Afsluiten boekjaar - Openen nieuw boekjaar

Navigation:  De Boekhouding > Boekhouding - basis > FAQ >

Afsluiten boekjaar - Openen nieuw boekjaar

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Inleiding

 

Het einde van het jaar is weer eens nabij en voor velen betekent dit eveneens het einde van het boekjaar. Bij het einde van elk boekjaar moeten steeds weer opnieuw dezelfde bewerkingen plaatsvinden. De bedoeling dezer is deze nog allemaal eens op een rijtje te zetten en toe te lichten.

 

Hoewel het boekjaar in DBFACT dienst afgesloten te worden, is het echter niet nodig om te wachten met de bewerkingen van het nieuwe boekjaar. Er kan gerust geboekt worden in het nieuwe boekjaar zonder dat het vorige boekjaar afgesloten werd.

 

Indien met twee open boekjaren gewerkt wordt (vorig boekjaar, dat in de afsluitingsfaze zit, en huidig boekjaar), zal bij de tijdelijke centralisatie de mogelijkheid bestaan om de balansrekeningen en het resultaat over te dragen naar het nieuwe boekjaar. Indien van deze functie gebruik wordt gemaakt, zal DBFACT de saldi van de balansrekeningen overdragen naar het grootboek op de eerste datum van het nieuwe boekjaar. Deze boeking gebeurt rechtstreeks in het grootboek en niet in een journaal en kan dus niet teruggevonden worden in bvb. diversen. Het resultaat wordt berekend en overgedragen naar rekening 140000. Indien met meer dan twee open boekjaren wordt gewerkt, zal deze overboeking niet kunnen plaatsvinden.

 

 

 

Opening nieuw boekjaar

 

Het nieuwe boekjaar kan in DBFACT worden geopend zonder dat het vorige boekjaar afgesloten werd. De opening bevindt zich in menupunt 3.7. De procedure voor het openen van een nieuw boekjaar is de volgende:

 

1.Vul in het veld ‘boekjaar’ het nummer van het nieuwe boekjaar in.

2.Geef de begindatum van het boekjaar in het veld ‘begindatum’ in. Dit is de eerste datum van het nieuwe boekjaar. In DBFACT is dit steeds de eerste dag van een maand.

3.Geef de einddatum van het boekjaar in het veld ‘Einddatum’ in. Dit is de laatste datum van het boekjaar en wordt door DBFACT zelf berekend op basis van een boekjaar van 12 maanden. Deze datum is wijzigbaar in de mate dat een verlengd boekjaar gewenst is.

4.Geef het aantal periodes in die in het boekjaar zijn gewenst. Standaard is het aantal periodes gelijk aan het aantal maanden. Er kan ook geopteerd worden voor periodes van drie maanden. In die geval wordt het aantal periodes voor een volledig kalenderjaar op 4 gezet.

5.Geef het aantal jaarlijkse BTW aangiften in die zijn gewenst. Dit is steeds 12 indien maandelijkse BTW aangiften moeten opgesteld worden, steeds 4 voor driemaandelijkse aangiften.

6.Indien met meerdere journalen wordt gewerkt, moet de nummering eveneens gedefinieerd worden in het tabblad ‘journalen’. Voor elk journaal moet een unieke nummering opgegeven worden intern aan het type journaal. Voor alle diversen moet de nummering van xx0001 tot xx9999 (waarbij xx gelijk is aan de twee eerste nummer van het jaar die het boekjaar aanduiden) verdeeld worden tussen de verschillende journalen. Zo ook moet voor de aankopen de reeks van xx0001 tot xx9999 onderverdeeld worden tussen de verschillende aankoopjournalen.

 

Indien u bij het boeken in het nieuwe boekjaar een melding krijgt “Dit document-beginnummer is verschillend van hetgeen is ingesteld voor dit jaar.” dient de controle van de nummering eveneens ingesteld te worden. Deze bevindt zich in veranderen variabelen, Helpkeys 924601 en 924602 : Maak voor elk documenttype een intern document aan met nummer xx0000 aan (waarbij xx gelijk is aan de twee eerste nummer van het jaar die het boekjaar aanduiden). Hierdoor zal DBFACT onmiddellijk de juiste nummering hebben voor het nieuwe boekjaar. Indien nodig kan nog steeds een nieuw documentnummer van het vorige boekjaar opgevraagd worden door in het document op het documentnummer te klikken met de rechter muisknop.

