Werking >

Archiveren gescande documenten

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Om ingescande documenten te archiveren is het natuurlijk noodzakelijk dat deze zijn voorzien van een unieke barcode. Immers deze unieke barcode zal voor de foutloze koppeling zorgen in DBFACTw.

 

Op alle documenten kan je werken met een archiefbarcode-etiket maar ook kan je op door DBFACTw afgedrukte documenten onmiddellijk de barcodes laten afdrukken. Meer informatie kan je hier terugvinden.

 

Laat ons er nu van uitgaan dat we geen barcode hebben voorzien op onze layout van ons document maar dat we een extern document wensen in te scannen en wensen te koppelen aan een bepaald document in DBFACTw om op die manier ook consulteerbaar te zijn in het digitale archief van SMARTdoc.

Vermits deze functionaliteit het meeste zal worden gebruikt in combinatie met de aankoopfacturen in DBFACTw nemen dit als voorbeeld.

 

 

Koppelen van een originele aankoopfactuur (papieren versie) aan een aankoopfactuur gemaakt in DBFACTw.

 

Uiteraard eerst en vooral moeten we starten met het boeken van een inkomende factuur. Vermits dit uitgebreid wordt uitgelegd in onze manual van de boekhouding blijven we hier niet te lang bij stilstaan (klik hier voor meer uitleg).

 

 

Na het afsluiten van deze aankoopfactuur wordt onderstaand scherm geopend waarna ik het archiefetiket kan afdrukken. Hoe dit gedrag op niveau van dit document in te stellen kon je hier nalezen.

 

Dit afgedrukte etiket wordt dan op de originele aankoopfactuur van de leverancier gekleefd en vervolgens ingescand

 

 

 

Vervolgens wordt dit document ingescand op de documentscanner en wordt dit document doorgestuurd naar het digitale archief van SMARTdoc.