 

Protip

Indien er wordt gewerkt met meerdere journalen kan bij het aanmaken van een nieuw boekjaar de nummeringen van het vorige jaar worden overgenomen en via de button wijzigen kan men de oude begincijfers vervangen door nieuwe begincijfer.

 

 

 

Inventaris

 

De uitgebreide inventarisprocedure (optionele module) wordt hier niet besproken. Deze module wordt immers integraal uitgelegd bij de installatie ervan en staat uitvoerig beschreven in de helpfile. Wij houden het dus bij de ‘eenvoudige’ jaarlijkse inventaris.

 

LET OP:

De lijst vraagt u best op de dag dat u de inventaris wenst, of zeker voor een wijziging van de aankoopprijzen werd doorgevoerd voor het nieuwe boekjaar. DBFACT houdt immers geen rekening met de inkoopprijs op de gevraagde datum, maar steeds met deze die op het ogenblik van opvragen van de lijst in voege zijn.
Dit is niet het geval wanneer een inventarisprijs in de artikelfiche is ingegeven. Zodra de inventarisprijs verschillend is van 0, wordt de inventarisprijs overgenomen in plaats van de aankoopprijs. Best is dus de prijzen van de artikelen even te controleren en bij te werken voor de lijst wordt getrokken.

 

Er kan gebruik gemaakt worden van de inventarisprijs om artikelen als ‘waardeloos’ te beschouwen. Daartoe zet u de inventarisprijs in het artikel op € 0,01. Hierdoor worden de artikelen gewaardeerd tegen het bedrag van 1 Eurocent per stuk (wat over het algemeen verwaarloosbaar is bij het inventaristotaal).

De lijst vindt u onder menupunt 5.4.2 (Artikel – Stockbeheer – Stocklijst). Een aantal parameters heeft geen enkel nut meer of beantwoord niet meer aan de noden en/of zijn vervangen door de parameters van de artikelselectie.

 

 

1.Zet de selectie artikelen bovenaan niet op ‘alle’ daarmee worden niet alle artikelen geselecteerd. Om ze allemaal te krijgen moet een selectie gemaakt worden (klikken op selectie-nieuw):

a.Incl. uitgeveegde: moet op JA worden gezet

b.Artikelstatus: moet op ‘Alle Artikelen’ staan

c.Klikken op berekenen.

 

 

 

1.Zet het veldje ‘filter’ op ‘verschillend van 0. Het is inderdaad nutteloos om alle artikelen die niet in stock zijn af te drukken. Indien sommige artikelen wel degelijk op voorraad zijn, maar in DBFACT op 0 staan, zullen deze manueel aan de lijst moeten toegevoegd worden. Mogelijks zijn er ook artikelen aanwezig met een negatief aantal. Aangezien deze effectief niet op 0 staan, worden deze eveneens op de lijst weergegeven. De selectie ‘alleen in stock’ zal enkel de artikelen geven die een positief aantal hebben.

 

2.Vul de datum van de gevraagde situatie in. In principe is dit de laatste datum van het boekjaar in geval van jaarlijkse inventaris.

 

3.In het veldje ‘soort lijst’ kiest u inventarislijst. Met deze keuze worden de stockplaatsen niet weergegeven, maar wel de prijzen en de totalen per artikel.

 

4.In het keuzevak ‘sorteren’ kan de afdrukvolgorde van de artikelen bij afdruk bepaald worden. Dit heeft geen enkele invloed op de totalen van de lijst.

 

5.Het keuzevak ‘Artikelnummer drukken’ bepaald hoe het artikelnummer wordt weergegeven. Dit heeft eveneens geen enkele invloed op de totalen.

 

6.De bedragen kunnen eveneens op twee verschillende wijzen getotaliseerd worden. Dit kan per ‘Grootboek’ (= aankooprekening) of per ‘Groep’ (= groep van het artikel). Deze keuzemogelijkheid zit in het keuzevak ‘Inventaris totaal per’.

 

7.Een belangrijke mogelijkheid is de keuze om de uitgeveegde (historiek) artikelen al dan niet in de inventaris op te nemen. Standaard staat deze parameter AAN. Op die manier worden eventuele historiek artikelen waarvan de stock NIET op 0 staat eveneens weergegeven. Door de parameter uit te schakelen worden de uitgeveegde artikelen NIET opgenomen in de inventaris, al zijn ze nog in stock (positief of negatief).

 

8.Eens de lijst nageteld en verbeterd, dienen de eventuele fouten in aantallen met menupunt 5.4.1 (Artikel – Stockbeheer – Wijzigen stock) verbeterd te worden. Hier moet op twee zaken worden gelet:

 

9.In het veld ‘Wijziging +/-‘ moet de stockwijziging doorgevoerd worden, niet het aantal in stock (behalve indien de stock op 0 stond). Indien voor artikel A de lijst op 5 stond en er 9 artikelen geteld worden, is de wijziging dus 4, indien de lijst op 9 stond en er 5 worden geteld, is de wijziging –4. Indien het artikel volgens de lijst op –10 staat en u er 5 telt, is de wijziging dus 15.

10.De datum onderaan is de datum waarop de stock wordt aangepast. Indien in januari de stockwijziging wordt doorgevoerd, moet de datum op 31.12 worden gezet. Indien de datum in januari wordt behouden, zal de stockwijziging geen invloed hebben op de inventaris op 31.12 en worden de bedragen en aantallen op de lijst bij herafdruk niet aangepast.

 

11.Eens alles geteld en aangepast drukt u de lijst nogmaals af, eveneens op datum van 31.12. Dit is dan de definitieve inventaris die als basis zal dienen om de stockwijziging in de boekhouding door te voeren. Dit gebeurt steeds met een diverse bewerking. Typisch ziet deze diverse er als volgt uit:

 

a:

Bij Verhoging stockwaarde:

 

G340xxx   D




G609xxx   C

 

b:

Bij vermindering stockwaarde:

 

G609xxx   D




G340xxx   C

 

 

 

Jaarafsluiting

 

Zoals bij eender welk ander programma moeten in DBFACT bepaalde procedures worden gevolgd om het boekjaar af te sluiten. Hieronder vindt u er een overzicht van:

1.Alle standaard documenten moeten tot en met de laatste datum van het jaar geboekt zijn. Onder standaard documenten wordt onder andere verstaan:

Aankoopfacturen

Creditnota’s op aankopen

Verkoopfacturen

Creditnota’s op verkopen

Bankuittreksels. Hier dient wel opgelet te worden dat de laatste uittreksels van het vorige kalenderjaar ook met het correcte kalenderjaar in het uittreksel moeten ingegeven worden (verdere uitleg in de helpfile).

Kasverkopen afgesloten op laatste datum van het boekjaar voor alle kasverkopen tot en met de laatste datum van het boekjaar.

Kasboeken

 

2.Eens alles geboekt en tijdelijk gecentraliseerd (menupunt 3.5.1 eerste optie), moeten volgende controles gebeuren. Deze controles dienen om de juistheid van de boekingen en de boekhouding na te gaan. Verbeter onmiddellijk waar nodig na het opmerken van een fout. Eens het boekjaar afgesloten en/of de balans neergelegd werd, is het te laat om de verbeteringen door te voeren :

 

3.Overeenstemming tussen de rekening 400000 en de individuele klantenfiches. Beide totalen moeten overeenstemmen.

4.Overeenstemming tussen de rekening 440000 en de individuele leveranciersfiches. Beide totalen moeten overeenstemmen.

5.Controle van de saldi van de bankjournalen met de bijhorende 55xxxx rekeningen. Deze totalen moeten overeenstemmen.

6.Controle van de saldi van de bankjournalen met de gekregen bankuittreksels. Deze totalen moeten overeenstemmen.

7.Onwaarschijnlijke saldi van klanten en/of leveranciers

8.Vergelijking van de saldi van de BTW rekeningen met de BTW aangiften.

9.vergelijking van de omzetbedragen met de aangegeven omzet in de BTW aangiften (Kader III : Vak 00 + 01 + 02 + 03 + 45 + 46 + 47 – 48 - 49). Boekhoudkundige controle : menu 3.6.1.3.

 

10.Alle diverse bewerkingen op 31.12 moeten worden ingegeven. Wij raden aan om de boekingen allemaal separaat in te geven, vooral die bewegingen die in het begin van het volgend boekjaar omgedraaid moeten worden. In DBFACT bestaat immers de mogelijkheid een bestaande diverse bewerking over te nemen. Bij deze overname wordt de diverse onmiddellijk omgedraaid. Boekingen die zeker niet vergeten mogen worden:

 

11.Voorraadwijziging

12.Afschrijvingen

13.Lonen

14.Intresten leningen

15.Overboekingen van schulden op meer dan een jaar naar schulden op minder dan een jaar.

16.Negatieve bankrekeningen overboeken naar kortlopende schulden (passief)

17.Provisie vakantiegeld

18.Niet gefactureerde leveringen en bestellingen in uitvoering (bij productie)

19.Te ontvangen facturen / creditnota’s

20.Toe te rekenen kosten

21.Overdracht dubieuze debiteuren

22.Afboeken BTW rekeningen naar R/C BTW

23.Overdracht winst/verlies van het boekjaar

24.Over te dragen kosten (verzekeringen, andere langlopende dienstverlening)

25.Uitboeken van verkochte activa

26.

 

27.Eens alle diverse boekingen ingegeven werden, tijdelijk laten centraliseren om alle gegevens naar het grootboek over te dragen. Nakijken of het resultaat van de proef- en saldibalans (Direct Menu : 187 - eerste lijst) op 0 staat na het inbrengen van alle diverse bewerkingen. Indien dit niet het geval is, zal het boekjaar niet afgesloten kunnen worden en zijn een of meerdere bijkomende boekingen nodig. Controleer nogmaals de boekhouding (zie hoger)

 

28.Indien alles correct is in de boekhouding, mag het boekjaar afgesloten worden. Daartoe moeten volgende stappen ondernomen worden:

 

29.Definitieve centralisatie (menupunt 3.5.1 tweede optie) tot en met de laatste datum van het af te sluiten boekjaar. Na een definitieve centralisatie is geen enkele boeking meer mogelijk tot en met de datum van de centralisatie. De enige mogelijkheid tot boeken is een diverse bewerking op datum van de centralisatie. Anders niets. Vandaar het belang alle gegevens na te kijken en de verbeteringen door te voeren voor de definitieve centralisatie.
Opgelet:

Een definitieve centralisatie is onomkeerbaar. Deze kan dus niet ongedaan gemaakt worden. Neem dus eerst een reservekopie van de gegevens.

Er mag slechts 1 gebruiker in DBFACT ingelogd zijn, nml. de gebruiker die de definitieve centralisatie zal uitvoeren.

Een definitieve centralisatie is niet mogelijk als het vorige boekjaar niet afgesloten is.

30.Na de definitieve centralisatie kan het boekjaar afgesloten worden (menupunt 3.5.2). Ook hier mag slechts 1 gebruiker in DBFACT werken. Hierbij kunnen alle saldi van de balansrekeningen naar het nieuwe boekjaar overgedragen worden. Standaard is deze functie ingeschakeld. Vul in het schermpje het journaal in dat u wenst te gebruiken voor de diverse bewerking (enkel in het geval dat meerdere diverse journalen ingeschakeld zijn), de datum, en het nummer van de diverse bewerking (wordt door DBFACT zelf opgehaald, maar is wijzigbaar).

 

31.Hiermee is de procedure afgerond.

 

32.Aangezien DBFACT alle boekingen bijhoudt van alle vorige boekjaren, kunnen alle dagboeken en lijsten op eender welk ogenblik afgedrukt worden, zelfs na de afsluiting van het boekjaar.

 

Heeft u nog vragen: neem dan gerust contact op met onze helpdesk@tml.be en wij laten uw vragen beantwoorden door een specialist boekhouding.